Crear un agente empresarial que reduzca tiempos, mejore la eficiencia operativa y optimice procesos es posible hoy con Copilot Studio. Aquí verás cómo levantar un agente de onboarding que consulta información desde SharePoint, organiza respuestas con claridad y usa entidades personalizadas para dirigir a cada área.
¿Cómo crear un agente de onboarding en Copilot Studio?
Empezamos con un agente que solo consulta información pero gestiona lógica compleja de temas. El objetivo: ayudar a departamentos y nuevos empleados a entender su proceso de onboarding y su perfil de cargo.
¿Qué documentos preparar en SharePoint?
- Tres carpetas, una por área de la empresa: Operaciones, TI y Ventas.
- Dos documentos por carpeta: perfil de cargo y proceso de onboarding.
- Contenido del perfil: propósito, responsabilidades, requisitos e información general.
- Generación rápida con Copilot Chat si se necesita estandarizar documentos.
¿Cómo definir instrucciones iniciales y tono?
- Instrucción base: el agente debe permitir conocer onboarding y perfil de cargos por área.
- Activar opciones rápidas para canales como SharePoint o Teams.
- Nombrar: “Agente de onboarding”.
- Ajustes clave: responder dudas frecuentes, resumir en bullet points de máximo 300 caracteres, tono formal y amigable.
- Revisar el set de instrucciones que genera Copilot Studio y refinarlo con pautas específicas (claridad, utilidad, no repetir y adaptar al área).
¿Qué fuentes de conocimiento y configuración garantizan respuestas correctas?
Conectar bien las fuentes evita que el agente responda desde internet cuando debe usar tu repositorio.
¿Cómo conectar SharePoint como conocimiento?
- Ir a Agregar conocimiento y seleccionar SharePoint.
- Usar el sitio “Agente de RH” con los documentos por área.
- Recomendación: añadir carpeta por carpeta para manejar temas por área con precisión.
- Confirmar selección y Agregar al agente; esperar la indexación.
¿Cómo validar el acceso y el origen de la respuesta?
- Probar con una pregunta tipo: “Quiero saber el perfil de cargos de el analista de datos”.
- Observar el origen: si responde desde la web y no desde SharePoint, es por orquestación y falta de temas específicos.
¿Cómo evitar respuestas desde la web por error?
- Deshabilitar la búsqueda web cuando necesites priorizar el repositorio interno.
- Recargar la sesión de prueba e intentar la misma pregunta.
- Confirmar que ahora consulta las tres fuentes de conocimiento y responde desde SharePoint.
¿Cómo personalizar la conversación con entidades y opciones?
Una personalización del mensaje de bienvenida guía al usuario y reduce fricción. El foco: dirigir por área para luego enrutar a temas específicos.
¿Qué cambia en el mensaje de bienvenida?
- Editar el tema principal en inicio de conversación.
- Convertir el mensaje en pregunta con Agregar nodo > Formular pregunta: “Hola, soy Bot Name y estoy aquí para ayudarte. ¿De qué área eres?”.
- Mostrar opciones claras: TI, Operaciones y Ventas.
¿Cómo crear una entidad de lista cerrada?
- Usar entidades personalizadas tipo lista cerrada: “Áreas de la Empresa”.
- Valores: Operaciones, TI y Ventas.
- Sinónimos según el lenguaje interno:
- TI: Tecnología, Departamento de TI, I más D más I.
- Operaciones: Área de Operaciones, Ops.
- Ventas: Área de Ventas.
- Beneficio: mayor recall y precisión al interpretar la respuesta del usuario.
¿Cómo ofrecer selección de opciones al usuario?
- Configurar Seleccionar opciones para el usuario con los valores de la entidad.
- Guardar el tema, Iniciar nueva sesión y verificar que aparecen: “TI, Operaciones y Ventas”.
- Próximo paso lógico: enrutar a otros temas por área con lógica avanzada para que consulten su información específica.
¿Listo para adaptar esta configuración a tus áreas y procesos? Cuéntame qué entidad o tema específico te gustaría enrutar primero y dónde quieres publicar el agente: SharePoint o Teams.
