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Qué es un onboarding y por qué es necesario en equipos UX

2014Puntos

hace 4 meses

Curso de Gestión de Procesos de UX
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Identifica la etapa de madurez de UX al interior de tu compañía y diseña estrategias para implementar procesos consistentes de diseño centrado en el usuario. Desarrolla habilidades de gestión en equipos de UX empleando metodologías Agile y Waterfall y conoce las características e importancia de un UX Lab en los procesos de diseño de experiencia de usuario.

Durante todos estos años he aprendido que un buen onboarding no sólo es importante para un producto, sino también para crear mejores equipos de trabajo, más cohesionados y orientados a objetivos. Pero primero, permíteme definir qué es un “onboarding”.

En una definición muy abstracta, un onboarding es un proceso de integración de alguien dentro de un entorno. Pero podemos simplificarlo para hacerlo fácil de entender: es el proceso que ayuda a un usuario a entender una experiencia.

Utilizo el término experiencia en esta última definición porque quiero recalcarte la importancia de la UX en todos los procesos. Un onboarding ayudará al equipo a afrontar un proyecto, pero también a entender la empresa en la que empiezan a trabajar. Por eso, preparamos materiales para cualquier nuevo empleado y para cada proyecto, ayudando así a mantener alineados a todos los miembros del equipo al objetivo común.

Hay una frase que me gusta mucho aplicar en este sentido: la experiencia del cliente nace de la experiencia del empleado.

onboarding-equipos-ux.png

Razones para tener onboardings en tus proyectos

Te preguntarás por qué has de tener un onboarding para cualquier proyecto en el que vayas a trabajar. Aunque hay muchas razones, te voy a dar unas cuantas:

1. Muestra de manera clara objetivos y protocolos de actuación.

No es un compendio de reglas, sino un marco que permite conocerlas y comprenderlas.

2. Ayuda a comprender la terminología de la organización o del proyecto

Así evitarás problemas en relaciones entre usuarios o con clientes. Y esto también mejorará la calidad del trabajo.

3. Permite trabajar con equipos más estables

Ya que incrementa la satisfacción de los empleados y su estabilidad, evitando con ello la rotación de empleados que tanto afecta a la calidad.

Sobre esto último, un dato: un 20% de los empleados dejan su empresa en los primeros 45 días.

A lo largo de mi vida profesional he tenido algún caso, pero no es lo habitual, gracias al valor que damos a un buen onboarding y su uso como herramienta para todos nuestros proyectos.

Tips para un buen onboarding UX

Hay muchas fórmulas, pero los consejos que te voy a dar los he ido aplicando a lo largo de los años. Y funcionan.

El primer tip es que el onboarding es algo dinámico, que enriquecerá y mejorará con el tiempo y la experiencia. Esto es crítico cuando se hace para un proyecto, aunque te recomiendo que tengas siempre un esquema base que te sirva para prepararlos eficientemente y para que todos los miembros del equipo los reconozcan y sepan dónde encontrar las partes más importantes.

Otro consejo que aplico en el día a día es diseñar el onboarding de la manera más inclusiva posible. No doy por sentado que todo el mundo sabe de qué hablamos en cada proyecto, ya que al ir creciendo el Estudio hemos incorporado perfiles de Gestión y Recursos Humanos que no tienen por qué conocer términos de UX.

Es aconsejable evitar el uso de excesivos anglicismos o jerga, especialmente en aspectos no relacionados con la UX. Por ejemplo, el onboarding del Estudio se llama Kit de Bienvenida. ¿Por qué? Porque el término anglosajón puede no ser familiar para alguien que no trabaje en diseño de producto, mejorando así su comprensión e inclusividad.

Un tercer consejo, fundamental bajo mi punto de vista, es no fatigar al usuario. Al igual que en un producto digital, recalca lo verdaderamente importante; basta con enseñar lo básico y, ante cualquier consulta o duda, qué persona es la competente para resolverla en el día a día.

Para evitar esta fatiga, plantea un calendario con objetivos y el esfuerzo a dedicar. ¿Qué se va a conseguir en dos semanas? ¿Y dentro de un mes? De esta manera, podrás gestionar los tiempos de la manera más eficiente posible.

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Y el último consejo que te voy a dar: haz que la experiencia sea idéntica para todos los miembros del equipo. Este último tip es crítico hoy día debido a la crisis de la COVID-19: aunque poco a poco iremos recuperando la actividad presencial, cada vez más equipos estarán descentralizados y con miembros en remoto.

Esto supone un gran reto, pero abre una oportunidad: trabajar con el mejor talento, sin importar dónde está localizado. Actualmente, el equipo de Torresburriel Estudio trabaja desde varios lugares del mundo.

La adaptación a horarios y a diferencias culturales me ha permitido mejorar el primer onboarding que preparé hace 10 años al crear mi propia empresa. Ahora es más completo y funcional al aplicar el mismo método que en todos nuestros proyectos: investigar, analizar e iterar.

Todos estos consejos se basan en los principios de diseño universal, con los que crear el mejor onboarding posible para tu organización o proyecto: claro, fácil de comprender y, sobre todo, que marque el camino a un objetivo común.

Ten en cuenta que una de las habilidades más importantes para integrar la UX en cualquier organización es la de empoderar equipos, como puedes ver en el temario del Curso de Gestión de Procesos UX.

Un excelente onboarding te permitirá crear un excelente equipo.

Curso de Gestión de Procesos de UX
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Identifica la etapa de madurez de UX al interior de tu compañía y diseña estrategias para implementar procesos consistentes de diseño centrado en el usuario. Desarrolla habilidades de gestión en equipos de UX empleando metodologías Agile y Waterfall y conoce las características e importancia de un UX Lab en los procesos de diseño de experiencia de usuario.
Daniel
Daniel
torresburriel

2014Puntos

hace 4 meses

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4536Puntos

Excelente artículo. Veo que se está acuñando el término de EX (Eployee Experience), justamente con el objetivo de sacar el máximo provecho al capital humano de cualquier entorno de trabajo.

El on-boarding tiene gran relevancia en la EX, ya que las primeras impresiones siempre nos serán relevantes como seres humanos.

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12Puntos
4 meses

Estoy de acuerdo contigo. Y por la relevancia que tiene, los encargados del onboarding tenemos una gran responsabilidad.

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4276Puntos
3 meses

Cualquier proceso de onboarding supone un aprendizaje acelerado, aunque sea en una empresa de similares características a lo que ya conocías. La cultura de cada empresa es diferente, la EX ayuda a limar fricciones, y, como tú dices, Diego, sacar el máximo provecho al capital humano.

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12Puntos

Los tips son muy apropiados, hoy día pensamos en como entregar la máxima información posible desde el día 1 de ingreso, pero en realidad dejamos de lado que tiene más relevancia lo que que hacemos sentir al nuevo ingreso, esa experiencia memorable a la hora de ingresar a una compañía.

Como dice la primera impresión vale más, y en una compañía quienes estamos a cargo del onboarding tenemos una gran responsabilidad.

2
4276Puntos
3 meses

Exactamente. Dar toda la información no elimina fricciones.

Ser consciente de tu responsabilidad y crear procedimientos que limen asperezas, sí.

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129Puntos

Quién debe hacer el onboarding?

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4536Puntos
4 meses

Usualmente el departamento de RH, pero también deben de estar involucrados el líder de área y el equipo de trabajo que esté relacionado con el recién ingresado.

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4276Puntos
4 meses

Suele depender del tamaño de la empresa.

3
2014Puntos
4 meses

Como bien dice Cinta, depende del tamaño de la empresa, su cultura y el grado de adopción y madurez en Employee Experience. De todos modos siempre digo que por mucho que estas cuestiones estén en el lado de los departamentos de recursos humanos, siempre les tenemos que ayudar quienes trabajamos en las áreas de experiencia de usuario, ya que tenemos herramientas y background para facilitar su trabajo.

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9Puntos

También se usa el onboarding en diseños de aplicaciones móviles. ¿Verdad? Sirve también como una inducción/bienvenida a la app.
Interesante artículo, me gustaría saber más de este término, como empezó y ahora asumo se ha transformado. ¿Qué es el onboarding ahora? ❤️

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12Puntos
4 meses

No lo había visto desde tu punto de vista sobre las aplicaciones móviles. Un buen dato

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1679Puntos
4 meses

Tienes razón, muchas veces es la carta de presentación de un App y también nos muestra un abre bocas de la interacción que podemos tener con la misma.

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4536Puntos
4 meses

Es correcto. También aplica para aplicaciones móviles y plataformas tecnológicas. Este concepto es fundamental para desarrollar un buen producto.

Fundamentalmente en el On-boarding:

  • El usuario reconoce el valor del producto. (Aha moment)

  • El usuario aprende las bases para poder utilizar el producto y poder aprovecharlo.

Estuve trabajando en un departamento de Éxito del Cliente (Customer Success) y aprendí que entender este concepto y enfocarte en pulirlo es fundamental para mejorar la retención de clientes.

Te dejo más información al respecto en este link.

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2014Puntos
4 meses

Te iba a contestar pero las aportaciones de Diego Perdomo son excelentes. Esa es la línea de trabajo, efectivamente.

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4536Puntos
4 meses

¡Gracias por la retroalimentación Daniel! Es un tema ampliamente interesante 😃