El aumento del trabajo remoto en muchas organizaciones produjo cambios en la manera de trabajar y sobre todo en cómo administrar el tiempo para ser más productivos desde casa.
Entender cómo organizar el día a día, cuándo se es más eficiente o qué tareas requieren mayor concentración son elementos claves al momento de gestionar el tiempo en el trabajo.
La administración del tiempo en las empresas se trata de la habilidad blanda, que tienen tanto los equipos como los individuos, para centrarse en ciertos objetivos o metas con el fin de lograr resultados en los tiempos estipulados por líderes, VPs o CEOs de una organización.
En otras palabras, una adecuada administración del tiempo permite planificar procesos e identificar las prioridades del día a día, aumentando la productividad de los equipos y evitando las distracciones que pueden generar un gasto innecesario de energía, tiempo y dinero para la empresa.
Tan importante es gestionar el tiempo que, según la encuesta de Zety, es la tercera habilidad blanda que más buscan los líderes y reclutadores de talento. Sin duda, entender cómo los miembros de tu equipo administran su tiempo, será un beneficio para la ejecución de proyectos y, a su vez, a la contribución de su crecimiento profesional.
Veamos un poco la importancia de esta habilidad blanda en las empresas.
La pandemia por coronavirus cambió muchas dinámicas de los equipos. El tiempo de trabajo de cada empleado pasó de una oficina al espacio del hogar, lo que ocasionó que al menos 47% de las personas sintieran que el reto más grande era manejar las distracciones de su casa, de acuerdo a Statista.
Por esta razón, mostrar a tus equipos que una adecuada gestión del tiempo les ayuda a trabajar de manera más estratégica y productiva, beneficia el alcance de los objetivos empresariales, optimiza los recursos económicos, ayuda a la toma de decisiones y a la delegación de actividades.
Además, una buena gestión evitará que cualquier persona pase largas horas frente a su computador sin saber por dónde debe empezar o cómo debe organizar las prioridades del día a día; entre otros beneficios como:
Y una buena gestión del tiempo requiere proporcionar a los miembros de cada equipo herramientas para que individualmente organicen sus actividades. En la siguiente sección te contamos cómo lo puedes lograr.
¿Cómo puedes incentivar a que los miembros de tu equipo administren su tiempo de forma adecuada? Distintos factores son importantes para que los colaboradores trabajen productivamente y aquí te contamos 5 claves para desarrollar esta habilidad tan demandada.
Cada empresa se rige por metas y objetivos que esperan cumplir en un plazo determinado de tiempo. ¿Conocen tus empleados y empleadas cuáles son sus objetivos como equipo? Lograr una buena gestión del tiempo entre tus equipos de trabajo también se trata de comunicación, pues esta permite que todos conozcan en qué trabajan los demás, qué tareas son complejas y requieren de ayuda o en qué momento del día se sienten más productivos.
Incentivar la comunicación permitirá que cualquiera pueda levantar la mano y expresar cuando sienta una carga excesiva de trabajo. De esta manera sabrás cómo equilibrar las cargas y delegar de manera adecuada las actividades de cada proyecto.
Además, aquellas empresas con una comunicación efectiva tienden a tener una baja rotación de personal. Por otra parte, motivaras un ambiente de trabajo colaborativo para compartir ideas, generar nuevas formas de trabajo y saber con exactitud cuáles son sus tareas diarias.
Según e-learning Industry, al menos 80% de trabajadores emplea su tiempo en actividades de poco valor y 46% siente estrés laboral debido a la carga de trabajo. Esto pasa cuando las personas desconocen los objetivos tanto de la empresa como dentro de su equipo, lo que las lleva a gastar su tiempo en tareas que no son relevantes y que no dan grandes resultados.
Comunica de manera asertiva los OKRs o KPIs a cada miembro, así cada persona sabrá cuáles son las tareas individuales que deben priorizar para alcanzar las metas como equipo. Esto les ayudará a entender el impacto de sus actividades y motivarlos a organizar mejor su tiempo.
Y una vez conoces las fortalezas de cada persona, será más sencillo delegar tareas. Por ejemplo, puedes mostrarles la matriz Eisenhower para tomar mejores decisiones, una manera de controlar en qué tareas se invierte el tiempo y si estas son realmente prioridades.
Pocas personas entienden la importancia de la organización para administrar el tiempo que les toma una tarea. Las metas son alcanzables cuando los equipos trazan una ruta, es decir, cuando planean las actividades semanales, diarias o mensuales que deben ejecutar para lograr resultados.
Una vez tus empleados conozcan sus prioridades es momento de planificar y establecer fechas para la culminación de los diferentes proyectos. De esta manera, cada persona podrá establecer su propio plan de trabajo, evitando acumular tareas o procrastinando más de lo habitual.
La administración del tiempo requiere tanto de priorización y planificación, como del uso de herramientas digitales. El informe de Statista revela que en el 2021 el uso de herramientas de trabajo colaborativo aumentó en un 44%, esto debido debido a los cambios que experimentaron las empresas durante el trabajo remoto.
Y es que el uso de herramientas digitales beneficia la organización de los equipos, la toma de decisiones y aumenta la confianza para realizar las labores diarias. ¿Y qué herramientas pueden ser efectivas para tu equipo?
Cuando se trata de trabajar de manera colaborativa para gestionar el tiempo y mejorar la comunicación encuentras:
Y si se trata de entender las horas más productivas o el tiempo que puede tomar una actividad, encuentras las siguientes herramientas:
Esto nos lleva al último punto. Monitorear el tiempo que toma ejecutar tareas.
Uno de los beneficios de las herramientas para gestionar el tiempo es que puedes evaluar cuáles son tus hábitos de trabajo, cuánto tiempo te toma una actividad o cómo distribuyes el tiempo entre tareas.
En el caso de un equipo de trabajo, monitorear el tiempo de las actividades permite evaluar cómo se gestionan las cargas laborales durante un proyecto o cuáles fueron los días más productivos. Analizar estos elementos te ayudará a entender mejor cómo trabaja tu equipo y lo que puedes hacer para motivarlos.
El tiempo es uno de los recursos que puede repercutir positiva o negativamente en cualquier organización y tu puedes ayudar a tus equipos a desarrollar esta habilidad blanda a través de la capacitación online empresarial.
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Los empresarios, directivos / líderes ejercen un papel importante como planificadores de actividades en respuesta a las metas de la empresa, en ese sentido el incentivo y comunicación con sus trabajadores para organizar el manejo del tiempo y priorizar sus actividades es parte de sus responsabilidades. Los resultados y rendimientos de tus empleados dan cuenta de tu gestión administrativa…
Super buen articulo
Información útil, gracias!
Me gusta toda la información que tenga que ver con la administración, ya que estoy estudiando esa carrera, pero yo me orillio a la gestión de empresas, pienso que es algo que no solo beneficia a la empresa si no quienes la conforman.
Excelente artículo
¡Gran artículo! Me brindó herramientas necesarias para colaborar mejorar con mi equipo de trabajo.
Administrar el tiempo en tu empresa, ayudará a que los equipos sean más productivos y pueda consolidar proyectos de manera eficiente y eficaz.
Wow! excelente post ¿lo puedo tomar para una expo que tengo?