Durante todos estos años he aprendido que un buen onboarding no sólo es importante para un producto, sino también para crear mejores equipos de trabajo, más cohesionados y orientados a objetivos. Pero primero, permíteme definir qué es un “onboarding”.
En una definición muy abstracta, un onboarding es un proceso de integración de alguien dentro de un entorno. Pero podemos simplificarlo para hacerlo fácil de entender: es el proceso que ayuda a un usuario a entender una experiencia.
Utilizo el término experiencia en esta última definición porque quiero recalcarte la importancia de la UX en todos los procesos. Un onboarding ayudará al equipo a afrontar un proyecto, pero también a entender la empresa en la que empiezan a trabajar. Por eso, preparamos materiales para cualquier nuevo empleado y para cada proyecto, ayudando así a mantener alineados a todos los miembros del equipo al objetivo común.
Hay una frase que me gusta mucho aplicar en este sentido: la experiencia del cliente nace de la experiencia del empleado.
Razones para tener onboardings en tus proyectos de UX
Te preguntarás por qué has de tener un onboarding para cualquier proyecto en el que vayas a trabajar. Aunque hay muchas razones, te voy a dar unas cuantas:
1. Muestra de manera clara objetivos y protocolos de actuación.
No es un compendio de reglas, sino un marco que permite conocerlas y comprenderlas.
2. Ayuda a comprender la terminología de la organización o del proyecto
Así evitarás problemas en relaciones entre usuarios o con clientes. Y esto también mejorará la calidad del trabajo.
3. Permite trabajar con equipos más estables
Ya que incrementa la satisfacción de los empleados y su estabilidad, evitando con ello la rotación de empleados que tanto afecta a la calidad.
Sobre esto último, un dato: un 20% de los empleados dejan su empresa en los primeros 45 días.
Te contamos las 17 reglas de trabajo en equipo
A lo largo de mi vida profesional he tenido algún caso, pero no es lo habitual, gracias al valor que damos a un buen onboarding y su uso como herramienta para todos nuestros proyectos.
Tips para un buen onboarding UX
Hay muchas fórmulas, pero los consejos que te voy a dar los he ido aplicando a lo largo de los años. Y funcionan.
El primer tip es que el onboarding es algo dinámico, que enriquecerá y mejorará con el tiempo y la experiencia. Esto es crítico cuando se hace para un proyecto, aunque te recomiendo que tengas siempre un esquema base que te sirva para prepararlos eficientemente y para que todos los miembros del equipo los reconozcan y sepan dónde encontrar las partes más importantes.
Otro consejo que aplico en el día a día es diseñar el onboarding de la manera más inclusiva posible. No doy por sentado que todo el mundo sabe de qué hablamos en cada proyecto, ya que al ir creciendo el Estudio hemos incorporado perfiles de Gestión y Recursos Humanos que no tienen por qué conocer términos de UX.
Es aconsejable evitar el uso de excesivos anglicismos o jerga, especialmente en aspectos no relacionados con la UX. Por ejemplo, el onboarding del Estudio se llama Kit de Bienvenida. ¿Por qué? Porque el término anglosajón puede no ser familiar para alguien que no trabaje en diseño de producto, mejorando así su comprensión e inclusividad.
Un tercer consejo, fundamental bajo mi punto de vista, es no fatigar al usuario. Al igual que en un producto digital, recalca lo verdaderamente importante; basta con enseñar lo básico y, ante cualquier consulta o duda, qué persona es la competente para resolverla en el día a día.
Para evitar esta fatiga, plantea un calendario con objetivos y el esfuerzo a dedicar. ¿Qué se va a conseguir en dos semanas? ¿Y dentro de un mes? De esta manera, podrás gestionar los tiempos de la manera más eficiente posible.
Y el último consejo que te voy a dar: haz que la experiencia sea idéntica para todos los miembros del equipo. Este último tip es crítico hoy día debido a la crisis de la COVID-19: aunque poco a poco iremos recuperando la actividad presencial, cada vez más equipos estarán descentralizados y con miembros en remoto.
Esto supone un gran reto, pero abre una oportunidad: trabajar con el mejor talento, sin importar dónde está localizado. Actualmente, el equipo de Torresburriel Estudio trabaja desde varios lugares del mundo.
La adaptación a horarios y a diferencias culturales me ha permitido mejorar el primer onboarding que preparé hace 10 años al crear mi propia empresa. Ahora es más completo y funcional al aplicar el mismo método que en todos nuestros proyectos: investigar, analizar e iterar.
Todos estos consejos se basan en los principios de diseño universal, con los que crear el mejor onboarding posible para tu organización o proyecto: claro, fácil de comprender y, sobre todo, que marque el camino a un objetivo común.
Ten en cuenta que una de las habilidades más importantes para integrar la UX en cualquier organización es la de empoderar equipos, como puedes ver en el temario del Curso de Gestión de Procesos UX.
Un excelente onboarding te permitirá crear un excelente equipo.
Curso de Gestión de Procesos UX
