Gestión de Actividades en Salesforce: Llamadas, Tareas y Correos

Curso de CRM con Salesforce

Clase 7 de 15

Clase 7 / 15

Recursos

Registrar cada interacción con tus clientes y candidatos es la base de un CRM bien gestionado. En Salesforce, las actividades son el mecanismo central para lograrlo: si no está en el CRM, no existe. Dominar los cuatro tipos de actividades —llamadas, tareas, eventos y correos electrónicos— te permitirá centralizar información, mantener el seguimiento al día y no dejar pasar ninguna oportunidad.

¿Qué son las actividades y por qué importan en Salesforce?

Las actividades en Salesforce están relacionadas con todos los objetos principales del CRM: candidatos, contactos, cuentas y oportunidades [0:12]. Cada vez que realizas una acción con un cliente potencial —una llamada, un correo, una reunión— debe quedar registrada como una actividad. Esto garantiza que cualquier persona del equipo pueda consultar el historial completo de interacciones sin depender de herramientas externas como bloc de notas o Excel.

Para acceder a la sección de actividades, basta con abrir cualquier registro de candidato. La sección aparece en la primera vista, en la parte inferior del registro [1:02]. Si no la ves de inmediato, revisa las otras pestañas disponibles, ya que el orden de las vistas se puede personalizar.

¿Cómo registrar llamadas y crear tareas de seguimiento?

Registrar una llamada en dos clics

La llamada es la actividad más rápida de registrar [1:22]. Solo necesitas hacer clic en "Agregar", el asunto se completa automáticamente como "Llamada" y puedes escribir todos los comentarios relevantes en la caja de texto. Al guardar, la actividad queda asociada al candidato con la fecha del día. Además, puedes relacionar la llamada con otros objetos como campañas, casos, contratos o cuentas [2:14].

Diferencia entre tarea y evento

Es fundamental entender qué separa una tarea de un evento [2:52]:

Una tarea se programa para una fecha futura y representa una acción pendiente: un seguimiento, enviar un correo o notificar a alguien sobre un candidato.
Un evento también es a futuro, pero requiere una fecha de inicio y una fecha de fin, lo que le da una duración específica. Puede durar una hora o incluso varios días.

Para crear una tarea de seguimiento, selecciona la sección de tareas, escribe el asunto —por ejemplo, "llamada de seguimiento"— y asigna una fecha de vencimiento [5:29]. La tarea queda asociada al candidato y aparece en el resumen de próximas tareas. Las tareas vencidas se muestran en rojo como alerta visual [6:00]. Completar una tarea es tan simple como hacer clic sobre ella para marcarla como finalizada.

¿Cómo enviar correos y organizar el calendario en Salesforce?

Correos electrónicos desde el CRM

Salesforce permite enviar correos electrónicos directamente desde la herramienta [3:28], lo que evita cambiar entre aplicaciones. El correo queda automáticamente asociado al candidato o contacto. Funciona como cualquier cliente de correo: tiene campo de asunto, cuerpo del mensaje y opciones de formato como justificación de texto e hipervínculos.

Una funcionalidad destacada son los campos de combinación [4:17]. Estos permiten insertar datos dinámicos del registro, como el nombre del candidato. Por ejemplo, al escribir "Hola" seguido de un campo de combinación del primer nombre, Salesforce reemplaza automáticamente ese campo con el nombre real del contacto. La vista previa del correo muestra exactamente cómo se verá el mensaje antes de enviarlo [5:05].

También puedes crear y guardar plantillas (templates) de correo [4:55] para reutilizarlas en futuras comunicaciones, lo que ahorra tiempo en mensajes repetitivos.

Administrar tareas y eventos con el calendario

Existen tres formas de gestionar tus pendientes [6:24]:

Página de inicio: muestra los eventos y tareas del día actual.
Objeto tareas: accesible desde la barra de navegación superior, permite filtrar por tareas abiertas, del día o vistas recientemente [6:55]. Aquí se visualiza el listado completo asociado a todos los candidatos y contactos.
Calendario: presenta los eventos creados en vista diaria, semanal o mensual [7:27]. Es ideal para tener una perspectiva general de reuniones y compromisos programados.

Esta combinación de vistas asegura que puedas priorizar y organizar tu trabajo sin que se escape ninguna actividad pendiente.

Ahora es tu turno: crea una actividad de seguimiento para la siguiente semana y un evento para el próximo mes. Comparte en los comentarios cómo te fue con el ejercicio y si surgió alguna duda en el proceso.