Automatiza la captura de datos de facturas con confianza: con Power Automate, AI Builder y Excel podrás leer archivos PDF o imágenes y enviar la información a una tabla, sin trabajo manual. Aquí se explica, paso a paso, cómo preparar un tema, crear el flujo y dejar listo el Excel para registrar cada factura.
¿Qué vas a automatizar con Power Automate y Excel?
Construirás un tema que invoca un flujo capaz de: recibir un archivo, analizarlo con inteligencia artificial y escribir los datos en Excel. No se crea un agente completo: se usa un tema con un flujo de agente.
- Archivo de entrada: PDF o imagen recibido como entidad Archivo y variable tipo file.
- Análisis con IA: uso de AI Builder con la acción Process Invoices para leer campos de la factura.
- Salida en Excel: añadir una fila a una tabla con los datos extraídos.
¿Por qué usar OCR en este flujo?
El tema se guarda como “OCR” porque OCR significa Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Permite que la IA lea el contenido del archivo y capture información específica para reutilizarla después.
¿Cómo se capta el archivo del usuario?
Se crea un nodo de tipo pregunta: “Envía el archivo”. Se selecciona la entidad de tipo archivo para aceptar PDF o imagen. La variable se renombra a Archivo para usarla en el flujo.
¿Cómo se configura el flujo con AI Builder para procesar facturas?
El flujo de Power Automate tiene tres pasos: recibir el archivo, procesarlo y registrar los datos en Excel.
- Entrada de tipo archivo: la entrada del flujo ya no es texto ni número, es archivo; se nombra “factura”.
- Módulo de IA: agregar AI Builder y elegir la opción “Ver más” para seleccionar Process Invoices.
- Contenido del archivo: al mapear la entrada, usar la propiedad content bytes, no el nombre del archivo. Esto pasa todo el contenido binario al analizador.
¿Qué conceptos clave debes dominar aquí?
- Variable tipo archivo (file): almacena el binario del documento enviado.
- content bytes: valor requerido por AI Builder para leer el contenido completo.
- Process Invoices: acción de AI Builder que reconoce campos de facturas.
- Flujo de agente en Copilot Studio: conectas el tema con el flujo para ejecutar la extracción.
¿Cómo guardar los resultados en Excel de forma segura?
Antes de configurar la acción en el flujo, crea el archivo Excel con una tabla y las columnas necesarias.
- Documento base: una tabla con cuatro columnas: número de factura, cliente, fecha de factura y total.
- Conector correcto: si tu cuenta es empresarial, usa Excel Online for Business. Si es personal, puedes usar Excel de OneDrive.
- Acción para insertar datos: seleccionar “Add key column to a table” (añadir una fila a una tabla).
- Autenticación: es probable que se te solicite iniciar sesión al conectar por primera vez.
¿Cómo localizar el archivo y la tabla en el flujo?
- Ubicación: OneDrive for Business.
- Librería: “Documentos”.
- Archivo: “Facturas Extraídas”.
- Tabla: por ejemplo, “Tabla factura”. Asegúrate de que el libro tenga una tabla; sin tabla, Microsoft no la detecta.
¿Qué habilidades pones en práctica?
- Definir una entidad de archivo y un nodo de pregunta para recopilar el documento.
- Configurar una entrada de tipo archivo en Power Automate y renombrar variables de forma clara.
- Usar AI Builder con Process Invoices y mapear content bytes correctamente.
- Elegir el conector de Excel adecuado y preparar un libro con tabla para insertar filas.
- Establecer rutas en OneDrive for Business y seleccionar librería, archivo y tabla.
¿Quieres que profundicemos en cómo mapear los campos extraídos a las columnas del Excel y ejecutar el flujo desde Copilot Studio? Comparte tus dudas y casos de uso en los comentarios.
