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Cómo elegir una herramienta de gestión de proyectos

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hace 5 meses

Curso de Metodologías para Diseñar un Producto Digital
Curso de Metodologías para Diseñar un Producto Digital

Curso de Metodologías para Diseñar un Producto Digital

Harás un recorrido por todas las etapas del proceso de diseño de producto, desde las fases iniciales de investigación y conceptualización, hasta la puesta a punto y la mejora continua del producto.

Si vas a lanzar un producto, has de hacerlo con garantías. Pero sobre todo, con planificación. En este post te quiero presentar algunas herramientas que puedes utilizar para que todo funcione como esperas al momento de lanzar un nuevo producto al mercado.

Herramientas de gestión de proyectos para el diseño de productos

Al igual que las metodologías, hay herramientas de gestión para cada equipo y proyecto. Estas herramientas incrementan no sólo la productividad de todos los miembros del equipo, sino que son fundamentales para perfiles como los Product Managers, ya que les permite saber en todo momento el estado de los proyectos, qué recursos están asignados y cuáles serán las siguientes fases a desarrollar.

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Es decir, estas herramientas permiten conocer en todo momento quién está haciendo qué y una buena elección te ayudará a ganar en rentabilidad.

Qué factores tener en cuenta al elegir una herramienta de gestión de proyectos

En mi experiencia, lo que ha de tener cualquier herramienta que vayamos a utilizar para planificar un lanzamiento es esto:

  1. Ser efectiva y fácil de utilizar con una curva de aprendizaje lo más baja posible, para que en el primer día del onboarding, cualquier miembro del equipo pueda sacar lo mejor de ella.
  2. Ser flexible, ya que cada área tiene diferentes necesidades. Aunque normalmente trabajamos con Kanban, hay algunas áreas como Marketing o Administración que pueden trabajar con listas o incluso con tareas abiertas.
  3. Un temporizador e, idealmente, gestión de cargas de trabajo. Esto es perfecto para los Product Managers, ya que les permitirá saber cuánto tiempo se dedica a una tarea y hacer predicciones. Pero un buen temporizador permitirá al menos saber el tiempo dedicado.
  4. Plantillas para cada tipo de proyecto o posibilidad de crearlas porque muchos proyectos son estándar.
  5. Informes para poder saber las horas dedicadas a algunas tareas.

Aunque hay otras muchas características, con estas cinco podrás tener cubierta la labor de control y seguimiento de tus proyectos y poner en marcha todo para el lanzamiento.

Qué herramientas uso en mi día a día

El equipo de Torresburriel Estudio trabaja con tres herramientas fundamentales para la planificación de lanzamientos:

Google Calendar

Esta herramienta de Google me permite llevar un control de mi tiempo y con ella agendo todas mis reuniones con el equipo, hitos como fechas de lanzamiento o iteraciones.

Teamwork

Este gestor de tareas puede que no sea el más bonito ni tenga la interfaz más moderna, pero es tremendamente efectivo por su flexibilidad. Y tiene todas las 5 características que te he listado anteriormente.

Slack

Con el trabajo en remoto, lo usamos para mantener la comunicación entre todos, separándolas por proyectos y consiguiendo así que las conversaciones estén centradas.

Como ya te dije en otro post, muchas veces las funcionalidades no pensadas y que añaden los usuarios a una herramienta son una gran mejora. En mi caso, el uso de Google Calendar lo he extendido a todo el equipo como auténtica agenda: añadiendo las tareas y los tiempos que me va a llevar, permite a todo el mundo saber cuándo voy a estar ocupado.

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Eso sí, te insisto: usa la herramienta que mejor se ajuste a tus necesidades y a la filosofía de tu equipo.

Además, hay algunos proyectos que necesitan de comunicación constante con clientes o stakeholders en las que usar un Slack puede ser difícil cuando no imposible. ¿Cómo lo puedes solucionar?

Un buen board de Trello con un backlog o listado de tareas por agendar, próximas tareas, trabajo en curso y lo ya hecho, da una idea visual muy sencilla de entender por cualquiera. Une a esto unos correos electrónicos para alinear todas las prioridades y la comunicación con tus stakeholders será lo suficientemente fluida para que no haya ningún problema y el lanzamiento se desarrolle como esperas.

Y como he probado muchas herramientas, te dejo unas cuantas que puedes usar para planificar tu próximo lanzamiento con garantías:

  1. Herramientas de gestión: Asana, Trello o Todoist pueden cumplir con creces para que desde Product Management puedan realizar todo el seguimiento de recursos y planificación de tareas.
  2. Herramientas de agenda de reuniones: Calendly, Doodle o x.ai son tres buenas herramientas para organizar las reuniones, con slots de disponibilidad.
  3. Herramientas de comunicación: Google Chat o Discord pueden ser buenas alternativas para mantener las conversaciones organizadas.

Fíjate que estos tres tipos de herramientas nos sirven para dar respuesta a las tres preguntas que te decía al principio: gestión de tiempos, gestión de recursos y solución de imprevistos.

Justo de esto va a ir el nuevo Curso de Metodologías para Diseñar un Producto Digital, aquí en Platzi. Te hablaré de las metodologías y las fases que has de seguir para que el diseño y lanzamiento de tu próximo proyecto sea un éxito.

¡Nos vemos en el curso!

Curso de Metodologías para Diseñar un Producto Digital
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Curso de Metodologías para Diseñar un Producto Digital

Harás un recorrido por todas las etapas del proceso de diseño de producto, desde las fases iniciales de investigación y conceptualización, hasta la puesta a punto y la mejora continua del producto.
Daniel
Daniel
torresburriel

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En mi Equipo usamos ClickUp

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5 meses

Julio, muchas gracias por aportar tu opinión. Me gustaría saber qué elemento o qué elementos diferenciales de mejora aportaría la herramienta, desde tu punto de vista.

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Aprovechando las herramientas de Microsoft, Planner ha sido de ayuda para gestionar el avance de las tareas del equipo en el área de Marketing.

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5 meses

Hay veces que es más una cuestión del entorno de trabajo que de la herramienta empleada (si estás en entorno Google, salir a Microsoft puede ser engorroso).

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Excelente recomendaciones, yo uso con mi equipo Trello, Slack y Calendar.

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5 meses

@playdigitalchile, excelente elección para la planificación de tus proyectos.

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Falto microsoft Proyect.

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5 meses

Si trabajas en entorno Microsoft, es una herramienta excelente, pero si trabajas en entorno Google, salir a entorno Microsoft es algo más engorroso.

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He estado probando activamente todas las herramientas aquí mencionados y otras populares en la industria y he podido ver qué todas tienen algo bueno y destacado, pero al final del día, sin darte cuenta, te llenas de 3 a 5 diferentes herramientas; y si quieres optar a la versión de pago pues tu bolsillo lo va a sentir.

De forma honesta te puedo decir que si eres de esos como yo, que prefieren tener todo en un mismo espacio, Clickup es la mejor opción. No es la más destacada en cada uno de los rubros, pero la cantidad de integraciones y funcionalidades que abarcan todas las herramientas de gestión de proyectos están garantizadas. Es la all in one de las herramientas. Además puedes integrar vista de tus apps favoritas de forma nativa. Dentro de sus funciones destacadas está que tiene chat interno, comentarios, gestor de tareas, plantillas, dataviz, Dashboards, todas las vistas que tienen los demás gestores, Gestor de documentación (reemplaza Notion), timer, calendario, mapas conceptuales, pizarra y con la extensión de Chrome o Firefox puedes además guardar Bookmarks, screenshots, gifs, graba pantalla, crea tareas, asignación de correo directo de Gmail y mucho más. Simplemente me encanta.

Y si eso no los convence, su versión de pago es la más económica comparada con otras opciones como Trello, Asana, Monday y airtable. Comienza apenas por 5 usd/mes facturación anual. Y si tienes correo educativo te queda en 3.20 usd con el descuento para estudiantes. Y por una cuenta te deja compartir espacio con otras 5, así que con la primera cuenta estás comprando 5 cuentas por el precio de una. Además la Visualización de visitantes es ilimitada.

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5 meses

Muchas gracias, Sergio. Tu aportación es excelente ya que proviene desde la experiencia.

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Excelente recomendación

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5 meses

Muchas gracias, Franco. Espero que estas herramientas te ayuden a planificar adecuadamente tus proyectos.

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Excelente aporte, aun no me decido por Asana o Trello, debido a que la primera de esta serie poco a poco se ha ido actualizando y acaparando mas caracteristicas de Trello, me encantaria recibir alguna asesoria desde la experiencia de cada uno de los que puedan leer este comentario, les estaria altamente agradecido.

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Muchas gracias por tu Blog. Magnifica ayuda