Potencia el registro de facturas en Excel sin errores usando Power Automate, AI Builder y Copilot Studio. En pocos pasos, conviertes el análisis por OCR en filas de una tabla de Excel y notificas al usuario con datos reales como número, fecha, cliente y total. Aquí verás los puntos críticos que marcan la diferencia: la acción correcta en Excel for Business, el mapeo de campos y el manejo de variables con Power Fx.
¿Cómo evitar errores al agregar datos en Excel desde Power Automate?
Elegir la acción adecuada en Excel for Business es clave. No se debe usar “Add a column to a table” para cargar facturas, porque crearías campos nuevos; lo correcto es “Add a row into a table” para registrar cada factura en una fila nueva.
¿Qué acción de Excel for Business elegir?
- Usa “Ver más” para encontrar “Add a row into a table”.
- Selecciona ubicación, librería, archivo y tabla exactos.
- Abre “Parámetros avanzados” con “Mostrar todos”.
¿Cómo mapear Invoice ID, Customer Name, Invoice Date y Invoice Total?
- Haz clic en el botón del rayo para insertar datos del OCR de AI Builder.
- Número: “Invoice ID”.
- Cliente: “Customer Name”.
- Fecha: “Invoice Date”. Elige la variable de tipo texto si necesitas evitar conversiones.
- Total: “Invoice Total”. Selecciona el tipo número para operaciones o validaciones.
Puntos finos que evitan fallos:
- Verifica nombres similares y comportamientos parecidos de acciones en Power Automate.
- Asegura tipos correctos: texto vs fecha, texto vs número.
- Mapea exactamente los campos de AI Builder a las columnas reales de la tabla.
¿Cómo integrar el flujo con Copilot Studio y manejar archivos?
Al conectar el flujo en Copilot Studio, puede que el paso requiera una variable de tipo record, pero recibes un file. Necesitas parsear el archivo creando variables globales y una conversión con Power Fx.
¿Cómo convertir file a record con variables globales?
- Crea una variable global para el archivo: por ejemplo, Global.Archivo.
- Crea una variable global parseada: Global.ArchivoParse.
- Usa Power Fx para construir un objeto de tipo archivo basado en la variable global. Inserta la fórmula y valida que ahora exista como record.
- Asigna Global.ArchivoParse al paso del flujo que requiere record.
Habilidades aplicadas:
- Variables globales para que Power Fx pueda acceder a los datos.
- Parseo de archivos para cumplir con el tipo requerido en la acción.
- Administración de tipos para que el flujo se active sin errores.
¿Cómo confirmar al usuario el registro de la factura?
- Usa las variables ya mapeadas en la tabla de Excel y crea un mensaje de salida.
- Inserta desde el botón del rayo los valores de columnas como “Cliente”, “Fecha factura” y “Total”.
- Envía un texto claro: “Tu factura ha sido registrada correctamente”.
¿Cómo repetir el registro y validar resultados?
Puedes permitir que el usuario cargue varias facturas seguidas y controlar el flujo sin reiniciar el tema completo.
¿Cómo preguntar y repetir el proceso de carga?
- Pregunta: “¿Deseas agregar otra factura?”.
- Respuesta “No”: finaliza la conversación.
- Respuesta “Sí”: usa “Ir a paso” en Administración de temas para volver al paso de “enviar el archivo”.
¿Qué validar en pruebas con imagen o PDF?
- El OCR funciona con distintos formatos: imagen o PDF.
- Si un dato no existe (por ejemplo, el nombre del cliente), el flujo registra lo disponible: fecha y total.
- Si los registros aparecen desde filas posteriores (por ejemplo, desde la 22), revisa que las columnas no tengan metadatos de pruebas previas.
Palabras clave y conceptos integrados:
- Power Automate: creación de flujos y elección correcta de acciones.
- Excel for Business: “Add a row into a table” para insertar filas.
- AI Builder y OCR: extracción de campos “Invoice ID”, “Customer Name”, “Invoice Date”, “Invoice Total”.
- Parámetros avanzados: “Mostrar todos” para mapear campos con el botón del rayo.
- Tipos de datos: texto, fecha, número.
- Copilot Studio: integración del flujo, variables globales y “Ir a paso”.
- Power Fx: conversión de file a record para activar el flujo.
¿Tienes dudas o mejoras que aplicarías a tu agente? Comparte tu caso y lo optimizamos juntos en comentarios.
