Formatos Condicionales en Excel: Aplicaciones Prácticas y Ejemplos

Los formatos condicionales en Excel te ayudan a ver patrones al instante. Con colores y reglas claras, puedes detectar valores críticos, hacer comparaciones y tomar decisiones con confianza. Aquí aprenderás a aplicar criterios como mayor que, menor que, entre, iguales, texto que contiene, superiores e inferiores y por encima del promedio, además de combinarlos con fórmulas tipo SI para casos avanzados.

¿Qué es y por qué usar formato condicional en Excel?

El formato condicional colorea celdas según reglas que defines. Así, lo importante salta a la vista. Ejemplos directos: señalar los tres mayores de una lista o destacar valores negativos en rojo. También puedes resaltar palabras clave, como “Colombia”, para análisis por país.

• Mejora la lectura y el análisis visual de tablas.
• Aplica reglas numéricas y de texto en segundos.
• Permite comparar contra otra celda o contra un promedio.
• Se puede combinar con fórmulas SI para clasificar y colorear.

¿Cómo aplicar reglas básicas: mayor, menor, entre e iguales?

Primero, limpia el lienzo si hace falta: Inicio > Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de las celdas seleccionadas. Quedarán sin formatos previos.

¿Cómo resaltar valores mayores o menores que un umbral?

• Es mayor que: define un umbral (por ejemplo, 15) o referencia otra celda. Elige relleno verde. Cuando escribes 16, se colorea al instante.
• Es menor que: referencia una celda vecina (por ejemplo, 10). Si el valor actual es 9, se colorea en rojo; si cambias la referencia a 15, deja de resaltarse.

¿Cómo marcar rangos entre y valores iguales?

• Entre: fija límites, por ejemplo, 10 y 20. 11 se colorea; 9 no.
• Igual a: establece 10 y aplica el formato deseado. Rápido y efectivo.

¿Cómo resaltar texto que contiene una palabra?

• Texto que contiene: escribe “Colombia”. Excel colorea en rojo (o el color que elijas) solo las celdas que incluyen esa palabra. Si cambias a otro país, no se resalta.

Consejo práctico: puedes escribir el número directamente o referenciar una celda para que la regla cambie dinámicamente.

¿Cómo usar superiores e inferiores y comparar con el promedio?

Estas reglas te dan enfoque inmediato sobre extremos y tendencias.

¿Cómo obtener los n mayores o los n menores?

• Selecciona el rango, ve a Reglas superiores e inferiores.
• Elige “Diez superiores” y cambia el 10 por 3 para marcar los tres mayores. Rellena en verde.
• Repite con “Diez inferiores” y cambia a 3 para marcar los tres menores. Observa la vista previa antes de aceptar.

¿Cómo resaltar por encima del promedio?

• Calcula mentalmente o deja que Excel lo haga. Un ejemplo del ejercicio: promedio ≈ 26,7.
• Reglas: Por encima del promedio. Elige un relleno (amarillo). Excel colorea automáticamente los que superan ese promedio.

Aplicación real sobre una base de datos de emprendimiento: - Resalta de color verde los países “Colombia” en toda la columna. Selecciona el rango y aplica “Texto que contiene: Colombia”. - Marca en rojo calificaciones por debajo de 6. Selecciona toda la columna con el atajo indispensable: Ctrl + Shift + Flecha abajo. Usa “Es menor que: 6”.

¿Cómo combinar fórmulas SI con formato condicional para casos avanzados?

Cuando necesitas clasificar y además colorear, puedes mezclar ambos enfoques.

• Objetivo: si es “Inversión” y la inversión 2018 es mayor a 10 millones, escribe “valioso” y resáltalo en verde.
• Paso 1: construye la fórmula con SI, anidando la segunda condición para el monto. Resultado verdadero: “valioso”. Resultado falso: vacío.
• Paso 2: aplica Formato condicional > Texto que contiene: “valioso” y elige verde.

Ventajas de este enfoque: - Clasificas con lógica de negocio usando SI. - Visualizas el resultado con colores, sin tocar los datos base. - Puedes ajustar reglas y fórmulas después, sin perder trabajo.

Buenas prácticas rápidas: - Antes de crear reglas, considera si el umbral será fijo o referencia otra celda. - Usa “Borrar reglas de las celdas seleccionadas” para rehacer sin arrastrar errores. - Revisa la vista previa de formato antes de aceptar. - Combina con filtros para análisis más claro y potente.

¿Te gustaría compartir qué regla te resultó más útil o qué caso quieres automatizar con SI + formato condicional?