Aprende a automatizar el envío de correos combinando Copilot Studio y Power Automate, recogiendo datos del usuario en variables, enviándolos por Office 365 Outlook y devolviendo una confirmación dentro del agente. El proceso usa lenguaje natural para acelerar el diseño y luego refina los pasos clave con nodos y acciones.
¿Cómo crear un tema en Copilot Studio para automatizar el envío de correos?
Para iniciar, se agrega un tema a partir de una descripción en Copilot, no desde cero. Se asigna el nombre Envío de correos y se redacta un prompt claro que indique: recopilar datos del usuario, enviarlos a un flujo de Power Automate y que dicho flujo envíe un email.
- Redacta un prompt descriptivo: pide tres datos, cómo usarlos y la confirmación al final.
- El sistema crea un desencadenador con expresiones como “enviar correo” y “mandar email”.
- Genera tres preguntas para capturar: nombre completo, correo y celular.
- Guarda cada respuesta en una variable distinta.
- Muy importante: guardar el tema antes de crear el flujo; si sales sin guardar, se pierde y toca empezar otra vez.
¿Qué configurar en el nuevo flujo de agente en Power Automate?
Luego se agrega un nodo: agregar herramienta y nuevo flujo de agente. En el diseñador aparecen dos partes predefinidas: lo que el agente envía al flujo y la respuesta al agente tras ejecutar las acciones.
- Define entradas del flujo con tipos correctos.
- nombre: texto.
- correo: correo electrónico.
- celular: número.
- Inserta una nueva acción: enviar email con Office 365 Outlook.
- Elige el destinatario: puede ser alguien de la organización. Aquí se usa un correo personal como destino.
- Especifica el asunto: por ejemplo, “un nuevo usuario quiere inscribirse en tu curso”.
- Redacta el cuerpo del correo usando variables del flujo.
- Ejemplo de estructura: saludo, nombre del usuario, su correo y su número.
- Ajusta la prioridad del mensaje como alta si es necesario.
- Cierra el ciclo con la respuesta al agente: un mensaje para el usuario, por ejemplo “tu correo ha sido registrado exitosamente. pronto tendrás más información”.
Habilidades y conceptos puestos en práctica:
- Redacción de prompts claros para generar temas en Copilot.
- Gestión de variables para nombre, correo y celular.
- Flujo de agente con entradas y salidas definidas.
- Acción de enviar email con Office 365 Outlook y uso de placeholders de variables.
- Confirmación al usuario para mejorar la experiencia.
¿Cómo publicar y probar el flujo con datos reales?
Antes de usarlo, se publica el flujo para que esté disponible. Luego se realiza una prueba manual desde el diseñador, proporcionando valores a las variables y ejecutando el flujo.
- Publica el flujo para habilitar su uso.
- Abre la prueba manual y revisa las variables requeridas.
- Ingresa datos de ejemplo: nombre, correo y número.
- Asegúrate de que el correo exista en Microsoft para poder recibir el mensaje.
- Ejecuta el flujo y verifica en el correo que llegaron el asunto, el nombre, el correo y el número configurados.
- Comprueba que el contenido coincide con las variables capturadas y que la configuración funciona como se esperaba.
¿Te gustaría compartir cómo estructurarías el cuerpo del correo o el mensaje de confirmación según tu caso? Deja tus ideas y dudas en los comentarios.
