¿Qué necesitas para una gestión efectiva del tiempo en el trabajo?

La gestión del tiempo en el trabajo se trata del proceso de planificación de las tareas o actividades necesarias para alcanzar los objetivos profesionales. Al organizar el tiempo que toma realizar diferentes actividades es posible aumentar la aumentar la productividad y mejorar el rendimiento laboral.

Con la llegada de la pandemia por Covid-19, la principal medida implementada por las empresas fue el trabajo remoto. Frente a él se presentan diversos desafíos que los directivos tienen que asumir para conseguir el buen funcionamiento de los equipos de trabajo, entre ellos está la gestión del tiempo. Analicemos un poco más sobre este término.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es una habilidad blanda que permite centrarse en los objetivos y metas, pero evitando lo más posible interrupciones y distracciones que eviten el logro de los mismos.

Ahora bien, también tenemos una perspectiva grupal. La gestión del tiempo en equipo tiene mayor relevancia, por lo cual se le debe poner atención y trabajar en ella, ya que una buena gestión del tiempo de los equipos ayuda a que el trabajo pueda fluir y a mantener buenas relaciones entre ellos.

Según la Universidad Estatal de Montana “la gestión del tiempo es la gestión del estrés,” por lo que administrar eficazmente el tiempo por parte de los colaboradores del equipo, significa reducir los niveles de estrés y contribuye a alcanzar mayor productividad laboral.

Consecuencias de una mala gestión del tiempo

¿Cuáles son los efectos que se pueden identificar en el personal cuando existe una mala administración del tiempo en el trabajo? Algunos factores son:

• Los empleados tienen jornadas cada vez más largas
• No cuentan con planes de trabajo diario
• Los colaboradores se enfocan en las tareas que se deben hacer y no por los objetivos que se buscan obtener.
• Hacen las tareas con prisa
• Están estresados, cansados o irritables

El estrés es una de las consecuencias principales que se pueden identificar en el personal por realizar una mala organización de su tiempo, al no manejarlo bien no pueden priorizar sus tareas y esto les hace sentir nerviosos o abrumados. En cuanto a los equipos, puede ocasionar conflictos por la manera en que distintas personas reaccionan de diferente forma al estrés.

5 Consejos para lograr la gestión efectiva del tiempo en el trabajo

¿Qué es lo que podemos hacer desde la dirección para lograr una buena gestión del tiempo en los colaboradores? Estos son algunos consejos:

1. Acepta la nueva normalidad de trabajo

El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Iniciemos por aceptar que trabajar desde casa conlleva por sí mismo desafíos adicionales a los que conocíamos.

Hay que considerar que nuestros equipos de trabajo están bajo circunstancias anormales, por ejemplo, deben lidiar con la administración del tiempo en casa y la jornada laboral, por lo que un buen principio es ser empáticos con estos factores que afectan hoy en día a los empleados.

2. Busca un equilibrio con las reuniones

Cuando los equipos de trabajo llegaron a casa se toparon con un aumento considerable de reuniones, así que si bien son vitales, desde la dirección puedes guiar a los equipos de trabajo para gestionarlas adecuadamente y que el tiempo no se vaya tan solo en ellas.

Promueve espacios libres de juntas que permitan realizar otras tareas más operativas, también puedes establecer criterios que ayuden a saber a tus colaboradores cuándo es buena idea tratar un tema en una reunión o si es mejor el envío de un correo.

Liberar un poco las agendas en cuanto a reuniones pueden ayudar a que el talento cuente con el tiempo suficiente para ejecutar.

3. Entiende la carga de trabajo

A pesar del trabajo a distancia, las cabezas de los departamentos deben saber con exactitud:

• En qué trabaja cada persona
• Cuáles son sus tareas, proyectos o responsabilidades
• Qué labor requiere más tiempo de ellos y cuál menos
• Si están teniendo carga de trabajo adicional que se puede pasar por alto.

Una vez evaluados estos aspectos, hay que determinar cuáles tareas no son tan importantes y cuáles sí lo son; aquellas que no lo sean, debes eliminarlas.

4. Valora el tiempo de cada colaborador

Evita tomar tiempo de ellos en reuniones o temas que no sean indispensables. Al tenerlos en un espacio donde no es necesario, pierden energía y tiempo.

Además, considera si existen miembros del equipo que están haciendo más trabajo que los demás y busca un equilibrio en su carga de trabajo, pues quizá no se deba a un problema de administración de tiempo, sino de sobrecarga y es necesario resolverlo.

Estrategias para tener reuniones efectivas de trabajo

5. Incentiva la comunicación

Es a través de una comunicación efectiva que se puede identificar cuáles son los aspectos en cuanto a gestión del tiempo en los que se debe trabajar con tu equipo en la nueva normalidad. Algunos de los elementos que se deben evaluar son:

• Cuáles son sus tareas habituales
• Qué tareas le resultan más complicadas o agotadoras en su trabajo
• Cuándo se sienten más productivos
• Qué distracciones identifican

En cuanto a las distracciones, analiza si existen algunas en común por parte de todo el personal. Por ejemplo, de acuerdo a Statista el 47% de personas encuestadas en cuanto a trabajo remoto, indicaron que las distracciones de casa es su mayor desafío para trabajar de esta manera.

Cuando trabajes estos aspectos con los grupos, busca que la comunicación no sea en una sola dirección, deja que cada persona tenga su propio análisis y encuentre en él también sus posibles soluciones. La tarea es acercarlos a preguntarse cómo pueden administrar mejor su tiempo y brindarles las herramientas o capacitación necesaria para conseguirlo.

Gestión efectiva del tiempo durante la nueva normalidad

De acuerdo a la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la jornada laboral de las personas que trabajan desde casa por la pandemia de Covid-19 se ve afectada por:

• Horas extras
• Tiempo en reuniones individuales o de equipos
• Ocupar tiempo libre para aspectos laborales.

Algunas recomendaciones que hace a los directivos el organismo, para contribuir a la mejor gestión del tiempo de sus equipos de trabajo, son:

1. Solicitar a los trabajadores que preparen un plan de teletrabajo, los cuales deben ajustarse a la nueva realidad.
2. Aclarar siempre las prioridades.
3. Pactar un sistema para señalar la disponibilidad para trabajar y asegurarse que se respete.
4. Alentar a los equipos de trabajo a expresar cuando se sienten sobrecargados, con el fin de prevenir riesgo de agotamiento.
5. Preguntar a los empleados cómo trabajan cuando se sienten más productivos, concentrados y con energía.
6. Señalar que se necesita tiempo sin conexión para lograr eficacia en el trabajo.

Cómo ves, estas recomendaciones pueden ayudar a que tu equipo de trabajo gestione mejor sus tareas y planifique con tiempo sus labores.

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