Conoce los problemas más comunes de la capacitación y aprende cómo implementar un programa exitoso.
Por: Néstor Fonseca, Head of Sales.
Capacitar a los equipos para su desarrollo no es solo un tema de crecimiento profesional o un requisito a cumplir dentro del plan de negocio, es una inversión estratégica que puede transformar los resultados de cualquier empresa.
Conectar el desarrollo de habilidades de cada colaborador con el objetivo común de un área potencia al equipo y genera una transformación real.
Los casos de éxito que respaldan los beneficios de invertir en capacitación abundan. Por ejemplo:
Deloitte. Desarrolló un estudio donde mostró que las empresas que miden el ROI de la capacitación tienen un rendimiento financiero hasta un 24% mayor.
AT&T. Reportó un aumento del 20% en productividad tras implementar un sistema robusto para evaluar el retorno de su capacitación.
Chipotle. Invirtió $1.5 millones en capacitación, logrando un incremento del 20% en productividad que superó su costo inicial en solo un año.
Medtronic. Al aplicar un programa integral para su equipo de ventas, aumentó sus ingresos en un 25%, alcanzando un ROI del 300% en 12 meses.
McKinsey y Aberdeen Group. Según McKinsey, las empresas que calculan el ROI en capacitación experimentan una mejora promedio del 20% en productividad. Aberdeen Group añade que estas organizaciones tienen un 50% más de probabilidades de mejorar su rentabilidad.
Entonces, con beneficios tan claros y probados, surge una pregunta inevitable:
Cerca del 70% de las empresas ve resultados claros o enfrenta bajos niveles de compromiso de sus empleados con los programas o esfuerzos de capacitación. ¿La razón? Errores comunes que se repiten una y otra vez.
En este artículo, te explicaré cuáles son esos problemas y cómo enfrentar los retos de la capacitación.
Primero, los vamos dividir en 3 focos clave:
Errores al definir objetivos de capacitación
Errores al decidir herramientas, metodologías y contenidos
Errores en la implementación y el seguimiento
Muchos programas de capacitación comienzan con buenas intenciones pero carecen de objetivos específicos. Frases como “mejorar la productividad” o “fortalecer habilidades blandas” son comunes, pero difíciles de medir y conectar con resultados reales.
Impacto negativo: Cuando los objetivos no son claros, los empleados no entienden el propósito de la capacitación. Esto genera desinterés y una desconexión entre lo aprendido y las tareas del día a día. En muchos casos surge la percepciónde que las capacitaciones son más trabajo que solo hace que se acumule el trabajo “de verdad”.
Además, si el objetivo no es claro, es difícil establecer las métricas de éxito de los programas y por tanto el retorno de la inversión.
Ejemplo: Las capacitaciones para “aumentar la creatividad” o “liderazgo”, que no definen dentro de los contenidos aquellas técnicas o metodologías específicas que deben aprender los miembros de equipo, ni metas como la entrega de un producto, proyecto o reporte donde apliquen lo aprendido.
Un programa de capacitación desconectado de las necesidades reales del negocio es una pérdida de tiempo y recursos.
Esto sucede porque en la definición de los planes de capacitación, las áreas responsables usualmente están desconectadas de los objetivos o del estado actual del negocio, tanto en sus fortalezas como en sus dolores.
La selección de capacitaciones comúnmente empieza por el proceso de preguntar a los líderes en qué áreas les gustaría capacitar a sus equipos, pero a menudo la empresa prioriza proveedores sin flexibilidad o de baja calidad por precios bajos.
Normalmente se centralizan los presupuestos de capacitación en las áreas de gestión del Talento Humano y la métrica de éxito es en muchos casos el alcance y no la efectividad de implementar nuevas técnicas, herramientas o mejoras en productividad.
Impacto negativo: Sin la alineación objetivos-capacitación, las habilidades desarrolladas no contribuyen a los resultados de negocio, lo que reduce el compromiso de los líderes, genera apatía que baja al equipo de manera directa, o desilusión por falsas expectativas.
Esto ocurre porque desde las operaciones se levantan las necesidades pero los planes de capacitación no están conectados con esto. A la larga puede afectar en la disminución de presupuesto para capacitación en el futuro.
Sin embargo, su principal desafío es la alta rotación del personal en tiendas y la creación de modelos de monitoreo de inventarios para anticipar la demanda. Son temas muy diferentes y aunque saber de redes sociales es un nice to have en ese rol, también existen áreas de mercadeo especializadas en esos temas.
Así que, enseñar a los gerentes de tienda cómo identificar perfiles de alto riesgo de rotación o herramientas de inteligencia artificial para predecir la demanda cobran más valor, fortalecen el rol y tienen una mayor impacto en el negocio.
También es más sencillo medir y evidenciar el ROI de la capacitación.
Descubre las habilidades que necesitan los equipos, alineadas a los objetivos organizacionales, a las áreas específicas y a los roles por capacitar. Es preferible sacrificar alcance que efectividad.
Los objetivos en los planes de capacitación deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido (SMART, por sus siglas en inglés). También deben especificar cómo convertir lo aprendido en un producto, proyecto o proceso que impacte positivamente al negocio.
Los líderes deben definir las necesidades estratégicas. Si los presupuestos no alcanzan para cubrir todas, definan prioridades de acuerdo al estado actual del negocio y lo que genere mayor impacto, en menos tiempo y sea más fácil de medir en cuanto a ROI.
La tentación de usar tecnologías innovadoras como realidad virtual o gamificación es grande, pero no siempre es lo que los empleados necesitan o pueden utilizar eficazmente.
Una buena práctica de quienes contratan las capacitaciones externas para sus empresas es validar previamente la usabilidad de las herramientas, la calidad de los docentes y la experiencia de los usuarios finales. Tristemente, esta práctica es poco implementada y cuando aceptan la oferta e inician las capacitaciones, una buena parte es sorpresa.
Impacto negativo: Cuando las herramientas no se adaptan al nivel tecnológico de los empleados, generan frustración y dificultan la adopción del programa.
Cuando no hay un onboarding correcto en cuanto al uso de metodologías o herramientas nuevas de capacitación la experiencia de aprendizaje decae; esto disminuye el compromiso de los estudiantes y la efectividad de la capacitación.
Ejemplos: Un banco latinoaméricano invirtió en simulaciones de realidad virtual para su equipo de asesores financieros. Sin embargo, las oficinas no contaban con equipos compatibles para desarrollar esto con los clientes finales.
Al final, los empleados que participaron en la actividad quedaron con la percepción de haber perdido el tiempo y hubieran preferido otro tipo de capacitación. Los organizadores no consideraron las limitaciones técnicas y aunque la experiencia no fue mala en la capacitación, no fue efectiva.
Cuando las empresas priorizan las metodologías innovadoras como la gamificación, la realidad virtual, LEGO, etc. y no la construcción adecuada de los contenidos de la capacitación adaptada a la metodología, los empleados tienen una experiencia “diferente” pero no aprenden lo que necesitan. Son jarrones lindos por fuera pero con nada en su interior.
Un contenido que no resuena con los desafíos específicos de los empleados es percibido como irrelevante y aburrido.
Anteriormente hablamos de la importancia de alinear las capacitaciones a los objetivos estratégicos, sin embargo, al momento de elegir herramientas y contenidos es clave profundizar en el entendimiento de las áreas y roles de quienes recibirán la capacitación.
Así, el diseño de la experiencia de aprendizaje estará relacionado con las actividades diarias y objetivos del equipo, lo que debe traducirse en innovación, aprender el uso de nuevas herramientas y maneras más eficientes de hacer su trabajo. De lo contrario, el esfuerzo es en vano.
Impacto negativo: Es obvio que cuando los contenidos son genéricos o no tienen nada que ver con los roles que reciben la capacitación, los participantes pierden interés y no pueden aplicar lo aprendido. Así es casi imposible medir el retorno de inversión.
Antes de elegir metodologías “de moda” asegúrate que son efectivas y que los temas estén alineados con los objetivos. No olvides que lo más importante es lo que aprendan los participantes. La metodología debería ayudar y no distraer.
Para evitar las malas experiencias, prueba las herramientas a través de un demo, pidiendo una demostración o buscando referencias.
Asegúrate de que el contenido de las capacitaciones esté adaptado a la cultura organizacional y el contexto local de los participantes.
Haz una evaluación de las capacidades tecnológicas de los empleados antes de elegir herramientas, para asegurarte de que todos podrán usarlas.
Si eliges modelos tradicionales de formación (presencial - sincrónico) ten en cuenta los horarios, los desplazamientos, la experiencia en el lugar y, sobre todo, evalúa o ten una breve entrevista con los docentes/facilitadores que darán la capacitación.
Lanzar un programa sin una preparación adecuada puede generar caos y falta de confianza en el equipo.
Por ejemplo, desde la pandemia aprendimos que las capacitaciones se pueden hacer efectivamente de manera virtual y asincrónica (cuando se hace bien), pero un error frecuente es lanzar a los equipos a las capacitaciones sin un proceso de onboarding adecuado.
Esta inducción sirve para que te asegures de la activación de usuarios, explicar la ruta de ingreso y confirmar que todos entienden la plataforma o el ambiente de aprendizaje, para que los participantes accedan correctamente a las herramientas o recursos que componen la capacitación.
Hay veces que las empresas desperdician una buena herramienta por no entenderla.
Cuando el formato es presencial, es clave tener en cuenta la ubicación, que estén dispuestos todos los recursos, tener un espacio físico adecuado, asegurar las invitaciones de los participantes y tener a alguien del equipo encargado con mucha atención al detalle para que la logística durante el programa no tenga ninguna falla.
Es muy útil entender los espacios de capacitación como Experiencias que entregamos a nuestros equipos.
Impacto negativo: La falta de organización puede retrasar los cronogramas, generar frustración entre los participantes y disminuir el impacto del programa.
El temario puede ser excelente, pero si por falta de preparación y cuidado de los detalles la experiencia es mala, el esfuerzo se pierde y la recordación de los participantes se repartirá entre algo de conocimiento y las cosas que no les gustaron de la capacitación.
— Poca anticipación en el envío de usuarios, accesos a plataformas o pruebas de ingreso a los participantes.
— Pruebas de estrés previas sobre plataformas para comprobar que tengan la capacidad de soportar la cantidad de usuarios proyectados.
— Firewalls y configuraciones de seguridad: no se hace una verificación previa con los equipos de tecnología respecto a permisos de las direcciones de las plataformas, descargables, recursos, ventanas emergentes, etc.
— Pruebas de una conexión a internet adecuada tanto de profesores como para los participantes.
Un error frecuente es no disponer de una metodología para medir el impacto de los planes de capacitación y su ROI para el negocio. Las causas principales de esto son:
Falta de claridad en los objetivos de la capacitación: como lo hablamos anteriormente, si no se definen objetivos alineados con el negocio, las áreas y los roles, es casi imposible diseñar indicadores, proyectos o productos que puedan medirse fácilmente.
Métricas limitadas o incorrectas: no basta medir la asistencia a las capacitaciones o la satisfacción de los participantes al final de los cursos. Si bien estas dos métricas son por tradición las que usan muchas empresas, ya no son efectivas.
Falta de seguimiento posterior a las capacitaciones: los procesos de capacitación pueden incluir evaluaciones, proyectos o entregables que nos dicen en corto plazo si hubo transferencia de conocimiento y aumento de habilidades.
Pero el impacto de la capacitación, especialmente en habilidades complejas, aparece con el tiempo y en la aplicación de ese conocimiento en las actividades de cada rol.
Sin un seguimiento adecuado, los beneficios a largo plazo de un buen plan de capacitación pasan desapercibidos.
Métricas que usualmente no se miden y que te sugiero que tengas en cuenta:
Impacto financiero directo: ROI a través de aumento de ingresos, nuevas líneas de negocio o ahorro en costos operativos tras la capacitación.
Cambios en la productividad: Incrementos en la eficiencia laboral de acuerdo a indicadores de desempeño individuales o la reducción de errores.
Satisfacción del cliente y reducción de PQRS: Mejoras derivadas de un mejor desempeño del equipo, funciona bien en todos los negocios con front hacia usuarios finales.
Transferencia al puesto de trabajo: Cómo y cuánto se aplican las habilidades adquiridas en las tareas diarias, por ejemplo, se pueden tener mediciones de proyectos generados gracias a nuevos conocimientos y los beneficios directos al negocio, optimización de procesos, apropiación de nuevas herramientas, etc.
Retención de empleados: Con base en la rotación medida por roles y área, se puede tener la correlación de cómo varía o cuánto aumenta la retención del talento con aquellos empleados que han participado en los planes de capacitación y que han aplicado los conocimientos en sus roles.
Sin métricas, es imposible tener claridad sobre el éxito e impacto positivo de los planes de capacitación. Adicionalmente se pierde la oportunidad de ajustar capacitaciones para maximizar su efectividad o justificar futuras inversiones.
Crea una política para medir la capacitación
Implementa una política para que el diseño de cada capacitación incluya métricas para medir el éxito durante su desarrollo y al finalizar.
Define qué métricas esperas impactar a nivel de negocio y un tiempo para hacer el seguimiento del uso del conocimiento aprendido y comparar con las métricas anteriores. El secreto de este punto es que sea algo sencillo de construir, medir y comparar en el tiempo, por eso es clave la definición inicial.
Capacitar a tus empleados es una oportunidad estratégica para transformar el rendimiento de tu empresa, pero para lograr el efecto que quieres es necesario que definas objetivos claros y ajustados a las necesidades del negocio, de las áreas y de los roles.
Con los objetivos claros hay que ser meticulosos para decidir cómo se desarrollarán los programas teniendo en cuenta las herramientas, metodología y recursos.
También es clave definir métricas que para medir el ROI o impacto positivo en el negocio para ajustar los planes de capacitación y facilitar la inversión futura en los mismos.
Por último: las capacitaciones van más allá de transmitir conocimientos. Deben abordarse como experiencias que transformen a los participantes y para esto es clave la preparación y el cuidado de los detalles antes, durante y el seguimiento después de las actividades.
Un resumen de las soluciones prácticas:
Como líder, te invito a minimizar la posibilidad de cometer estos errores comunes porque esto te permitirá maximizar el impacto de tus iniciativas, alinearlas al crecimiento de los negocios y posicionarte como un referente en el desarrollo del talento.
¿Tu última capacitación fue una inversión estratégica o simplemente un gasto operativo?
