Coordinación en equipos físicos y remotos

¿Cómo coordinar equipos remotos y físicos con eficacia?

La coordinación de equipos, ya sean remotos o físicos, es una habilidad cada vez más esencial en el mundo laboral moderno. Mientras que la comunicación cara a cara puede parecer más sencilla debido a nuestra educación presencial, trabajar con equipos remotos requiere ajustes y herramientas específicas para asegurar la claridad y eficiencia. Este artículo ofrece consejos prácticos sobre cómo facilitar la comunicación y asignación de tareas en ambos tipos de equipo, centrándose en el uso de la plataforma Trello.

¿Qué diferencias existen entre equipos físicos y remotos?

• Comunicación directa vs indirecta: Mientras que en un entorno físico podemos obtener respuestas instantáneas al girar la cabeza y preguntar, en un entorno remoto es crucial establecer canales eficientes como Slack o Discord, evitando mezclas con plataformas personales como WhatsApp.
• Claridad en las tareas: En equipos remotos, asegurar que todos entiendan las tareas, sus duraciones y responsables es vital. Evitar la ambigüedad puede disminuir malentendidos y mejorar la eficiencia.
• Compromiso con el horario laboral: Trabajar desde casa no debe traducirse en horarios flexibles no controlados. Es esencial mantener la atención en las horas laborales como si estuviéramos en una oficina.

¿Cómo utilizar Trello para proyectos de equipo?

Trello es una herramienta de gestión de proyectos sencilla pero poderosa, que se adapta bien a proyectos simples. A continuación te guiamos en su uso:

1. Creación de un tablero y tarjetas:

   • Crea una cuenta gratuita de Trello.
   • Haz un tablero (equivalente a un proyecto) llamado, por ejemplo, "Proyecto Uno".
   • Añade tarjetas para cada tarea, como "Crear al Player 3D", y muévelos entre columnas como "To Do", "Doing" y "Done".

2. Asignación de tareas y etiquetado:

   • Invita a miembros del equipo al tablero mediante correo electrónico o enlace.
   • Asigna tareas específicas a miembros y define claramente las descripciones, como "Diseñar el modelo 3D de un personaje".
   • Usa etiquetas de colores para diferenciar departamentos: por ejemplo, arte en colores vivos, programación en azul, y game design en verde.

3. Utilización de listas de verificación y plazos:

   • Añade un checklist a las tarjetas para definir pasos específicos, por ejemplo:
     • Tener el personaje 3D.
     • Que esté rigueado.
     • Que tenga animaciones.
   • Define fechas de inicio y vencimiento para cada tarea y configura recordatorios.

¿Qué beneficios ofrece un diagrama de Gantt en la gestión de tareas?

Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para visualizar el cronograma del proyecto y asegurar que todas las tareas estén encaminadas. En Trello:

• Instala un "Power-Up" como Deadlines by Gantt: Esto te permite tener una vista cronológica del proyecto y facilita el seguimiento del progreso. Recuerda que la versión gratuita ofrece acceso a un solo Power-Up, así que elige sabiamente.

• Monitoreo y feedback: Aprovecha el diagrama para identificar atrasos o sobrecargas en ciertos departamentos y para confirmar la conclusión de tareas. Permite mantener el caos fuera del proyecto y asegurar una comunicación constante mediante feedbacks o comentarios en las actividades.

Al integrarse en proyectos colaborativos, Trello demuestra ser una excelente herramienta para organizar tareas, garantizar claridad y mejorar tanto la comunicación como la productividad del equipo. Asegúrate de explorar y optimizar cada función para adaptarla a las necesidades de tu equipo y alcanzar tus objetivos profesionales.