Planificación y Gestión del Tiempo en Proyectos Ágiles
Curso de Gestión para Planificar, Definir e Identificar Riesgos de un Proyecto
Contenido del curso
Curso de Gestión para Planificar, Definir e Identificar Riesgos de un Proyecto
Clase 7 de 11
Clase 7 / 11
Hisalyn Sánchez
Alejandro Gil Molina
FRANCISCO JAVIER UZCATEGUI ALVAREZ
Sergio Mauricio Moreno Quintero
Alejandro Rico García
Carlos Eduardo Céspedes Angulo
Felipe Bernardo González Barranco
Ramón Gorrín
Luisa BOCANEGRA
Anderson Burgos
Ramiro Rivera Chávez
María Jimena Rodríguez Contreras
Alejandro Rico García
Omaira Johana Parra Sarmiento
Enrique López
Jerson Esteban Fuentes Fuentes
Ignacio Alberto Velásquez Franco
José Antonio Pastrana Lizcano
Ignacio Alberto Velásquez Franco
Felipe Suárez
Juan José Molina Taborda
Felipe Bernardo González Barranco
Michelle del Carmen Guerrero Hernández
Patricio Sánchez Fernández
Steven Pardo
LAURA YEUDIEL BARRERA ARIAS
Juan Esteban Galvis
shirley sosa
Cesar Omar Vargas Gutierrez
Rafael Armando Martínez Jiménez
El tiempo ¿Por qué planificar el tiempo? • Para cumplir plazos • Para no dedicar mucho tiempo a algo que no da resultados. ¿Cómo planificar el tiempo? Con alguna herramienta que nos permita planificar tiempos: • Notion • Clickup • Jira • Monday Un cronograma es una herramienta estructurada por actividades para hacer seguimiento a lo que está pasando a través de los siguientes componentes: • Duración: tiempo de ejecución de una tarea o actividad • Responsable: la persona encargada de una actividad • Entregable: resultado de una actividad • Estado: situación actual de cada actividad, se debe mantener actualizado el estado de cada actividad: abierta, en progreso, en revisión, cerrada. En la planificación todas las tareas se colocan en estado abierto y debemos asignarle cada uno de sus componentes.
trello es muy buena tambien
Bueno teniendo en cuenta que planifiquè el tiempo y delegue tareas en mis contribuidores me resta hacer folow up a su ejecucion o cumplimiento, sin embargo, teniendo en cuenta la contingencia de la renuncia y de las faltas del otro integrante generaron un retraso en el entregable solo me resta hacer dos cosas.
Enviar un E-mail corto y preciso a mi informed person acerca de que el tiempo de entrega que nos planteamos no va a poder ser cumplido por factores "ambientales" como yo los llamo en mi empresa y le solicito una hora o dia para tener una llamada, zoom o conferencia al respecto.
Le presento documentacion sobre los progresos que llevo hasta el momento y le planteo los tiempos reales teniendo en cuenta que tengo dos recursos humanos menos y le comunico que el deadline con seguridad no serà el viernes pero si el siguiente Jueves con grounds en mi comunicacion y con una descripcion tecnica, indago un poco mas acerca de que afeccion podria generar en mi cliente ya que si mi deadline atrasa otro proyecto entonces me verè en la obligacion de emplear dos personas de emergencia si los recursos financieros lo permiten y establecer metas y horarios de campaña (horarios extendidos si la condicion lo amerita).
Hola Francisco, de acuerdo con tu aporte. Gracias por compartirlo.
Una inquietud: ¿a qué te refieres con el término "grounds"?
Bueno anexando un poco a tu respuesta yo pediría también apoyo de otros integrantes de la empresa, la contratación de uno nuevo puede que no ayude con lo esperado del que se fue.
A mí me parece muy útil para dinámicas de organización de tareas, entregables, responsables, tiempos, etc., Trello. Seguro muchos de uds la conocen, pero para los que no, los invito a revisarla.
Además, tiene esta plantilla para project management :)
Gracias!!
¿Qué harías? Respuesta: En primer lugar evaluaría si es posible entregarle el trabajo al cliente sólo con mi participación. Si eso no es posible (que es lo más seguro), me reuniría con el cliente y trataría de negociar una replanificación del entregable en función de la disponibilidad del equipo. Si eso no es posible y cuento con los recursos, incorporaría nuevos ayudantes al equipo. En otras palabras, trataría de negociar el tiempo y lo cumpliría pero incrementando los costos.
¿Qué harías?
Exacto, muy bien
Quiero pensar que Trello y One Note son útiles para este fin
gracias
Trello:
Si pero no, para ver claramente el tiempo no es muy claro, pero si para la gestión de tareas (estado, responsable, etc)
Hay herramientas como Project de Microsoft que si te ayudan a ver visualmente el tiempo de las tareas, retrasos y como se va moviendo tu deadline
Para la planificación del tiempo, se debe tomar en cuenta: la duración, responsable, entregable y estado.
Duración: Tiempo que va a tardar la ejecución de una tarea. Es importante involucrar a tu equipo, la holgura es el tiempo demás que puedes tener para ejecutar una actividad.
Responsable: es a quien le vamos a consultar del estado de la actividad,
Estado: es un donde actualizamos constantemente de como va la actividad.
Nos reorganizaríamos con el equipo para cumplir con el entregable del cliente, viendo el estado actual y ejecutando las tareas que están pendientes para la entrega.
📗RESUMEN:
Se debe definir el tiempo en base al cumplimiento de los plazos y para no dedicar mucho tiempo algo que no da resultados.
. Hay otras herramientas como Clickup, Jura, Monday, etc.
. Los componentes mínimos que debe tener la planificación de un cronograma en general son:
Tengo entendido que es Jira
¿Qué harías?
Me gusta el ejercicio de "Què harìas" ya que demuestra la falencia de planear proyectos de manera tradicional y creerìa que las posibles soluciones podrìan ser afrontarlo y asumir ese retraso con tiempo extra de los participantes o intentar llegar a un acuerdo para un nuevo plazo.
:clap: :clap: :clap: :clap:
Link de la herramienta clickup:
Instagantt, no la conocía, pero me pareció una herramienta interesante. Dejo link por si quieres chequearla:
Jira es una herramienta super buena y muy facil de usar, super intuititva, sin embargo si te dificulta, puedes usar Trello, es muy sencilla para su uso
Ejercicio:
Antes de iniciar un proyecto planearía el flujo de implementación y las tareas necesarias para cumplirlo, los tiempos de entrega de cada una, evaluaría el progreso y ajustaría el plan regularmente, planearía al 70% de capacidad para tener tiempo de holgura y poder lidiar con estos casos. Si una persona renuncia a días de entregar el proyecto y otra se enferma probablemente este ya concluido o muy cerca a ser concluido. Tan pronto renuncia una persona, recalcularia la estimación de trabajo reuniendome con el equipo y reasignando las tareas que eran de la persona que renuncio (contando con que no sea un rol especifico y los otros integrantes las puedan resolver); y estimando si afecta el tiempo de entrega, si no lo he notificado es porque no afecta, porque lo podemos lograr sin estar tan apretados, aún así levantaría la alerta e informaría sobre el estado del proyecto para que se tenga en cuenta de si existe un riesgo. Luego si una persona se enferma y es intermitentemente, y creo que no vamos a cumplir el tiempo de entrega, ya habría notificado previa y regularmente, y no sería sorpresa para los dueños del proyecto, entregaría la estimación del tiempo de entrega y no creo que nada grave pase y serían más compresivos y probablemente más facil negociar, si ya he venido notificando regularmente sobre el estado de avance del proyecto y los riesgos e impedimentos.
Para Trello encontré un plugin que permite realizar este tipo de diagramas para la gestión del tiempo gráficamente: https://www.teamgantt.com/
Y otras soluciones gratuitas es utilizar plantillas:
¿Qué haría?
Me comunicaría directamente con el cliente (por teléfono, reunión virtual o presencial) y le comentaría la situación, trataría de negociar un plazo adicional, siempre y cuando este no afecte a otros proyectos de mi cliente, en caso fuera lo contrario, trataría de buscar recursos de emergencia para poder cumplir con las fechas y no generar problemas.
<<¿Qué harías?>>
Comunícame con el cliente y explicar el problema
Pedir un poco más de tiempo al clientes
Crear una compensación
¿Cuándo debo renegociar una fecha límite?
Debes levantar la mano y renegociar en el momento exacto en que los datos te demuestren que el plazo original es matemáticamente o logísticamente imposible, no el día antes de la entrega.
Por ejemplo, si tu equipo sufre bajas inesperadas (como renuncias o enfermedades graves) y la capacidad de producción cae drásticamente, es tu responsabilidad como líder comunicar el impacto inmediatamente. La peor estrategia es aplicar el optimismo ciego y forzar a los miembros restantes a trabajar horas extras insostenibles, lo que solo resultará en un entregable de baja calidad y un equipo quemado. Para negociar con éxito, nunca llegues solo con el problema. Presenta la situación junto con soluciones alternativas: puedes proponer extender la fecha límite una semana, reducir el alcance del entregable inicial (entregar un MVP en lugar del producto completo) o solicitar presupuesto para contratar un freelancer de emergencia. La transparencia temprana construye confianza, mientras que las sorpresas de última hora la destruyen.
