Construye un agente potente con Copilot Studio y Power Automate para gestionar inventarios desde Excel, enviar correos, consultar en la web y revisar documentos internos. Aquí verás, paso a paso, cómo preguntar un ID, consultar una tabla de Excel y responder con stock, precio y ubicación de forma clara y confiable.
¿Qué puede hacer el agente de gestión de inventarios?
Este flujo guía al usuario desde una intención hasta una respuesta estructurada. Primero se pide el ID del producto, luego se activa Power Automate para buscar en Excel y finalmente se responde con datos clave.
- Desencadenadores del tema: información sobre el inventario, disponibilidad de stock, consultar inventario.
- Pregunta inicial: ¿cuál es el ID del producto?.
- Variable capturada: ID del producto como variable tipo string.
- Búsqueda en Excel: se consulta la fila del producto por su ID.
- Respuesta al usuario: disponibilidad, stock, precio y ubicación.
Conceptos útiles que se ponen en práctica: tema desde cero, desencadenadores, variable string, activación de flujo de agente, y mensaje de confirmación para indicar que la base de datos está siendo consultada.
¿Cómo configurar Power Automate con Excel para consultar por ID?
El flujo recibe la variable del ID del producto y usa la acción de Excel para obtener una fila con los datos necesarios. La clave es seleccionar bien la tabla, la columna de clave y mapear correctamente las salidas.
¿Qué tabla y columnas usar en Excel?
- Usa una tabla con columnas: Product ID, nombre del producto, categoría, stock, precio, ubicación.
- Asegura que sea una tabla de Excel definida: crear tabla desde los campos y asignar nombre en Diseño de tabla.
- Si cambias el nombre de la tabla, recarga el nodo en el flujo para evitar errores en Copilot Studio.
¿Cómo usar la opción key column y el ID?
- Acción de Excel: Get a row o “Obtener una fila”.
- Selecciona el archivo correcto: por ejemplo, Inventario de productos.
- Elige la tabla adecuada: por ejemplo, Tabla inventario.
- Define Key column: Product ID.
- Asigna valor del ID: usa la variable capturada “ID producto”.
¿Cómo mapear salidas y responder al agente?
- Agrega la acción Respond to the Agent o “Responder al agente”.
- Mapea salidas con tipos adecuados:
- nombre del producto: string.
- stock: numérica.
- precio: numérica.
- ubicación: string.
- Importante: usa nombres lógicos y fáciles de mapear para evitar confusiones.
Ejemplo validado en la prueba: al consultar el ID 006, el sistema devuelve que hay 25 unidades de stock, precio 45 y bodega B, coincidiendo con la tabla de Excel.
¿Cómo integrar el flujo en Copilot Studio y crear la respuesta?
Con el flujo publicado, se agrega como herramienta dentro del tema y se construye el mensaje al usuario con las variables devueltas. Así el agente confirma la consulta y ofrece acciones siguientes.
¿Qué variables pasan del tema al flujo?
- La entrada al flujo es la variable producto capturada en la pregunta al usuario.
- El flujo devuelve: nombre del producto, stock, precio y ubicación.
¿Cómo dar una respuesta clara y útil?
- Envía un mensaje de confirmación: se está buscando en la base de datos.
- Redacta un mensaje personalizado con los cuatro datos: nombre, stock, precio y ubicación.
- Cierra con una pregunta de seguimiento: por ejemplo, si desea apartar unidades o consultar otro producto.
¿Cómo ampliar la lógica con condiciones?
- Diseña condiciones para repetir la consulta con otro ID.
- Agrega una rama para apartar unidades del producto consultado.
Pequeño reto práctico: hoy la respuesta muestra “producto 006” y no el nombre del producto. Ajusta el mapeo en Power Automate y actualiza el mensaje en Copilot Studio para que use la variable “nombre del producto”.
¿Te gustaría probar una condición adicional, como alertar si el stock es bajo o pedir confirmación antes de apartar? Cuéntame en los comentarios qué lógica agregarías y por qué.
