Planificación de Proyectos Urgentes y Comunicación Efectiva

¿Cómo iniciar la planificación de un proyecto?

Al embarcarte en la planificación de un proyecto, estás iniciando un camino que requiere un equilibrio entre rapidez y precisión. La planeación es clave, sobre todo para proyectos urgentes e importantes. En este sentido, nuestro caso de estudio es un ejemplo perfecto de cómo adaptarnos a circunstancias reales, donde no siempre se sigue la teoría al pie de la letra. Aquí, te ofrecemos herramientas prácticas y consejo profesional para comenzar con éxito tu planificación.

¿Cuáles son las características clave del proyecto?

El proyecto que estamos analizando es urgente e importante. Esto significa que tiene una fecha de ejecución y terminación próxima, obligando a ajustar la planificación conforme a la velocidad requerida. A pesar de la falta de comunicación formal a los equipos, el liderazgo está al tanto y juega un papel vital, pero exigirán de ti una actividad proactiva para asegurar que todo salga según lo establecido. Además, en este proyecto intervienen muchos stakeholders o partes interesadas, lo que añade complejidad a la planificación.

¿Cómo usar un template para la planificación?

Contar con un template es fundamental. La herramienta Notion es ideal para documentar el paso a paso de la planificación, aunque puedes elegir la que prefieras. El template tiene secciones para el objetivo, alcance, equipo de trabajo, stakeholders, métricas de éxito, riesgos, y lecciones aprendidas. Estas secciones permiten anticipar lo que viene y proporciona claridad a todos los involucrados. Recuerda que tener los objetivos y el alcance claramente definidos es esencial para el éxito de cualquier proyecto.

¿Cómo alinear los objetivos del proyecto?

Alinear los objetivos del proyecto con los de la organización es crucial. Cuando el cliente es interno, la alineación es más sencilla, pero con clientes externos puede suponer un reto debido a contratos y compromisos legales. Debes encontrar un equilibrio entre las necesidades del cliente y las de tu empresa. Esto se logra con experiencia y comprensión de la misión y visión de tu organización.

¿Cuál es el rol del equipo de trabajo?

La metodología Easy identifica cuatro roles esenciales:

• Driver: Es la persona que verifica que todo se cumpla. Puede ser un project manager.
• Approver: Persona encargada de aprobar o rechazar las acciones tomadas.
• Distribuidor: Encargado de la ejecución práctica.
• Informados: Aquellos que deben estar al tanto de las actualizaciones.

Organizar tu equipo de trabajo basado en esta metodología no solo facilita la ejecución sino también optimiza la comunicación.

¿Cómo definir objetivos y alcance?

Definir claramente el objetivo principal es crucial. En nuestro ejemplo, el objetivo es visibilizar la compañía ante personas naturales para medir la tracción de servicios B2C. Debes incluir objetivos específicos que se alineen a este objetivo general. El alcance debe contener aspectos como: sesiones de streaming, creación de campañas de marketing y desarrollo de portales de registro.

¿Cómo elegir a las personas adecuadas para el proyecto?

Seleccionar al equipo adecuado puede marcar la diferencia en la ejecución del proyecto. Evalúa las habilidades y características de cada miembro del equipo. Por ejemplo, si eliges a Carolina Martínez como distribuidora, debes saber que necesita guía en autonomía, pero tiene excelentes habilidades comunicativas y buenas relaciones interdepartamentales. La combinación correcta de habilidades garantiza el desempeño eficaz del equipo.

¿Qué roles adicionales debe considerar tu equipo?

Adicional al rol de distribuidor, no olvides involucrar a equipos especializados como el de marketing para la estrategia, y el de compras para la adquisición de proveedores. Mapea estos roles conforme a las necesidades del proyecto, y ajusta conforme se desarrollen los procesos.

Finalmente, te animamos a ser proactivo en el desarrollo y ejecución del proyecto, buscando siempre aprender y mejorar mediante las experiencias. El conocimiento y la clara planificación son tu mejor aliado. ¡Adelante, continúa aprendiendo y planificando con determinación!