Cómo priorizar tus tareas de manera efectiva

Estudios demuestran que nos interrumpen o distraen cada tres minutos en promedio. Esto hace que el tiempo que se pierde siendo improductivos es de tres horas o más al día.

En un mundo en el que la información es tan abundante, la concentración y saber cómo priorizar tu tiempo se convierten en bienes muy valiosos en el lugar de trabajo.

En este blogpost aprenderás cómo organizar y priorizar tareas con el sistema de Adora Cheung. Ella es founder de Homejoy, partner en YCombinator y founder de una empresa por anunciar en el segmento de consumer healthcare.

Progreso real vs ilusión

Seguramente ya tendrás una lista de cosas por hacer. De esa lista, separa las tareas en progreso real y progreso falso.

¿Cómo saber cuál es cuál?

Si eres founder de una startup, las tareas de progreso real son aquellas que empujan el crecimiento de tu compañía y tu principal Key Performance Indicator. Si no eres founder, este ejercicio también te sirve. Compara los elementos de tu lista con tus metas personales y profesionales ¿cuál ayuda a que te acerques a tus objetivos? ¿Lo que estás haciendo es la mejor manera? ¿Cuál no se relaciona?

Aléjate de las tareas de vanidad. Estas son las se ven “bonitas” y sirven para presumir, pero no te ayudan en el crecimiento de tu startup ni a nivel personal. Las métricas de vanidad no aportan valor.

Haz una auditoria de tu semana. Escribe lo que vayas haciendo día a día. Analiza.

El cajón de las ideas

Si aún no lo haces, ten un “cajón de las ideas”. Puede ser una hoja de cálculo, notion, tú decides. Escribe las ideas que se te vayan ocurriendo. Estas ideas tienen que influir en tu KPI u objetivo principal. Intenta que la lista no se vea muy repetitiva.

La clave del ejercicio es que no ejecutes las ideas en el momento, solo escríbelas.

Evalúa el impacto

Ahora que ya tienes tu cajón de las ideas, cada semana toca evaluar una a una, tanto las nuevas como las que ya estaban.

¿Cómo hacer esta evaluación?

Analiza qué impacto tendrá cada una en lograr tu meta semanal para tu KPI. Compáralas unas con otras y asigna:

• Alto: la tarea te ayudará a lograr tu meta semanal con alta probabilidad.
• Medio: es para las tareas de las cuales no estás segura, pero que tienen una buena probabilidad de ayudarte con tu meta semanal.
• Bajo: la tarea tiene una baja probabilidad.

Verás que con la práctica y comparando una tarea con otra, te irá siendo fácil evaluar tus ideas.

¿Qué tan compleja es la tarea?

Ahora tienes el estimado del impacto de tus ideas. ¿Qué sucede cuando tienes varias con el mismo impacto? ¿Cómo escogerlas?

Toca analizar su complejidad. Esto es qué tanto tomará realizarla.

• Fácil: se hace en menos de un día.
• Medio: toma uno o dos días.
• Difícil: requiere varios días. Posiblemente no la termines en la semana.

Hora de ejecutar

Tus ideas ya tienen su impacto y su complejidad ¿qué haces con ellas? Primero ve por las ideas con un alto impacto y que sean fáciles. Luego con las que tengan alto impacto y complejidad media. Evita las tareas complejas y con bajo impacto. No tiene caso.

👁️ No intentes hacer todo a la vez.

Si te encuentras varias veces sin tiempo para completar las tareas, quizá eran demasiado complejas y te faltó dividirlas en actividades más simples. También podrías reorganizar tu horario. Paul Graham escribió un ensayo sobre eso. Menciona que moverse de una tarea a otra implica un costo mental. Es más caro moverte de estar programando a atender una notificación y de regreso.

Revisa tu día a día. Si estás yendo y viendo entre diferentes actividades, intenta dedicarles bloques mayores de tu tiempo. Hay personas que cada día es temático: un día para producto, otro día para hablar con usuarios, etc. Otras prefieren hacer dos cosas en un día para tener la sensación de lograr cosas. ¿Cuál funciona mejor? Tú decides.

¿Lo estoy haciendo bien?

Seguramente te preguntarás si estás optimizando bien tu tiempo. Estas son algunas de las siguientes preguntas que te puedes hacer cada semana. Respóndelas con toda honestidad:

• ¿Cuál era tu meta semanal?
• ¿Tuviste éxito?
• ¿Cuál fue tu mayor bloqueo?
• ¿Qué hiciste ante eso?
• ¿Cuál fue el impacto real comparado con el que anticipaste?

De vez en cuando revisa tus actualizaciones semanales, podrás darte cuenta cómo están siendo tus resultados y acciones a lo largo del tiempo. Juliane Butty (Head of Startups de Platzi) y Carolina Boquín (Course Director en Platzi) te enseñarán más estrategias para que tengas una productividad positiva con tu tiempo.

Nos vemos en el Audiocurso de Productividad y Manejo del Tiempo para Startups.