Identificar a los stakeholders en un proyecto de business intelligence es el paso que define si tu iniciativa avanza o se queda en una presentación olvidada. Aquí aprenderás a clasificarlos según influencia e interés, y cómo gestionarlos para asegurar el éxito de tu proyecto de datos.

Los stakeholders, también llamados interesados, son las personas que pueden impulsar, frenar, financiar o usar tu solución. Y cada perfil pide una estrategia distinta.

¿Qué son los stakeholders en un proyecto de datos?

Son todas las personas que tienen algo en juego dentro del proyecto. Pueden ser quienes aprueban presupuesto, quienes usan la solución día a día o quienes simplemente necesitan estar enterados.

¿Qué es un stakeholder? Es cualquier persona interesada o afectada por un proyecto. En business intelligence se clasifican según cuánto influyen en las decisiones y cuánto interés tienen en el resultado.

Según el contenido de la clase, se agrupan en cuatro categorías: influyentes, afectados, importantes y aquellos que rechazan el proyecto. La forma de tratarlos cambia con el nivel de influencia que ejerzan.

¿Cómo clasificar a los stakeholders por influencia e interés?

La matriz se construye cruzando dos variables: influencia (capacidad de decisión sobre presupuesto, accesos a bases de datos o asignación de equipos) e interés (qué tan relevante les resulta el proyecto).

Aliados estratégicos: alta influencia y alto interés

Son tu mejor activo. Toman decisiones y además les emociona lo que estás construyendo. Aquí entran quienes aprueban presupuestos y a la vez quieren ver el proyecto en marcha. Trátalos como aliados, mantenlos cerca y compárteles cada avance importante.

Mantener satisfechos: alta influencia y bajo interés

Tienen poder de decisión, pero el proyecto no es su prioridad. Con ellos toca ser estratégico: véndeles la idea, muéstrales el retorno para la organización y ayúdalos a ver por qué deberían apoyarte. Si los pierdes, pierdes el proyecto.

Usuarios clave: baja influencia y alto interés

Normalmente son los usuarios finales, los que vivirán con la solución todos los días. No firman cheques, pero te dan algo igual de valioso: los requerimientos reales y la retroalimentación sobre cómo entregar cada funcionalidad. Escúchalos, porque ellos definen si tu solución sirve o no.

Solo comunicación: baja influencia y bajo interés

Tienen alguna relación con el proyecto, pero les pasa desapercibido. Mantenlos informados con comunicaciones puntuales, sin saturarlos. Un correo de avance es suficiente.

¿Cómo se prioriza a un stakeholder? Cruzando influencia e interés en una matriz de cuatro cuadrantes. Quienes tienen alta influencia y alto interés son aliados estratégicos; los de baja influencia y bajo interés solo necesitan comunicación informativa.

¿Cómo involucrar a los stakeholders durante el proyecto?

Una vez identificados y priorizados, viene la parte de gestionarlos. Y aquí la clave es entender que cada grupo necesita un canal y una frecuencia distinta.

Algunas tácticas concretas que puedes aplicar:

• Invitar a los aliados estratégicos y usuarios clave a las reuniones de seguimiento.
• Enviar correos informativos con el avance del proyecto a quienes solo necesitan estar al tanto.
• Difundir las victorias tempranas dentro de la organización para mantener el momentum y la visibilidad.
• Crear estrategias de venta interna para los que tienen alta influencia pero bajo interés.

Las victorias tempranas son entregables pequeños que demuestran valor rápido. Cuando las comunicas bien, el proyecto gana credibilidad y abre puertas para los siguientes pasos.

¿Por qué difundir victorias tempranas? Porque generan confianza, mantienen el interés de los stakeholders y demuestran que el proyecto entrega valor antes del cierre final.

Por qué planificar los datos es planificar el éxito

La frase resume el espíritu del trabajo en business intelligence: si planificas cómo evolucionas con tus datos, aseguras el éxito en tu organización. Y esa planificación empieza por saber con quién hablas, quién decide, quién usa la solución y quién solo necesita estar enterado.

Cuéntame en los comentarios: ¿quiénes han sido los interesados difíciles en tu organización? ¿Cuáles han sido los fáciles? ¿Qué estrategia usaste para tenerlos de tu lado?