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Gestión Efectiva del Tiempo: Cómo implementarla en tus equipos

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hace 3 meses

Curso de Gestión Efectiva del Tiempo
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Curso de Gestión Efectiva del Tiempo

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La llegada de la pandemia por el Covid-19 en 2020 transformó lo que conocemos como normal hasta ese día, es justo por ello que en repetidas ocasiones hemos escuchado el término “la nueva normalidad”, una nueva manera en la cual necesitamos aprender nuevas formas de trabajar o de convivir en sociedad.

Respecto al sector laboral, la nueva normalidad requiere aprender nuevos hábitos, uno fundamental es la gestión efectiva del tiempo. De un día a otro, muchas empresas se mudaron al teletrabajo y con ello, los directivos se enfrentaron al desafío de mantener la motivación, cultura y por supuesto, la productividad en los equipos de trabajo.

Las medidas de contención ante la pandemia, tuvieron repercusiones económicas, de acuerdo a la Organización Internacional del Trabajo (OIT), existen tres impactos principales respecto al sector laboral:

  1. La cantidad de empleo
  2. La calidad de trabajo
  3. Los efectos en los grupos específicos más vulnerables frente a la consecuencias adversas en el mercado laboral

La principal medida que implementan las empresas ante la pandemia e incluso en la nueva normalidad es el trabajo remoto, frente a él se presentan diversos desafíos que los directivos tienen que asumir para conseguir el buen funcionamiento de los equipos de trabajo, entre ellos está la gestión del tiempo. Analicemos un poco más sobre este término.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Es una habilidad blanda que permite centrarse en los objetivos y metas, pero evitando lo más posible interrupciones y distracciones que eviten el logro de los mismos.

Ahora bien, también tenemos una perspectiva grupal, la gestión del tiempo en equipo tiene la mayor relevancia, por lo cual se le debe poner atención y trabajar en ella, la relevancia radica en que una buena gestión del tiempo de los equipos ayuda a que el trabajo pueda fluir y a mantener buenas relaciones entre ellos

¿Cuáles son los efectos que se pueden identificar en el personal cuando existe una mala gestión del tiempo?

  • Los empleados tienen jornadas cada vez más largas
  • No cuentan con planes de trabajo diario
  • Los colaboradores se enfocan en las tareas que se deben hacer y no por los objetivos que se buscan obtener
  • Hacen las tareas con prisa
  • Los trabajadores están estresados, cansados o irritables

El estrés es una de las consecuencias principales que se pueden identificar en el personal por realizar una mala organización de su tiempo, al no manejarlo bien no pueden priorizar sus tareas y esto les hace sentir nerviosos o abrumados, en cuanto a los equipos puede ocasionar conflictos por la manera en que distintas personas reaccionan de diferente forma al estrés.

Gestión efectiva del tiempo durante la nueva normalidad

Una de las preocupaciones que las compañías tuvieron ante la pandemia, de acuerdo a la encuesta MEM-COVID-19, fueron en cuanto al talento y al trabajo remoto. Respecto al talento uno de los temas principales era preservar su bienestar, sin embargo no era el único, a esto también se le sumaba la posibilidad de fuga de talento, necesidad de recorte de personal o el pago de sus nóminas.

En cuanto al teletrabajo, las preocupaciones que señalaron fueron, en primer lugar la incertidumbre sobre si se contaba con los medios necesarios para asegurar que el trabajo remoto fuera eficiente, de igual manera la preocupación estaba en cuanto a elementos de seguridad que podrían verse afectados por esta modalidad y se cuestionaban si se conseguirían los objetivos.

De acuerdo a la OIT, la jornada laboral de las personas que trabajan desde casa por la pandemia de Covid-19 se ven afectadas por: hacer horas extras, pasan más tiempo en reuniones individuales o de equipos, también señala que las personas consideran que ocupan sus tiempo libre para aspectos laborales.

Algunas recomendaciones que hace a los directivos el organismo para contribuir a la mejor gestión del tiempo de sus equipos de trabajo, son:

  1. Solicitar a los trabajadores que preparen un plan de teletrabajo, los cuales deben ajustarse a la nueva realidad.
  2. Aclarar siempre las prioridades.
  3. Pactar un sistema para señalar la disponibilidad para trabajar y asegurarse que se respete.
  4. Alentar a los equipos de trabajo a expresar cuando se sienten sobrecargados, con el fin de prevenir riesgo de agotamiento.
  5. Preguntar a los empleados cómo trabajan cuando se sienten más productivos, concentrados y con energía.
  6. Señalar que se necesita tiempo sin conexión para lograr eficacia en el trabajo.

Consejos para lograr la gestión efectiva del tiempo en la nueva normalidad

“La gestión del tiempo es la gestión del estrés” (Universidad Estatal de Montana), por lo que administrar eficazmente el tiempo por parte de los colaboradores del equipo, significa reducir los niveles de estrés y contribuye a alcanzar mayor productividad. ¿Qué es lo que podemos hacer desde la dirección para lograr una buena gestión del tiempo en los colaboradores?

Iniciemos por aceptar que trabajar desde casa conlleva por sí mismo desafíos adicionales a los que conocíamos, además que debemos considerar que nuestros equipos de trabajo están bajo circunstancias anormales, como lo es una pandemia y todas las modificaciones que ha traído en la vida personal y laboral, junto a ello se debe lidiar con la administración del tiempo en casa y la jornada laboral, por lo que un buen principio es ser empáticos con estos factores que afectan hoy en día a los empleados.

Busca un equilibrio con las reuniones

Cuando los equipos de trabajo llegaron a casa se toparon con un aumento considerable de reuniones, esto generado principalmente porque ya no existía el comentario entre escritorio y escritorio, o solucionar una duda al toparse en un pasillo.

Así que si bien por un lado las reuniones son vitales, desde la dirección puedes guiar a los equipos de trabajo para gestionarlas adecuadamente y que el tiempo no se vaya tan solo en ellas.

Promueve espacios libres de juntas que permitan realizar otras tareas más operativas, también puedes establecer criterios que ayuden a saber a tus colaboradores cuándo es buena idea tratar un tema en una reunión o si es mejor el envío de un correo.

Liberar un poco las agendas en cuanto a reuniones pueden ayudar a que los empleados cuenten con el tiempo suficiente para ejecutar.

Carga de trabajo

A pesar del trabajo a distancia, las cabezas de los departamentos deben saber con exactitud qué es en lo que cada persona está trabajando, cuáles son las tareas, proyectos o responsabilidades en las que está invirtiendo su tiempo. Analizar qué labor requiere más tiempo de ellos y cuáles menos.

Evaluar si están teniendo carga de trabajo adicional que se puede pasar por alto. Una vez evaluados estos aspectos, determinar cuáles tareas no son tan importantes y cuáles sí lo son, aquellas que no lo sean, debes eliminarlas.

Valorar el tiempo de cada colaborador, por lo que se debe evitar tomar tiempo de ellos en reuniones o temas que no sean indispensables, al tenerlos en un espacio donde no es necesario, pierden energía y tiempo.

Además, considera si existen miembros del equipo que están haciendo más trabajo que los demás, busca un equilibrio en su carga de trabajo, pues quizá no se deba a un problema de administración de tiempo, sino de sobrecarga y es necesario resolverlo.

Comunicación

Es a través de una comunicación efectiva que se puede identificar cuáles son los aspectos en cuanto a gestión del tiempo en los que se debe trabajar con tu equipo en la nueva normalidad. Algunos de los elementos que se deben evaluar son:

  • Cuáles son sus tareas habituales
  • Qué tareas le resultan más complicadas o agotadoras en su trabajo
  • Cuándo se sienten más productivos
  • Qué distracciones identifican

En cuanto a las distracciones, analiza si existen algunas en común por parte de todo el personal. Por ejemplo, de acuerdo a Statista el 47% de personas encuestadas en cuanto a trabajo remoto, indicaron que las distracciones de casa es su mayor desafío para trabajar de manera remota.

Cuando trabajes estos aspectos con los grupos, busca que la comunicación no sea en una sola dirección, deja que cada persona tenga su propio análisis y encuentre en él también sus posibles soluciones, la tarea es acercarlos a preguntarse cómo pueden administrar mejor su tiempo y brindarles las herramientas o capacitación necesaria para conseguirlo.

No se debe olvidar la motivación constante para innovar, es probable que al encontrar nuevas formas de llevar la jornada de trabajo, también se consiga una mejor administración del tiempo, lo cual seguramente impactará en mejorar la dinámica del equipo y en personas o grupos con menos estrés.

En Platzi para empresas tenemos rutas de aprendizaje para apoyar a tus equipos a desarrollar las habilidades necesarias para que tengan una gestión efectiva de su tiempo y sean más productivos, conoce más en platzi.com/empresas

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Sthefanni
Sthefanni
sbeltran

3542Puntos

hace 3 meses

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22669Puntos

Excelente articulo Sthefanni, muchas gracias por compartir. Voy a implementar varias cosas en mi trabajo para trabajar mas eficiente.

3
16907Puntos

Todo esto es super dificil aunque por supuesto no es imposible.
Yo trabajo en el estado y creo qeu eso incrementa los desafios ya que la gente esta desahuciada
Pero hay que ponerle garra. Si no terminamos siendo un tango

2

Gracias por la info. Yo amé el curso de gestión efectiva del tiempo

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1Puntos

Un tema súper interesante que muchos líderes deberían tener en cuenta a la hora de asignar las tareas al equipo.

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7430Puntos

Excelente articulo. estoy haciendo el curso de gestión efectiva del tiempo y articulos como estos me ayudan a profundizar y encaminar mejor mi aprendizaje, en mi opinion es un tema que nadie se debe perder y es necesario interiorizar lo que se aprende llevandolo a la praxis. mas ahora y en adelante que estamos viviendo** “la nueva normalidad”**.

1
30071Puntos

Yo ahora estoy tratando de trabajar eficientemente, trabajando más profundamente, les recomiendo el libro de Enfócate de Cal Newport 😃