La documentación de decisiones es una de las partes críticas del proceso de diseño, sobre todo cuando hay múltiples equipos de trabajo involucrados. Diseño, desarrollo o negocio participan en diferentes fases del desarrollo de un producto y por eso es fundamental que todo esté correctamente documentado.
En concreto, la documentación de decisiones de diseño es la creación de un documento en el que se justifican todos y cada uno de los elementos de un producto o un servicio y el porqué.
Y aunque aquí esté hablando de documentación para diseñadores, no te quedes aquí: documentar cualquier cuestión sea cual sea el ámbito, es fundamental para que todos los equipos estén alineados.
Piensa en los beneficios que conlleva la documentación para todas las fases del diseño de un producto, cuando todos los equipos han de ir alineados. El Curso de Metodologías y Etapas de Diseño de Producto que tienes aquí en Platzi dedica una parte del temario a hablar justamente de cómo la documentación es fundamental para todo el proceso, además de ver algunas herramientas que permitirán documentar todo debidamente.
Beneficios de documentar tus diseños
Hay una serie de beneficios que trascienden al equipo de diseño, ayudando así a que la documentación sea útil y relevante. Son los siguientes:
- Organiza las ideas del proceso, dejando claras cuáles son aplicables y cuáles no.
- Fija el punto de vista, permitiendo así focalizar esfuerzos, especialmente los creativos.
- Alinea a todo el equipo (desarrolladores, diseño, marketing, etc.), enfocando a todos para conseguir el mismo objetivo.
- Explica los porqués, ayudando así a establecer el cómo han de hacerse todas las tareas.
- Es una herramienta que evita debates innecesarios dentro de los equipos.
- Facilita, y mucho, el trabajo en desarrollo, ya que fija todos los aspectos visuales.
Toda buena documentación deberá conseguir estos beneficios. Si no es clara o llega a ser debatible, no habrá conseguido sus objetivos y retrasará el trabajo de todo el equipo.
En mi experiencia, las documentaciones han de ser visuales, pero no renunciar al texto. Piensa que un desarrollador o un project manager puede tener dudas al ver una infografía, por lo que un buen texto aclaratorio ayudará a solucionarlas o las evitará.
Consejos para mejorar la documentación
Con lo anterior en mente, mi primer consejo es: apoya toda la documentación con textos relevantes para todas las partes que deban consultarlos.
Con esos textos, puedes explicar cuestiones tan básicas en un diseño como “por qué hemos de usar este color”, pero también dar respuesta a otras más complejas, como por qué ese proceso y no otro, cuáles son los posibles puntos calientes y fríos, qué puntos de dolor se solucionan.
Todo esto ayudará al equipo de desarrollo, por ejemplo, a buscar la solución más eficiente para que todo funcione, sin desviarse del objetivo.
Un segundo consejo es que mantengas todo ordenado. El orden es fundamental para todo en nuestra vida, pero si afecta a otras personas, hemos de ser aún más ordenados si cabe.
El orden ayudará a reducir la carga cognitiva de la documentación, pero tiene otra gran ventaja asociada: establece un patrón que se irá repitiendo en el futuro y ayudará a que todo el equipo sepa encontrar la información relevante de manera fácil, sin importar el proyecto.
No hace falta que te insista que un buen índice será fundamental para complementar lo anterior, así que añade siempre un índice con enlaces a cada parte del documento. Y si la documentación está en varios archivos, asegúrate de añadir los enlaces para que cualquiera pueda consultar las dudas que le puedan surgir.
Por último, usa colores y emojis para facilitar la comprensión visual de tu documentación. El simple y tan usado sistema de semáforo te servirá para hacer mapas de calor de ciertas decisiones, por ejemplo, para mostrar aspectos negativos (rojo), decisiones (verde) o posibles puntos de dolor (naranja).
Y lo mismo con los emojis: un aspa roja o punto verde ayudan a entender qué se puede hacer y qué no:
- ¿Cambiar las proporciones o los colores del logo? ❌
- ¿Añadir una ayuda en un formulario? ✅
Un último consejo: convierte la documentación en un proceso colaborativo. De esta manera conseguirás que todo el equipo se implique tanto en la creación de la documentación como en la comprensión.
Si todo el equipo trabaja en la elaboración, las dudas se irán planteando y resolviendo en tiempo real, con lo que esa documentación será más útil y eficiente.
En este punto, permíteme recomendarte dos lecturas muy interesantes acá, en el blog de Platzi:
- ¿Qué es Technical Writing? Cómo escribir documentación para equipos de programación profesional de Juan David.
- Aprende a organizar lo que sea: convierte tus notas en un documento de Valeria.
Seguro que te ayudan mucho a mejorar tus procesos de documentación.
Herramientas para documentación
Como puedes imaginar, cualquier herramienta que soporte imágenes y textos puede valer. Pero piensa que ha de ser cómoda y adaptarse a las necesidades de cada equipo de trabajo.
Para documentar proyectos, en el día a día del Estudio utilizo Google Workspace, ya que en función del proyecto usaré un documento escrito, una presentación o incluso una hoja de cálculo.
Pero no son las únicas opciones. En algunos proyectos he usado herramientas como Notion o Slite, servicios de toma de notas que permiten trabajar de manera colaborativa y ordenada, facilitando además el acceso a algunas opciones de formato muy útiles, como el etiquetado Markdown.
¿Cómo trabajas tu documentación? ¿Aplicas estos consejos en tu día a día? Si tienes dudas, no tengas miedo y planteálas en los comentarios.
Curso de Metodologías de Diseño de Productos Digitales
