Aprende a organizar lo que sea: convierte tus notas en un documento

Te voy a contar un secreto: ordenar te hace la vida más fácil. Como te había prometido en una entrega anterior sobre cómo organizar lo que sea, en este artículo te voy a contar cómo puedes ordenar tu información y te dejaré algunos tips para crear un documento de trabajo. Para empezar mira estos 12 pasos para organizar tu información digital.

Ya sabemos que el principio de la categorización nos ayuda a cumplir nuestros objetivos de organización, ahora es momento de que aprendamos lo que debemos tener en cuenta a la hora de escribir y ordenar un texto, que puede ir desde un informe para la escuela hasta un proyecto para el trabajo. ¡Las posibilidades son infinitas!

Este artículo es, pues, una explicación sobre la toma de notas y una serie de tips para convertirlas en textos informativos, llenos de sentido y de los que te podrás sentir orgulloso. Se compone de varias partes que mencionaré en la siguiente lista para que sepas exactamente qué esperar:

1. Un inicio doloroso pero necesario.
2. Tips sencillísimos para superar el dolor infligido en el primer punto.
3. El paso a paso de la limpieza y clasificación de tus notas.
4. Tips para que estructures un texto con sentido.

Ya advertidos, pasemos a lo bueno…

Empecemos por el comienzo

Te sorprenderá saber que todo proceso de creación de un documento empieza con la toma de notas. En este punto muchas personas empezarán a experimentar sudores fríos por cuenta de sus recuerdos de infancia, cuando la toma de notas no era más que un deber escolar y no traía nada bueno a sus vidas. No puedo prometer que esos calambres mentales desaparecerán, pero puedo explicarte con tranquilidad cómo hacer un proceso de toma de notas útil, sensato y ante todo práctico para la construcción de un buen texto final.

Independientemente del objetivo de tu texto, siempre que te enfrentas a la creación de un contenido que será consumido por terceros, parece que las palabras se escabulleran del cerebro, y es que iniciar la redacción de un paper a partir de nada más que un papel en blanco es una tarea rarísima. Es más, no sé por qué la gente decide torturarse de esa manera.

Es bien sabido, en cambio, que cuando sobre el papel ya hay algo… una base o cualquier cosa que pueda inspirarte, entonces el camino se vuelve más llevadero: una autopista sin límite de velocidad para la imaginación.

De aquí sale el primer tip: ten algunas ideas sobre el papel antes de empezar. Y a esto es a lo que me refiero cuando menciono la toma de notas, que ahora, seguro, parece menos escalofriante.

¿Qué es la toma de notas?

Una nota es cualquier dato o información que dejas por escrito en un papel para no olvidarlo: desde el nombre tentativo de un proyecto, pasando por el link de un referente que quieres usar, hasta las frases clave que se te ocurrieron durante una charla y que crees que se pueden incluir en el texto.

Una vez que tienes una serie de ideas sobre un papel es mucho más sencillo completarlas e ir armando un texto con esa base, que pretender sacar el documento listo de tu mente, como si esta fuera un sombrero de mago. –Creo que tuve esa fantasía hasta mi adolescencia, pero luego me di cuenta de que no hay trucos para esta tarea… y se me pasó–.

La clave para que este proceso sea efectivo es tener las ideas de un mismo proyecto centralizadas en un solo sitio. Y esto me lleva a un punto importante, que es el lugar en el que decides tomar notas y escribir tus documentos.

¿Dónde escribo todo esto?

Elige un buen soporte para tomar notas. Yo siempre he sido muy amiga de las libretas y cuadernos, pero he empezado a migrar a formatos digitales, entre otras por la agilidad que me permite la escritura con teclado y porque ordenar la información es más sencillo; además, no hay nada que disfrute más que tener la posibilidad de arreglar errores con un simple ctrl+Z.

Ya que este parece un buen momento para indagar herramientas que te faciliten el trabajo de la toma de notas y construcción de documentos, te voy a recomendar dos apps que utilizo para estos fines:

La primera es OneNote: esta app la uso para escribir las notas de los cursos que tomo y las organizo por materia, como si fueran cuadernos, porque la herramienta lo permite. Una ventaja de esta app es que puedes revisarla y editarla desde tu celular, en caso de que tengas que hacer una nota rápida tras una charla con un colega durante el almuerzo, por ejemplo.

La segunda es StackEdit: esta herramienta hoy hace parte de la suit de Google, así que puedes acceder a ella muy fácilmente en todos tus dispositivos. La interfaz funciona más como una carpeta de hojas o trabajos y tiene la ventaja de que es, a la vez, un editor de markdown (sintaxis de escritura para contenidos digitales), así que por lo general la uso para escribir artículos que sé que eventualmente publicaré en digital, como este blogpost que estás leyendo.

¿Cómo creo mis notas?

Elemental … y no requiere que te devanes los sesos buscando las ideas. Una vez tengas la tarea establecida, crea un documento con el nombre del proyecto y escribe las ideas sueltas de lo que sabes que debe llevar: ¿qué te pidieron o qué esperas crear allí?

¡Ya tienes dos o tres frases en el papel! Ya no te enfrentarás con la hoja en blanco. El paso a seguir es escribir las ideas cuando estas te alcancen. Tal vez te dieron una instrucción adicional que debes tener en cuenta, o se te ocurrió una idea cuando ibas rumbo a casa y la quieres agregar, o un compañero se aventó una frase o un dato que pueden ser perfectos para el proyecto. Tú escribe cada idea apenas llegue a ti: por eso es importante elegir un soporte al que puedas acceder fácilmente.

No sabemos si todas estas ideas irán al proyecto final, pero lo que sí sabemos es que nunca pisarán la senda del olvido sin antes ser revisadas y evaluadas.

¿Cómo ordeno mis notas?

La creación de un contenido en texto es un proceso, y lo que puedes percibir como un desorden en tus notas es apenas una primerísima versión de tu producto. Esto no debería asustarte.

Una vez tienes tus notas, aparentemente desordenadas, en el soporte de tu preferencia, el paso siguiente es ubicarlas en el lugar en el que deben estar dentro del texto, como un rompecabezas.

El tip en este punto es leer todas las notas y clasificarlas según sus aportes dentro del documento; es decir, definir qué tipo de contenido es cada una: ¿es un posible nombre, un referente, un ejemplo, un punch line que te gustaría incluir?, ¿son cifras, una idea de cómo ejecutar un proceso, un deadline conocido de un proyecto?, ¿tal vez se trata de unas fechas que hay que tener en cuenta, un listado de precios o un resumen?

Aquí no hay un estándar y esto debería alegrarte: el proceso de clasificación depende exclusivamente de ti y puedes hacerlo tan sencillo y natural como te convenga.

En mi caso yo he creado mi propio estándar de clasificación, y es el que uso hasta la fecha porque me resulta sencillo, además de que ya me lo sé de memoria. Al comienzo, eso sí, tenía un listado de convenciones, en caso de que olvidara qué símbolo, color o trazo usaba para un tipo de idea en específico. Te lo comparto a continuación para que tengas una guía o para que lo uses exactamente igual. Sé de buena fuente lo útil que puede ser.

Si quieres crear tu propio sistema, a lo cual te invito enérgicamente, puedes empezar por establecer un color, símbolo, característica (subrayados, resaltados) o abreviatura a cada tipo de inserción que hagas en tus notas. Esto te hará más sencillo el proceso de encontrar la información que necesitas una vez la estés organizando dentro del texto final.

Puedes consignar esta información en una página adicional dentro de la plataforma de redacción que elegiste, y regresar a ella cada vez que necesites. Hacerlo es súper sencillo y puedes empezar con un esquema básico como el que te presento a continuación:

• Idea de un compañero (azul).
• Información resultante de una investigación de fuentes en internet (verde). En este caso, también te sugiero que pongas el link de la fuente, de manera que puedas citarla fácilmente cuando armes tu texto sin necesidad de regresar a ella.
• Razonamientos e ideas propias (amarillo).
• Ejemplos (naranja).
• Flujo de trabajo (➡️)
• Término (📌)
• Pregunta (❓)

Una vez lo hayas creado, puedes empezar a usarlo incluso desde el mismo momento de la toma de notas. Si lo haces, no necesitarás llegar hasta la revisión para tenerlas clasificadas y habrás desbloqueado el nivel #NotesSensei#QuieroSerComoTú.

Tips para estructurar tu texto

No hay nadie mejor que tú para saber qué información necesitas en tu documento.

1. Ya con las ideas clasificadas, debes identificar el objetivo de tu trabajo o de tu texto y abordarlo desde el primer momento. Esto es, responder al qué.
2. Después, debes pasar por la preguntas principales que resuelven otras cuestiones básicas, como los para qués y los cómos. En estos puntos debes ser detallista y despejar todas las dudas del proceso. Asegúrate de que cualquier persona que lo lea, por lejana que sea al contenido, pueda entender de qué estás hablando.
3. Por último, resuelve las dudas temporales (cuándos).

Ayúdate en la creación de tu propio documento haciendo un esquema básico de lo que quieres responder. Este es el esquema de lo que quiere responder este artículo que estás leyendo.

¿No sabes cómo empezar? Intenta poner las distintas preguntas como títulos en el documento y mueve las ideas dentro del texto hasta el lugar en el que encajan.

Un caso para entenderlo mejor:

Imagina que estás a cargo de la documentación para un proyecto de tu trabajo. Hasta ahora has escrito un par de frases e ideas en tus notas. ¿Cómo podrías clasificarlas?

• ¿Qué?
  Proyecto de recreación de hábitats de los primates en zonas urbanas.
Nombre tentativo: Re-habitando.
• ¿Para qué?
  Con el fin de proveer hogares de paso a los animales rescatados de los mercados ilegales en la ciudades.
• ¿Cómo?
  A través del diseño de cápsulas autosostenibles que replican el hábitat natural de las especies x y z.
Incluir entrevistas con los cuidadores voluntarios para tener en cuenta sus preocupaciones en el proceso.
• ¿Dónde?
  Matilde propone hacer un A/B testing en distintas zonas de la ciudad
• ¿Cuándo?
  El proyecto tiene que estar diseñado en cuatro semanas.
El mvp será instalado en cinco semanas.
Hacer pruebas de estrés dos semanas antes de la entrega
Se evaluará su efectividad en 15 semanas.

Luego, completa las ideas. Redacta los aspectos técnicos y asegúrate de responder a cada pregunta que te surja. Un tip aquí es permitir que un tercero lea tu texto y pedirle que te resuma lo que entendió. Esta es una forma sencilla de confirmar que estás siendo claro con lo que quieres expresar.

No temas cambiar ideas de lugar durante tu proceso de redacción. De hecho, intenta combinaciones distintas y relee el contenido hasta que sientas que es claro.

Refuerza ideas visualmente

Para terminar, utiliza tanta información gráfica como necesites: esto te ayuda a visualizar la forma más clara de entregar el contenido y permite que los lectores retengan más información de tu producto.

Para lograrlo puedes usar diagramas, dibujos o cuadros que permitan entender fácilmente la información compleja o susceptible a ser olvidada. Puedes, por ejemplo, agregar calendarios o líneas del tiempo para marcar deadlines; árboles de decisión para motivar una elección; mapas mentales para desglosar conceptos, tablas de precios para evidenciar cambios y oportunidades; cuadros comparativos para demostrar las ventajas de la nueva estrategia versus la anterior… y en fin.

Haz que tu cronograma sea entendible y amigable a la vista.

Si no eres un gran diseñador, siempre puedes usar templates que te ayuden a lograr un buen resultado. Yo utilizo Canva porque tiene muchas opciones y honestamente me hace sentir como toda una artista. Tú puedes elegir otra herramienta de tu preferencia, lo importante es que recuerdes que, cuando se trata de resaltar información, con cubrir lo básico de diseño es suficiente.

Práctico, ¿verdad? Hemos aprendido mucho en este artículo de toma de notas y organización de documentos, y ya estamos listos para enfrentarnos a un proceso de redacción sin que la hoja en blanco nos intimide. En una próxima entrega te enseñaré a organizar tu tiempo en casa para que identifiques y aproveches al máximo tus horas productivas.

Mientras tanto, ¿qué tal si aprendemos algunos sistemas de organización útiles para mantener impecables nuestros espacios digitales? Conoce tips y herramientas para limpiar tu bandeja de entrada y tus documentos en la nube en el Curso de Organización Digital.

¡Nos encontramos en un próximo post!