Hacer entrevistas a stakeholders es el primer paso para convertir datos en valor dentro de un proyecto de business intelligence. Si trabajas en BI o quieres estructurar un proyecto empresarial o personal, aquí aprenderás por qué las buenas preguntas definen las buenas respuestas y cómo planear esa conversación para extraer información vital.

Todo arranca con una idea sencilla pero poderosa: la pregunta correcta convierte los datos en valor. Hacer buenas preguntas genera buenas respuestas, y esas respuestas son las que luego interpretamos en datos. Por eso la entrevista no es un trámite, es el corazón de la planeación.

Por qué el propósito define el rumbo del proyecto

Cuando entrevistas a tus interesados, lo primero que necesitas capturar es el propósito. Ese propósito determina el camino que seguirá todo el proyecto.

Los stakeholders te reflejan lo que necesitan: sus requerimientos y sus dolencias dentro del proceso. Tu trabajo es tomar esas dolencias y convertirlas en propósitos claros, y sobre esos propósitos planeas toda la acción y el desarrollo del proyecto.

¿Por qué es importante entrevistar a los stakeholders en BI? Porque son quienes reflejan el propósito real del proyecto. De sus requerimientos y dolencias sacas la información vital para planear y desarrollar toda la solución.

Piénsalo así: sin entender qué le duele a tu interesado, estás construyendo tableros a ciegas.

Cómo segmentar al público objetivo en una entrevista

La segmentación del público objetivo es uno de los factores más importantes de toda entrevista. No le hablas igual a un gerente que a alguien del área operativa.

Puedes dividir al público en dos grandes grupos:

• Internos: los interesados que están dentro de tu organización y a quienes aplicas la entrevista.
• Externos: los interesados que viven fuera de la organización.

Dentro de los internos todavía hay diferencias enormes. No es lo mismo un segmento gerencial, un segmento operacional o un segmento intermedio. Y aquí viene lo interesante: dependiendo de ese público objetivo cambia por completo tu estrategia de comunicación.

¿Qué es segmentar el público objetivo? Es dividir a tus interesados según su rol, por ejemplo gerencial, operacional o externo, para adaptar la forma de comunicar los datos a cada grupo.

Capturar esta información durante la entrevista te ahorra trabajo después, porque ya sabes a quién le estás hablando.

Cuándo usar un tablero y cuándo basta un correo

Un error común es pensar que todo se resuelve con un visualizador. No siempre necesitas hacer tableros en Power BI o Tableau.

A veces la forma más efectiva de comunicar y vender tus datos es mucho más simple:

• Un correo bien estructurado.
• Una infografía clara.
• Un tablero en un visualizador cuando el caso lo amerita.

Diseñar comunicación efectiva significa decidir con qué tamaño trabajas, qué organización tendrá tu tablero o infografía, qué elementos pones y qué secuencia sigue cada parte. En esta planeación es donde haces tus primeros bocetos y tu primera estrategia para resolver las necesidades de los interesados.

Qué necesitas antes de elegir tus visualizaciones

Una vez que tienes resueltos los puntos anteriores, ya cuentas con el insumo para seleccionar visualizaciones efectivas. Esos puntos son:

• El propósito del proyecto.
• El público objetivo segmentado.
• El diseño de la comunicación.
• La calidad de los datos.

Con ese insumo completo puedes decidir, por ejemplo, entre un gráfico de barras o un gráfico de línea según lo que quieras comunicar. La visualización no es el punto de partida, es la consecuencia de una buena planeación.

Y recuerda: una buena entrevista abre las puertas a mejores decisiones. Aplica la guía de entrevista en tu organización y cuéntame en los comentarios cómo te fue y qué resultados obtuviste.