Cómo hacer intake meetings que eviten malas contrataciones

Conducir un intake meeting de forma precisa determina el éxito en talent acquisition. Aquí se sintetiza, paso a paso, cómo preparar el antes, guiar el durante con cuestionamiento activo al hiring manager y cerrar el después con acuerdos claros, criterios de evaluación y expectativas alineadas para evitar el “unicornio” imposible y enfocarse en impacto real.

¿Qué es un intake meeting efectivo y por qué define el éxito en talent acquisition?

Un intake meeting efectivo responde a tres frentes: el problema que el rol viene a resolver, el impacto esperado en 3, 6 y 12 meses y el ajuste del perfil a la realidad del budget, el mercado y las necesidades del negocio. Si el hiring manager no lo tiene claro, toca cuestionar de forma activa hasta llegar a la verdad y a un perfil viable.

¿Qué problema resuelve el rol y cuál será su impacto?

• Definir el problema a resolver desde el día uno.
• Acordar expectativas a 3, 6 y 12 meses.
• Diagnosticar si es nueva contratación o reemplazo y por qué ocurrió el reemplazo.
• Identificar qué no funcionaba y qué mejorar para asegurar impacto.

¿Cómo separar habilidades críticas de deseables en el perfil?

• Diferenciar no negociables de deseables.
• Ejemplo: para un software engineer, Python como requisito crítico; metodología Scrum como deseable si ya no se usa internamente.
• Ajustar el perfil al budget aprobado, al contexto de mercado y a las necesidades reales del equipo.

¿Qué seniority y autonomía requiere el rol?

• Conectar seniority con el problema a resolver y la curva de aprendizaje.
• Senior: ha resuelto el problema repetidamente y requiere menor rampa.
• Junior: viable si hay tiempo y espacio operativo para acompañar su desarrollo.

¿Cómo prepararte antes del intake meeting?

Antes de la conversación, necesitas la información base y el contexto del rol. Esto acelera decisiones, evita retrabajo y mejora la calidad del perfil desde el primer contacto con el mercado.

¿Qué datos base confirmar y con quién?

• Si es nueva vacante o reemplazo y su prioridad.
• Budget y si está aprobado; hacer double check con finanzas y con la HR BP.
• Modalidad y ubicación: remoto, híbrido, full time, mid time.

¿Cómo alinear prioridad y urgencia con objetivos?

• Vincular la urgencia con los objetivos de la empresa.
• Entender el impacto del rol en el equipo y en el negocio.
• Evitar expectativas irreales que ignoren presupuesto o mercado.

¿Qué acordar durante y después para asegurar resultados?

Durante, es clave el cuestionamiento activo al hiring manager y el stakeholder management para alinear expectativas. Después, debes salir con el perfil definido, el proceso de entrevistas acordado, los criterios de evaluación por etapa y la validación final del hiring manager.

¿Qué acuerdos operativos facilitan la experiencia del candidato?

• Disponibilidad de agenda del hiring manager; si es C-level, aclarar ventanas específicas.
• Tiempos de respuesta y canales de comunicación.
• Expectativas claras al candidato para que el proceso fluya.

¿Cómo diseñar el interview process y criterios de evaluación?

• Mapear el interview process: etapas, orden y participantes.
• Definir roles de pares que validen el expertise técnico.
• Criterios por etapa: qué se evalúa en screening, entrevista técnica y entrevista cultural con C-level.

¿Qué entregar después para validar alineación con el hiring manager?

• Perfil definido: lo que vas a buscar y por qué.
• Proceso de entrevistas acordado y validado por el hiring manager.
• Criterios de evaluación por etapa, por escrito.
• Enviar 3–5 perfiles que hagan match para obtener feedback directo y tangibilizar el acuerdo.

Cuéntame en comentarios: si solo pudieras hacer una pregunta en un intake meeting para evitar un mal hire, ¿cuál sería y por qué?