Teletrabajo
Qué hacer hoy como jefe para teletrabajo
“El teletrabajo fracasa en entornos forzados”
Principio #1 Async VS Sync
Sincrono:
• Todo ocurre de una manera serial, y las tareas están basadas en tareas anteriores
• Haces una pregunta, ocurre una respuesta, haces lo próximo, continúas con el proceso.
Asincrono:
• Hay varias tareas que se trabajan al mismo tiempo por diversas personas y muy pocas tareas dependen de tareas realizadas por otro (para evitar cuellos de botella).
• En el trabajo remoto todos los procesos de tu empresa van a migrar a un mundo paralelo (asíncrono) donde tienes que ver varias cosas al mismo tiempo.
Principio #2 Una sola fuente de la Verdad
• Un repositorio donde se guarden toda la documentación de los procesos y lo que suceda en la empresa
• Todos en la empresa deben poder acceder a estos para entender lo que sucede en la empresa.
o Ejemplos de repositorios de fuente de la verdad son:
Notion
Google Docs
• Sistema de comunicación en tiempo real no basado en correo electrónico
• Ten un sistema para comunicación rápida (chat)
Nota whatsapp no sirve, el email también es una pésima fuente de comunicación interna
Principio #3 Misión y Valores
• Debes tener una misión y valores de la empresa, ésta tiene que ser clara
o Para validarlo todos tus empleados deberían de poder decir cual es
o Si tus empleados no saben la misión y los valores, escribiste una mala misión y deberías replanteártelo.
• Si no tienes una misión y unos valores claros tu cultura en un mundo remoto se va a romper
o Esto es porque necesitas empleados comprometidos con tu empresa y que crean en tu misma misión.
Principio #4 No crear ciudadanos de 2da clase
• Un ciudadano de segunda clase es alguien que no está completamente incorporado al equipo
o Esto significa que esta persona no se entere de algunas cosas que podría haberse enterado de haber estado en el lugar.
• Si 1 empleado está en remoto lo mejor es que todos estén en remoto, si no se puede, todos los empleados deberían estar en sus computadoras para las reuniones y evitar hacer chistes o momentos en los que no estén incluidas algunas personas, sólo por no haber estado en el lugar.
Un síntoma de que hay ciudadanos de segunda clase
• Es cuando hay chistes que no entienden algunas personas o cuando varias personas se conecten en la misma oficina y tienen conversaciones alternas mientras están silenciados.
Principio #5 Aprende a escribir
Crear un entorno de teletrabajo ideal
Que se pierde en trabajo remoto
• Expresiones faciales
• Tonos de voz
• Ritos culturales
• Gestos sociales
Setup para trabajo remoto
• Webcam:
o Contar con una fuente de Luz
o Mirar a la cámara al momento de hablar
o
• Micrófono
o Entorno en Silencio
o Audio nítido (Evitar usar el micrófono de la computadora)
• Internet estable
o Si no tienes internet estable mejor no tomar la llamada
• Focus / Enfoque
o Una cosa a la vez
o Toma en cuenta SAR (Sistema de acción reticular)
• Contar con una silla de trabajo
• Crear un contrato de trabajo con tu familia
o Establece claro el tiempo donde vas a estar ocupado
o Minimiza las interrupciones
• Si todo falla la prioridad #1 es tener un audio impecable
Comunicación efectiva para equipos
Eje de las herramientas digitales
Interactividad:
• Que tanto nos permite hacer una herramienta en términos de comunicación, interactuar con otras personas
• Tomar en cuenta la expectativa de velocidad en la contestación
o No es el mismo tiempo de espera que tienes con un whatsapp a un e-mail
Persistencia
• La facilidad de la herramienta para entregar información ordenada y rápida para después recuperarla
o Ejemplo:
Yo se que me enviaron el correo, pero no lo encuentro
De menor a mayor interactividad (Que tanto nos permite la herramienta interactuar con otras personas e intercambiar información):
• Documentos (Docs)
• Base de datos (Knowledge Base)
• E-mail.
• Project Management.
• Videoconferencia
De menor a mayor persistencia (Capacidad que tiene una herramienta para colocar información y después recuperarla con rapidez:
• E-mail.
• Documentos (Docs)
• Project Management.
• Base de datos (Knowledge Base)
• Videoconferencia.
• Mensaje instantáneo (Instant Messaging)
Ejemplos de cada uno:
• Slack: Comunicación (Incluye video llamadas)
• Jira: Flujos de trabajo de todas las dependencias, diseño, desarrollo, legales etc.
• Confluence: Centro del conocimiento (Knowledge base)
• Zoom: Llamadas con prospectos.
• Google Drive: Repositorio de diseño
• Hubspot (CRM: Customer relationship management) / Administración basada en la relación con los clientes
Lo que se persigue es facilitar:
• La comunicación
• El flujo de información
• La fuente de la verdad
Software colaborativo esencial para teletrabajo
• Manejo de comunicación rápida y efectiva
• Manejo de documentos
• Gestion de proyectos
Herramientas remotas avanzadas
• Instant messaging
o Conversaciones mucho más estructuradas y ricas que las que tendríamos con aplicaciones como Whatsapp o Wechat.
o Nos permite manejar conversaciones exclusivas a lo laboral.
o Podemos organizarlos como canales, con sus respectivas normas y estructuras.
Tip: Debemos hacer la información visible. Si el tema o es sensible, hablarlo en un canal público.
• Videoconf
• Herramienta reina de la interacción
o Lo difícil con ella es la recuperación de la información.
Tip: Hay que asumir que no estamos en una oficina.
• Knoledge base
o Ayudan a encontrar la información que regamos en documentos.
o Permiten escribir y recuperar información. Integran documentos, gestión de documentos y comunicación.
PUNTO IMPORTANTE: No se trata de utilizar estas herramientas individualmente sino de integrarlas.
Slack
• Comunicación en tiempo real
• División de temas de conversación (grupos)
• Estructura para las conversaciones no estructuradas
• Si el tema es sensible, tiene que estar en un canal público
Zoom
• Para juntas o videoconferencias
• Grabar llamadas
• Compartir pantalla mientras se ve tu cara
• Consumo bajo de Internet
Notion
• Herramienta de gestión de conocimiento
• Permite manejar el conocimiento de manera estructurada y buscable
• Funciona como una Fuente de la verdad o repositorio donde se accede al conocimiento del producto, documentación y la organización
Trello
• Herramienta de gestión de proyectos (Project management)
• Sirve para dar seguimiento a las tareas
• Funciona con SCRUM y Canvan
Email
• Comunicación formal
• Comunicación con equipos externos
• Comunicación legal o importante
Organización personal para trabajo remoto de emergencia
Tipos de trabajo remoto
Equilibrio entre trabajo y familia al teletrabajar
Tips al momento de trabajar en casa:
• Partir tu día con anticipación y hacer una lista con las cosas que quieres hacer durante el día
• Generar rutinas que permitan definir horarios claros.
• Mantener un espacio único de trabajo.
o Esto porque crea una distinción muy fuerte entre los momentos familiares de los que debes estar concentrado.
• Fijar reuniones importantes cuando la casa esté en silencio.
o En caso de no ser posible notifica que existen niño o que existirá mucho ruido durante la reunión
• Respecto a los fines de semana:
o Es muy importante desconectarte con tu familia
Tips al momento de estar viajando y trabajando:
• Busquen lugares que se adapten a tu familia.
• Actualiza tus herramientas digitales para poder ajustarse al nuevo cambio de hora si es que lo hay.
• Monitorear constantemente el estado de tu familia
4 áreas a cubrir en el trabajo remoto
• Herramienta al momento de estar ideando o estar tomando notas.
o Notion
o Evernote
o MindMeister
o GoogleDocs.
• Herramienta para crear tareas y estado de un proyecto
o Basecamp
o Todoist.
• Para generar reuniones o conferencias remotas:
o Google Calendar
o Zoom
o Google Hangouts.
• Para una comunicación asíncrona o síncrona
o Slack
o Twist.
Estabilidad emocional de la familia
• La estabilidad juega un rol crítico:
o Tu familia te va a estar viendo como el componente principal de su propia estabilidad
o Monitorea la estabilidad de la familia y la tuya de forma constante
o Benefíciate de las nuevas culturas e introdúcelas en tus rutinas familiares.
Estabilidad emocional personal
• Cuídate:
o En especial si estas en una nueva ciudad
o Si estás alejado de tus familiares más cercanos
• Si estás con tu pareja y con hijos es importante considerar servicios de guardería de niños
o Así puede reservar fechas especiales y prepararlas con mucha anticipación para poder disfrutarlas.
• Considera contratar algún servicio profesional como un psicólogo, podría ser una hora al mes
o El poder tener la opción de conversar y descargarte emocionalmente es crucial en la estabilidad emocional personal
• Conócete mejor
• Saca el nómade en ti
o Establece costos económicos
• Disfruta el viaje de la vida acompañado
Los 4 acuerdos del teletrabajo
• Confirmar:
o No asumir situaciones.
• Confianza:
o En tu trabajo y el de los demás.
o Revisa el estado de confianza con el equipo.
• Comunicación:
o Sobrecomunica lo que haces.
• Visualizar:
o Usar radiadores de información.
Apóyate en herramientas para saber dónde estamos, y para donde vamos.
“Cuando la confianza es alta, la comunicación es fácil, instantánea y efectiva”.
Herramientas para armar un flujo de trabajo remoto
Integración de Slack
• Integrar Google Calendar
o Permite añadir eventos al calendario de manera automática desde cualquier herramienta enlazada a Slack.
• Integrar Zoom
o Permite compartir el link de una llamada de manera inmediata sin tener que pasar por el proceso necesario al trabajar directamente en Zoom.
• Integrar trello
o Permite tener una gestión de proyectos conectada a una comunicación asíncrona
• Integrar GitHub permite añadir asuntos desde Slack, así como también añadir comentarios y recibir notificaciones
• Integrar Google Drive es similar a GitHub, esto debido a que ambos son repositorios de información.
Hay 2 puntos a tomar en cuenta
Gerencia de equipos remotos
Retos del trabajo remoto:
• Mejorar la comunicación.
• Mejorar el enfoque (menos distracciones).
• Organizarnos mejor para ser más eficientes.
Mejora de la comunicación
Si soy colaborador individual mantener informado a mi upline (Siguiente en la línea) en:
• Comunicar el estado de mis proyectos y los tropiezos que tenga:
• Comunicar si las cosas van bien.
• Comunicar si las cosas no van bien.
o ¿Por qué no van bien?
o ¿Qué estoy haciendo para mejorar este estado?
• Comunicar mis planes y expectativas con fechas de entrega definidas y cumplir estas fechas.
o Esto genera confianza.
• Enfocarse en la comunicación con mi líder
• Informar a los superiores sobre el estado actual de los proyectos en los que estoy operando
• Informarle a tu upline cosas importantes
• Informarle a mi equipo cosas importantes
• Informarle a la empresa
• No se debe “sorprender” al líder.
o Si se queda en una semana en trabajar en “x” cosa, y por alguna razón se cambian las tareas a ejecutar en el transcurso.
o Se debe informar en el momento que se cambian las tareas.
• Se debe confiar en el trabajo de los demás
o No importa tanto las horas de trabajo
o Solo que el resultado esté en la fecha establecida y que cumpla con la calidad requerida.
• Comunicar las tareas que se tienen en el día.
• Comunicar el estimado de tiempo de entrega de las tareas.
• Priorizar canales asíncronos.
o Chats
o Email
o Canales
Con esto podremos recibir retroalimentación de nuestro upline que nos ayudará a conocer información nueva, cambios o nuevos requerimientos que deban implementarse. Lo que se traduce en mejor enfoque de mi trabajo y mejor priorización de actividades.
En la comunicación con el equipo es importante:
• ¿Qué estoy haciendo hoy?
• ¿Qué retos tengo y cuál es el progreso?
• ¿Qué dependencias tengo?:
o ¿De qué dependo?
o ¿De quién dependo?
o ¿Quién depende de mí?
o ¿Qué voy a terminar hoy?
Tener en cuenta que en la comunicación en trabajo remoto esta es por lo general asíncrona, debe ser más clara (ya que no contamos con un contexto) y debe enfocarse al resultado.
Si eres un líder de equipo o ejecutivo
• Enfocarme en darme a entender muy bien.
o La comunicación no es lo que yo quería decir, sino lo que los receptores del mensaje entendieron.
• Valido con otros
o ¿qué entienden del mensaje? que quiero transmitir antes de publicarlo.
• Asegurarse de que todo el mundo reciba la información. utilizando diferentes canales
Como líder ser muy claro con el siguiente mensaje
• Todos debemos poder interpretar el mensaje, aprender a comunicar de forma clara
o No es culpa del colaborador no entender cuáles son los objetivos; sino del líder que no se hizo entender.
• Aprender a comunicar el estado de cómo van las cosas de manera asíncrona y escrita.
• Que todo el equipo entienda los objetivos qué se quiere lograr.
o ¿Cuáles son los objetivos?
o A qué y por qué vinimos.
o ¿Qué queremos lograr?
• Enseñar a todos los colaboradores a diariamente comunicar el estado actual de una manera escrita, descriptiva, asíncrona.
• Confiar ampliamente en el equipo a cargo, y en que con la información necesaria van a hacer un buen trabajo.
• Asegurarnos que personas en diferentes roles (ingenieros, financieros, juntas directivas) entiendan exactamente lo mismo, por eso debemos ser cuidadosos en la comunicación.
o ¿Cómo aseguramos el entendimiento? Preguntándoles
• Es nuestra culpa no haber creado un ambiente en donde la información no se comparte.
o En vez de buscar culpables, debemos empezar a compartir información.
o Entre más información se comparta; más contexto se tiene.
• Asegurar un que no haya un periodo de tiempo muy largo sin comunicación entre las personas de mi equipo.
OTRAS RECOMENDACIONES PARA LOS LÍDERES:
• Desinhibirse de la necesidad de siempre saber cómo están las cosas y empezar a confiar en los demás y las herramientas de comunicación y seguimiento implementadas.
• Ser pacientes con las personas en trabajo remoto.
o Cada persona lo vive de maneras diferentes y es necesario entender que se presentarán contratiempos de personalidad, familiares, de recursos o capacidades que requieran entrenamiento.
• Entender el contexto de los colaboradores.
o Mapear muy bien necesidades, expectativas, capacidades y buscar soluciones a las situaciones presentadas.
o Realizar un buen acompañamiento y escuchar.
Gestión humana de equipos distribuidos
Primero hay que entender que estamos en la tormenta perfecta de innovación
• Es un momento en el que empresas de todos los tamaños pueden utilizar internet para crecer de forma exponencial.
• Aprender a manejar equipos remotos en forma más eficiente y transparente.
• Utilizar herramientas que permitan la gestión del equipo distribuido (efectiva, productiva, eficiente).
Desafíos a resolver
• Confianza.
• Colaboración y productividad.
• Rendición de cuentas (transparencia)
Herramientas para la transparencia en gestión de trabajo
• Verificación de horas.
• Trabajo basado en la computadora.
• Información en tiempo real.
• Aumento de la productividad en un 15 - 40%
• Integridad + Transparencia = Confianza
El nuevo cara a cara
• Videoconferencia.
• Colaboración en línea.
• Productividad.
• Equipos distribuidos.
• Cuida el tiempo no productivo sin propósito claro
Puntos a tomar en cuenta
• Cultivar la empatía y buscar maneras de continuar con encuentros sociales de ocio y diversión. No sólo trabajo.
• La tecnología abre una nueva dimensión de oportunidades laborales
• El trabajo es algo que se hace, no un lugar a donde se va
• Calificar el desempeño y el talento al finalizar cada tarea
o (Retroalimentación y pautas claras)
• Digital es el corazón del negocio; no es el futuro. ¡Es el presente!
“Tenemos que inventar y por lo tanto tendremos que experimentar”. Jeff Bezos.
CodeStream: IDE como centro de trabajo para desarrollo remoto
Su concepto inicial es que el IDE, el editor, es el centro más importante para el trabajo remoto.
El trabajo remoto es la nueva norma:
La tendencia mundial va hacia el trabajo remoto. Más del 50% de los desarrolladores antes de la crisis actual ya trabajaban remotamente por lo menos unos días al mes.
Los beneficios del trabajo remoto son muchos:
• Flexibilidad
• Menos tráfico
• Menos polución
• Más tiempo
Precio a pagar por el trabajo remoto
• Cierto distanciamiento social, aislamiento, tal vez soledad
• Menos oportunidades de interacción o colaboración espontánea
• Menos interacciones síncronas y más interacciones asíncronas
¿Qué nuevos problemas hay que resolver?
• Síncrono vs asíncrono
• Fuente de la verdad
• Claridad de misión/valores
• Transparencia
• Interactividad versus persistencia
¿Para qué se usa CodeStream?
• Comunicación
o Integrado con Slack, MS Teams o e-mail, o dentro del editor, todo en contexto.
• Integración
o GitHub, Jira, Trello, Azure DevOps y otras 20 herramientas se integran al editor para tener todo conectado en contexto.
• Transparencia
o Los managers o todo el equipo pueden ver en qué está trabajando cada uno.
• El código se documenta automáticamente.
Ceremonias Scrum/Agile
Ceremonia: acto o serie de actos públicos y formales de acuerdo con las reglas o ritos fijados por la ley, por la costumbre, por la cultura organizacional o las circunstancias. RAE
Una reunión es un espacio donde se pierde el tiempo, se logra poco etc. Cualquiera que haya estado en una reunión de más de 30 min.
Reuniones con equipos remotos
4 reuniones / ceremonias
Ceremonia 1.
La primera fase de la apropiación, es decir, cuando esa actividad está terminada.
o Revisión de objetivos del proyecto.
o Definición de actividades.
Ceremonia 2: Daily Scrum. (15 minutos)
Todos los días a una hora determinada, donde todos los del equipo responden:
o Tres preguntas:
¿En qué vas?
¿En qué estás atorado?
¿Cómo te podemos ayudar?
Ceremonia 3: Sprint review (Reunión de revisión).
La idea es que ese producto se le pueda mostrar a los clientes externos o al comprador del proyecto internamente.
o Generalmente se invita a las otras partes involucradas en el proyecto.
o Se presenta el producto final.
Ceremonia 4: Retrospectiva.
Es donde se crea cohesión de equipo y donde entendemos las debilidades y fortalezas de nuestro equipo como líderes y de cada uno de los miembros de este.
o ¿Qué hicimos bien?
o ¿Qué no salió como esperábamos?
o ¿Qué podemos hacer mejor la próxima vez?
Maya Angelou “Podemos encontrar muchos fracasos, pero nunca debemos sentirnos fracasados”
Implementando el trabajo remoto
Paso 1: Chequear la tecnología. Y la cyber seguridad
• Antes de empezar a trabajar remotamente debemos chequear la tecnología de nuestros equipos y el acceso a los recursos de nuestra organización.
Paso 2: Prioridades.
• Revisar con el equipo el estado de los proyectos.
• Refinar hitos claves.
Paso 3: Procesos.
Establecer algunos pasos para:
• Comunicarse.
• Compartir información.
o (Insistir que los archivos no circulen por e-mail, o por Slack, o chat, sino dentro de los paquetes de Microsoft o Google, para temas de protección de la información.
• Revisar resultados.
Paso 4: Talento.
• Revisar las habilidades blandas, duras y de comunicación.
• Todo el talento requiere estar al mismo nivel al momento del uso de la tecnología
“Every practice is a learning process”.
