Dominar los informes en Salesforce te permite analizar datos con precisión, visualizar el rendimiento de tus oportunidades y tomar decisiones basadas en información real. Más allá de las vistas de lista y los gráficos rápidos, los informes ofrecen un nivel de personalización que transforma la manera en que gestionas tu proceso comercial.
¿Cómo acceder y crear un informe nuevo en Salesforce?
Antes de trabajar con informes avanzados, es útil recordar que desde cualquier vista de lista puedes generar un gráfico rápido haciendo clic en el ícono de gráfico de pie [0:26]. Este gráfico predeterminado muestra los datos ya filtrados en tu lista, pero tiene limitaciones importantes.
Para acceder a los informes completos, dirígete a la barra de navegación y haz clic en Informes [0:46]. Salesforce incluye múltiples informes predeterminados listos para usar. Vale la pena revisarlos antes de crear uno nuevo, ya que podrías editar alguno existente que se ajuste a tu modelo de negocio.
Para crear un informe desde cero, selecciona Nuevo informe [1:06]. Lo primero que Salesforce solicita es definir el tipo de informe, es decir, de qué objeto vas a extraer la información: contactos, cuentas, oportunidades, candidatos o actividades. Si necesitas datos de productos asociados a oportunidades, debes seleccionar la opción que incluya ambos objetos. La recomendación es clara: siempre es mejor que sobren datos a que falten [1:41].
¿Cómo filtrar y organizar los datos del informe?
Al abrir el editor del informe, encontrarás dos áreas principales. En la parte derecha aparece una vista previa de los datos, que no refleja la totalidad de los registros reales. Siempre debes ejecutar el informe para obtener cifras exactas [2:13]. En la parte izquierda hay dos pestañas: el esquema y los filtros.
¿Por qué empezar siempre por los filtros?
Comenzar por los filtros te permite identificar exactamente qué datos estás analizando [2:30]. Puedes filtrar por:
- Propietario: mis oportunidades o todas las oportunidades.
- Fecha de cierre: trimestre actual, mes anterior u otro rango.
- Estado: abierto, cerrado ganado, cerrado perdido o todos. El estado es una agrupación de etapas, donde "abierto" incluye todo lo que no sea cerrado ganado ni cerrado perdido [3:06].
- Tipo: new business, existing business o campos vacíos. Filtrar por vacíos es útil para hacer una auditoría y detectar qué oportunidades no tienen campos importantes diligenciados [3:54].
¿Cómo agregar y eliminar columnas en el esquema?
Desde la pestaña de esquema, puedes gestionar las columnas del informe. Si un campo como "función del propietario" aparece vacío y no aporta valor, elimínalo con un clic [4:36]. Para agregar campos, usa el buscador lateral, donde puedes incluir campos de la oportunidad, del contacto o de la cuenta asociada. Por ejemplo, agregar el correo electrónico del contacto principal [5:15]. La lista lateral muestra todos los campos disponibles junto con su tipo de campo (número, divisa, fecha, texto), dato fundamental para definir qué análisis puedes realizar [5:40].
¿Cómo crear gráficos y agrupar información para el análisis?
Para habilitar la opción de gráficos, primero debes agrupar los datos por filas o columnas [6:12]. Salesforce permite un máximo de tres agrupaciones. Al agrupar por filas (por ejemplo, por propietario), se habilita la opción de agrupar también por columnas (por ejemplo, por etapa de la oportunidad) [6:32].
Una vez agrupados los datos, aparecen dos vistas: la tabla agrupada con totales y el detalle de cada registro. Puedes ocultar el detalle si solo necesitas el resumen [6:56].
Al hacer clic en Añadir gráfico, Salesforce ofrece varios tipos: columna, barra, barra apilada, anillos, línea, dispersión y embudo [7:22]. Para un proceso de ventas, el gráfico de embudo es especialmente útil porque refleja visualmente las etapas del embudo de ventas.
En la configuración del gráfico puedes:
- Asignar un título descriptivo como "Embudo de mis oportunidades" [7:41].
- Cambiar el valor mostrado de recuento de registros a suma del importe [8:30].
- Agrupar el color por etapa en lugar de por propietario.
- Mostrar valores y porcentajes sobre el gráfico.
Al ejecutar el informe con el botón Ejecutar, se despliega el gráfico a tamaño completo [9:05]. El gráfico es interactivo: al hacer clic en una sección, Salesforce filtra la tabla para mostrar solo esos registros y permite abrir cada oportunidad en una ventana nueva [9:30].
¿Cómo guardar el informe correctamente?
Existe una diferencia crucial entre Ejecutar y Guardar y Ejecutar. Si solo ejecutas sin guardar, perderás todos los cambios al salir [9:55]. Al guardar, asigna un nombre claro y una descripción detallada que incluya los filtros y la temporalidad utilizada, para evitar duplicar informes en el futuro [10:25].
Por último, elige la carpeta adecuada. Los informes guardados en "Informes privados" solo son visibles para ti. Si necesitas compartir el reporte, guárdalo en una carpeta pública para que cualquier usuario de Salesforce pueda consultarlo [10:52].
Ahora es tu turno: crea un informe de oportunidades que se cierren este trimestre, agrúpalas por tipo, etapa y fecha, y genera un gráfico de barras con el importe agrupado por mes. Comparte tus resultados y dudas en los comentarios.
