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Apuntes del Curso Gestión Efectiva del Tiempo

01Introducción a la gestión del tiempo

En los modulos siguientes

Gestión efectiva del tiempo

Todos tenemos el mismo tiempo todos los días de la semana

¿Qué implica?

  • Definir las tareas para hacer o no
  • Se trata de un enfoque en la productividad
  • Reconocer espacios para hacerlo

¿Qué no implica?

  • Ser multitask
  • Decir que SI a todo
  • Ser perfeccionista o procrastinar

Evalua tu caso particular

Tu caso es único.

Revisa las areas de tu vida en las cuales divides tu tiempo ya sea trabajo, estudio, o tiempo personal, nos enfocaremos en ver esto como una estratagia conjunta para maximizar tu tiempo

Crea una Estrategia

  • Revisa cuales son los objetivos que quieres alcanzar en cada una de estas areas
  • Cuales son las tareas que requiere cada uno de estos objetivos para llegar al final
  • Pon cada una de estas actividades en una agenda

Tipos de herramientas

Una vez hecho el programa anterior, podras comprender mejor y podras utilizar distintos tipos de herramientas ya sean analogas o digitales

Análogas

  • Agendas o planeadores
  • Calendarios de papel

Digitales

  • Agendas digitales
  • App para concentrarte

Tipos de buenas practicas

Podrías llevar a cabo buenas practicas entre las cuales se destacan

  • Planear el tiempo libre
  • Escribir logros y avances
  • Hacer seguimiento
  • Aprovechar el tiempo

02 ¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

Porque o para que gestionar el tiempo

Tendencias actuales

  • Sentimos que todo va mas rapido y debemos cumplir las tareas en menos tiempo
  • El desarrollo de la tecnologia deberiamos tener la tecnologia a servicio de nosotros y no nosotros al servicio de la tecnología, queremos estar ahi para contestar un mensaje rapidamente
  • Velocidad de los procesos en las tecnología y las herramientas nos hace estar necesitados de que nos rinda mas o de hacer mas cosas

Los procesos cambian la gestion debe cambiar

Tiempo

El tiempo siempre ha sido el mismo todos tenemos 24 horas, pero a veces sentimos que no nos alcanza

¿Pero entonces que ha cambiado?

Los flujos de trabajo, los procesos, actividades en todos los aspectos de tu vida

En donde nos debemos enfocar

Nos debemos enfocar en gestionar esos flujos de trabajo, gestionar las tareas que tenemos por hacer.

Porque si no nos enfocamos en todo nos abruma

  • ¿En que tareas debemos trabajar y en cuales no?

03 ¿Cómo sé si soy productivo?

Multitasking

En el que muchas personas se sienten contentas por terminar muchas tareas en poco tiempo, pero………

¿Crees que esto realmente ayuda realmente en tu desarrollo personal?

  1. Siempre tenemos una agenda inicial, tenemos una idea de que tareas, actividades por cumplir en la semana
  2. Pero habrá nuevos temas importantes, un correo nuevo, una nueva idea que surgio de la nada, y eso distraerá o podrá distraernos de nuestro objetivo principal

Pero todo esto a donde nos lleva

Esto nos lleva a terminar desenfocados, no sabemos donde comenzar, tenemos mil y un tareas por hacer, y no sabemos a que darle prioridad

peroo….

  1. Estamos ocupados o realmente estamos siendo productivos.

Y así es como perdemos el enfoque

¿Pero que debo gestionar?

Mas que gestionar el tiempo debemos gestionar el flujo de trabajo, pero aparte de esto debemos gestionar las tareas adicionales, la perdida de enfoque en nuestro día o tu programación semanal

Productividad

Viene de la cantidad de producción que podemos tener contra la cantidad de recursos que podemos tener

  • Estos terminos vienen de la industria, de la manufactura y en ellos tenemos esto:

    ¿Que podemos producir?

    • Productos
    • Servicios
    • Clientes

    ¿Que recursos tenemos?

    • Mano de obra
    • Materiales
    • Energia

¿Pero nosotros que podemos producir?

En este caso lo que nosotros producimos, nuestro producto, son las tareas que debemos cumplir, las actividades con las que nos comprometemos, los proyectos que tenemos.

¿Qué recursos tenemos?

Nuestro tiempo

En que debemos enfocarnos

<aside>
💡 Debemos enfocarnos en resolver las tareas en menor tiempo</aside>

Pero no solo es terminar todos los cursos sin haber entendido ninguno, contestar correos a lo loco

<aside>
💡 Es enfocarnos en resolver las tareas que podamos en el menor tiempo posible, pero, con mucha calidad</aside>

Punto optimo

Como llegamos a este punto de calidad sin trabajar de mas, o sin dedicarlo tan poco tiempo.

Hazte esta pregunta

  • ¿Te gusta salir rápido de lo que estas haciendo?
  • ¿Cómo son esos resultados?

De acuerdo a la grafica

Si revisamos la tabla tendremos este tipo de tareas de acuerdo a nuestras actividades

  • Mediocres: Poco tiempo en hacer una tarea, pero a nivel de valor es cero calidad
  • Punto de eficacia: Dedicar un buen tiempo entregando tareas de calidad, sin agotarse
  • Perfeccionistas: Mucho mas tiempo, a lo mejor innecesario, para obtener un producto de alto valor

04 Entiéndete para organizarte

¿En que utilizas tu tiempo actualmente?

  • ¿Cómo es una semana típica en mi vida?
  • ¿En que cosas me comprometo?
  • ¿Suelo decir que si a todo?
  • ¿Comienzo una semana reconociendo que hare o que necesito alcanzar en la semana?

¿En que aspecto de tu vida necesitas gestionar el tiempo?

  • Cursos de platzi
  • Familia
  • Deporte

Mapa de Areas de mi Vida

MAPA DE ÁREAS DE MI VIDA

  • Elige de 3 a 5 áreas principales en tu vida sobre las cuales quieras trabajar.
  • Escribe para cada una de estas áreas 3 metas importantes en términos de tiempo que quieras lograr.

05 Metas y áreas de mi vida

  1. Es importante transformar en actividades realizables las metas que tenemos puesto que si no lo hacemos, lo único que tendremos serán sueños a largo o corto plazo que buscaremos resolver, pero que podrían seguir solo eso si no tenemos o buscamos tener una ruta activa para ello
  2. Debemos enfocar nuestras metas en actividades consistentes que se puedan ver reflejadas en un futuro en detalles concretos a resolver

06 Priorización de tareas

Importante VS Urgente

Urgente

Requiere atención inmediata, desplaza nuestra atención y tiene fecha de entrega

Importante

Producen resultados tangibles, están alineadas a una meta o estrategia común y los efectos de no realizarlas son más graves

Matriz de criterios de priorización

Puedes crear una matriz de criterios de priorización para ayudarte en esa tarea.

Untitled
  • Urgentes e importantes(Amarillo): son temas importantes, pero que tuvieron poca planeación y no alcanzaste ejecutar en el momento adecuado.
  • Urgentes y no importantes(Azul): actividades que debes efectuar inmediatamente. Son actividades que no están alineadas con un objetivo o meta, pero se convirtieron en urgentes.
  • No urgentes e importantes(Rojo): son actividades con objetivos y metas con los tiempos adecuados para desarrollar sus procesos. Ahí deberían estar todas tus tareas en etapa de planificación.
  • No urgentes y no importantes(Verde): son tareas que pueden ser divertidas, pero hacen que pierdas tiempo. ¡Elimínalas!

Recuerda la regla de Pareto: Verifica si 20% de las actividades que haces producen el 80% de los resultados.

Como rellenar la matriz de criterios de priorización

Untitled
  1. Urgente y no importante: Realizarlas muy rápido y salir de esa urgencia y no nos quite el tiempo que si necesitan otro tipo de actividades alineadas a un objetivo, sales de eso rápidamente y tu puedes tener un tiempo amplio para las cosas que si necesitas hacer
  2. Urgente e importante: Esto es de análisis para saber porque un tema importante se han convertido en urgentes, esto indica que son actividades que no tuvieron planeación, son temas que se debieron haber indicado con anterioridad y no se llevo a cabo, no deberíamos tener este cuadrante con ninguna tarea
  3. No urgentes y no importantes: Eliminarlas, no se deben enfocar en estas tareas, son divertidas y llaman mucho la atención.
  4. No urgentes pero importantes: Zona en la que debemos de trabajar, aquí es donde debemos de trabajar puesto que aquí es donde son las actividades que estamos haciendo la planeación actividades que están siguiendo su curso, y se están haciendo con anterioridad.

08 Administración de tareas compartidas

Tipos de tareas

  • Individuales: Son las que solo requieren de mi involucración, que son las que uno mismo se propone, las que tenemos como metas etc.
  • Otros dependen de mi: Son las que uno hace de manera individual pero son un entregable para que otros continúen con su trabajo.
  • Yo dependo de otros: Tareas que uno no puede comenzar su trabajo antes de que otro nos entregue su parte del trabajo

Seguimiento

Debemos enfocarnos en nuestras tareas en los compromisos que tenemos y reducir al máximo esos espacios de seguimiento que nos quitaran espacio en nuestra agenda, todo eso no nos ayuda en los procesos de gestión del tiempo.

  • Otros me hacen seguimiento
  • Hago seguimiento a otros

Canales de seguimiento

Si una persona necesita de nosotros y no le respondemos, requerirá tiempo para seguir dándote seguimiento, y empieza a haber un desgaste para las dos partes.

<aside>
💡 Por eso es prudente que todo queda a la primera vez para poder optimizar la gestión de nuestro tiempo. En general ser efectivos</aside>

09 Estrategias para realizar seguimiento

Adicional a estar atento a lo que debes entregar a otras personas y lo que tienes pendiente por recibir, es importante que estas actividades las hagas de una forma organizada e intencional. Que manejes algún sistema definido, que sea sencillo y que no tengas que dedicarle mucho tiempo extra, será clave para sacarle provecho a tu tiempo y el de otros.

Mi recomendación es, crear un calendario general a la hora de repartir responsabilidades y reflejar estas fechas clave en las agendas de todos. Tener claro la precedencia de las tareas, en que orden deben ser realizadas con prioridades y registrar en tu agenda tanto la fecha de entrega, como la fecha en que vas a realizar tu parte.

https://static.platzi.com/media/user_upload/nick-hillier-yD5rv8_WzxA-unsplash-fff66f85-2a64-4985-b741-725a81d3a22f.jpg

Algunos tips cuando alguien debe entregarte una tarea, son:

  • Crear recordatorios para preguntar a otros sobre las entregas pendientes.
  • Usar boards de trabajo conjunto con notificaciones.
  • Seguir una herramienta colaborativa de trabajo que simplifique el seguimiento y la ejecución.

10 Procrastinación e indecisión

¿Qué es procrastinación?

Cuando creemos que tenemos tiempo para hacer una tarea, y la aplazamos .

Cuando pensamos que tenemos tiempo de sobra para hacer alguna actividad y la vamos dejando y dejando al final eso es procrastinación.

Cualquier cosa resulta mejor que cumplir la responsabilidad que te pusiste

Lo que hacemos es ignorar el compromiso que nos pusimos

¿Qué puedo hacer?

  • Precisar qué personas, actividades, gustos me distraen o me hacen dudar.
  • Eliminar interrupciones
  • La mejor manera es afrontando las cosas
  • ¿Ladrones del tiempo?
    • Dejar a un lado estos ladrones del tiempo
      • Pereza
      • Videojuegos
      • Internet
      • Redes sociales
      • Televisión
      • Algunas personas

GTD Organízate con eficacia

  • David Allen
  • Mayor productividad
  • Descargar la memoria de todos esos pendientes que tenemos que hacer, ponerlo todo en una agenda
  • Listas de cosas a completar, priorizarlas
  • Disciplina, si no eres disciplinado no tiene ningún sentido, no lograras nada
  • Igualdad en importancia, todo lo que esta en la lista tiene importancia si no no estaría ahí

4 preguntas para evaluar la lista

  • ¿Es necesario que lo haga o puedo borrarlo sin hacer nada?
  • ¿Es información que debo guardar como referencia?
  • ¿Puedo delegarlo en alguien?
    • Debo ir yo al restaurante por la comida o puedo pedirlo a domicilio
  • ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

<aside>
💡 Puedo jugar un tiempo videojuegos dentro de lo que estoy haciendo, inclúyelo ponlo en una tarea pero que no te gane como distracción</aside>

11 Claves para decidir sobre tu tiempo

Claves

No podemos agregarle más horas al día, pero si podemos crear estrategias para que ese tiempo sea mejor aprovechado. Gestiona efectivamente tu tempo, es más un cambio de mentalidad, que un cambio de ambiente.

Buenas practicas

Estos consejos tienen como objetivo ayudarte a enfocar en las tareas que merecen tu tiempo, agendarles u tiempo exclusivo y óptimo, además de recompensarte por terminar tus tareas

  • Recuerda que sí hay suficiente tiempo, las horas son finitas, las tienes y siempre las has tenido

  • Implementa las 3 C: calma, claridad y conexión.

    • Hacer las cosas con calma, tanto la organización, como la puesta en marcha
  • Tómate pausas entre tareas.

  • Aparta espacio para planear, comienza tu dia con 15 min al comenzar el dia, para organizar el dia.

  • Procura cerrar pendientes, esto ya es una tarea hecha

  • Piensa en el beneficio de cada actividad, ¿esto realmente esta alineado con mi objetivo?

  • Toma decisiones (por ti mismo o misma). Lo voy a hacer o no lo voy a hacer

  • Define cuánto tiempo dedicarás a cada tarea.

  • Recuerda que planear no es lo mismo que llenar una agenda.

  • Escribe tus logros al terminar el día.

8 hábitos que debes eliminar

  • Evita decir sí a todo.
  • No trabajes de más.
  • No te pongas metas poco realistas.
  • No caigas en distracciones.
  • No te estanques en actividades innecesarias.
  • Evita hacer multitasking.
  • Evita malos hábitos de alimentación.
  • Evita el desorden en tu espacio de trabajo.

12 Fechas de entrega vs. fechas de realización

Fechas de entrega vs fechas de realización

Hablemos de la diferencia
 entre fechas de entrega
 y fechas de realización
. De nada sirve poner la fecha de entrega, si no hemos aparato espacio en nuestra agenda para realizar esta tarea. Debemos enfocarnos en la diferencia entre cuando debe ser hecho y cuando entregado. Tenemos muchas pequeñas actividades que cumplen con esta tarea y es en ellas en las que nos debemos enfocar

Metas a largo plazo

  • Tienen una fecha lejana
  • Son planes complejos
  • ¡Es importante recordar que están compuestas por tareas a corto plazo!

¿Cómo cumplir con una meta a largo plazo?

Supongamos que tienes que hacer un producto de uso diario, por ejemplo un champú.

  1. Nuestro cliente lo quiere en las tiendas en febrero del próximo año.
  2. Para que esto sea así, primero debemos cuantificar cuanto es el tiempo de distribución desde la bodega a la tienda. Antes de que se sea llevado al almacén, necesita una semana de fabricación, y esa orden necesita una semana de preparación.
  3. Para poder preparar el producto necesitamos envase, etiquetas y el líquido, que muy posiblemente vengan de tres proveedores diferentes. Entonces debemos tener en cuneta el tiempo de anticipación que requieren nuestros proveedores para efectuar su entrega y así sucesivamente.
  4. Como puede ver, lo que define si podemos cumplir o no con una entrega, no es la fecha de entrega, más bien debemos enfocarnos en las pequeñas fechas y tiempos que requieren las etapas anteriores.

Back to Future, o línea regresiva, es una herramienta que te permite programar la fecha de realización de todas las tareas pequeñas que componen una meta a largo plazo, analizando en reversa a partir de la fecha de entrega de la meta final. Así, puedes proyectar la fecha en que debes comenzar con la primera tarea de todas y programar todas las fechas en que debes terminar las tareas de corto plazo.

Técnica Back to the future

1) Establece una fecha límite para una meta.

2) Descompón esa meta en tareas cortas y concretas.

3) Define la duración de cada una de esas tareas.

4) Establece las dependencias entre tareas para definir cuales se realizarán primero ó cuales son de mayor prioridad.

5) Organiza las tareas en un calendario haciendo uso de la información que obtuviste sobre su duración y orden.

6) ¡Listo! Ya sabes cuanto vas a tardar en realizar llevar a cabo tu meta, qué debes hacer y en qué tiempo debes hacerlo para lograrlo, y sobre todo puedes decidir cuando empezar.

<aside>
💡 No agendes una fecha de entrega, agenda las tareas que necesitan ser hechas para realizar esa entrega.</aside>

13 ¿Cuántas horas tiene una semana?

¿Que usar?

Comenzamos la semana, la mayoría de las veces, sin tener una idea clara de la cantidad de cosas que debemos alcanzar esa semana, o la disponibilidad de tiempo que realmente tenemos. No importa que herramientas utilices para organizar tu tiempo, lo importante es que tengas una metodología clara para organizar y priorizar tus actividades semanales. Para esto puedes apoyarte de una gran cantidad de herramientas digitales
 y físicas
. No importa cuáles uses, mientras se ajusten a tus necesidades y te ayuden a planificar de manera consistente tus semanas.

¿Qué incluir?

  • Citas con fechas
  • Tiempo libre, hobbies
  • Seguimiento a procesos
  • Fechas de entrega
  • Recordatorios
  • Actividades específicas
  • Horas de entrada y salida

<aside>
💡 El trabajo es fundamental, pero también las horas familiares y de descanso, recuerda que incluirlas es una manera de evitar caer en la procrastinación

</aside>

¿Cómo es la técnica de Time blocking?

Consiste en dividir toda tu semana en bloques de tiempo destinados a actividades específicas inmutables. Aquí vamos a organizar todos y cada uno de los aspectos de nuestra vida y emplearemos toda nuestra fuera de voluntad para cumplir con estas tareas en sus tiempos. Una de sus desventajas es que deja poco espacio para la improvisación, los retrasos y las actividades inesperadamente largas.

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14 Técnicas de control del tiempo

Uno de los temas principales a la hora de organizar tu tiempo y ejecutar los compromisos propuestos, es tener una buena metodología que te permita enfocarte y medir los tiempos que dedicas a las tareas y actividades priorizadas. Para esto, quiero mostrarte dos de las metodologías más conocidas en términos de enfoque y concentración que te invito a probar y a comentar con cual te sientes mas cómodo(a).

POMODORO

Esta metodología te pide que te enfoques en 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. En estos espacios de trabajo debes comprometerte completamente con la tarea propuesta y en los 5 minutos de descanso debes elegir algo sencillo que te haga descansar la mente y te evite la fatiga.

FLOWTIME

La técnica Flowtime, está basada en la técnica Pomodoro, pero se enfoca en evitar perder esos momentos de alta concentración que en algunas oportunidades nos encuentran justo al acabar los 25 minutos propuestos, y nos permite alargar por 15 o 25 minutos más, antes de tomar un descanso. Esto permite que al acabar una sección de tiempo te preguntas si puedes seguir por un espacio adicional de tiempo y así no perder ese pico de concentración y productividad.

Para estas técnicas hay diferentes instrumentos de seguimiento en internet o aplicaciones que te pueden ayudar, pero no es necesario para comenzar. ¡Solo basta con que tengas un cronómetro y mucho compromiso con tus metas y objetivos!

15 Herramientas análogas

Aunque todos tengamos a nuestra disposición algún dispositivo móvil, no podemos negar que las ideas en papel, escritas con nuestro puño y letra, son mucho más fuertes y perdurables. Existen muchas maneras de manejar nuestra información de manera analógica.

Cómo organizarte con papel y lápiz

Cuaderno

El cuaderno es la herramienta de toda la vida para organizarte. Te permite manejar listas de tareas, recordatorio y todo tipo de explicaciones amplias. Su temporalidad es muy amplia y es muy fácil de transportar a otros lugares.

Agenda

Te abre una visión por día y también de un año completo. Sirve como un registro cronológico perfecto. Te deja hacer anotaciones amplias y revisar sobre lo ejecutado. Tiene un buen alcance hacia el futuro: te deja programar tareas para fechas específicas. Sus tamaños de bolsillo y diferentes presentaciones son muy prácticas.

  • Tiene vistas de un día a la vez
  • Año completo
  • Anotaciones amplias
  • Revisar sobre lo ejecutado
  • Buen alcance hacia el futuro
  • Se llevan a otros lugares

Planeadores

Te da una visión general de tu semana completa en una sola vista. Te deja hacer anotaciones muy cortas y te permite enfocarte en un periodo específico (1 semana a la vez). Pueden ser de tamaño de una hoja o puede ser un pizarrón en una pared. Nos sirven muy bien para ver sucesiones de eventos y para eventos recurrentes.

Notas adhesivas

Te permiten hacer anotaciones o recordatorios rápidos. Como quedan en un únicamente sitio, deben ser notas muy específicas. No son planificadores, son para datos, anotaciones y recordatorio no tan importantes. Son más bien un complemento de otros tipos de planificadores, agendas y tableros.

Tableros

Te permiten anotar tareas específicas de rápida acción. Te proporcionan información a la que necesitas acceso rápido, como correos o números de teléfono. Están pensados más en equipos y eventos puntuales que en ser una manera de organizar. Es información de referencia y de interés para todo el equipo de trabajo.


Es posible y hasta recomendado complementar un tipo de organización con otros y hasta mezclarlo con herramientas tecnológicas y aplicaciones que sirvan para este fin. Descubre de que manera te organizas mejor, no tengas miedo de cambiar una y otra vez de metodología, hasta que logres encontrar lo que se te acomoda.

16 Herramientas digitales

Todas las herramientas análogas de organización tienes sus similares digitales. Encontrar tu manera de organizarte puede significar el mezclar unas y otras maneras de anotar y priorizar tus tareas. La gran ventaja de estas herramientas no solo radica en su portabilidad, también en las opciones de que son más agradables visualmente, y que se pueden sincronizar entre dispositivos y usuarios.

Organizadores Digitales que debes probar

Agendas

Son perfectas para programar tus tareas, citas, invitaciones y notificaciones en general en manera de bloques diarios y semanales.

  • Citas
  • Invitados
  • Notificaciones
  • Sincronización
  • Vistas variadas
  • Anotaciones amplias y cortas
  • Revisar sobre lo ejecutado
  • Se llevan a otros lugares

Recordatorios

Existen todo tipo de aplicaciones que nos avisan, mediante notificaciones o sonidos, a ciertas y especificas horas que es lo que debemos hacer. Son muy útiles para eventos semanales, rutinas diarias, como tomar medicamentos a ciertas horas, específicas. Esta tecnología no tiene símil en las herramientas análogas

  • Horas especificas
  • Alarmas
  • Tareas puntuales
  • Medicamentos
  • Cuanto tiempo antes de salir

Notas

Las apps de notas son apps que te permiten sincronizar listas de tareas, datos simples y listas de tareas entre dispositivos y entre usuarios.Permite realizar búsquedas rápidas, aunque tengamos una gran cantidad de información.

  • Busqueda rapida
  • Sincronización
  • Listas de tareas
  • Anotaciones Amplias
  • Revisar sobre lo ejecutado
  • Anotaciones para conservar
  • Se llevan a otros lugares

Método Kanban

Organizarte con tarjetas que nos clasifiquen nuestras tareas de acuerdo a su estado de realización, es muy fácil con herramientas como Notion o Trello o Asana. Su interactividad nos da un sentimiento de satisfacción cada que podemos actualizar nuestro progreso. Además, muchas de ellas son gratis

Apps de bloqueo

Parte importante de aprender a ser productivos, es aprender a no tener distracciones. Tenemos varias opciones para que nuestros dispositivos no nos estén notificando de nada de lo que pasa en nuestras redes por ciertos periodos de tiempo que podemos ajustar, por ejemplo si trabajáramos con una técnica pomodoro.

  • Forest

Concentración

Pero, si además de evitar notificaciones, nos dan una pequeña recompensa por no estar perdiendo el foco de concentración, entonces estamos hablando de otro tipo de app que nos permite alejarnos de las distracciones.

17 Emociones y tiempo libre

Emociones y tiempo libre

Regularmente tenemos pensamientos recurrentes y siempre debemos hacer que esos pensamientos sean positivos, voy a alcanzar mi objetivo, voy a finalizar mi tarea.

Puede ser que durante un espacio especifico de tiempo determinemos que terminaremos ciertas clases, y dentro de esos espacios puede que tengamos angustias, no voy a lograrlo, no lo terminare a tiempo, me siento incomodo, pero siempre es mejor que avances que empieces, que es una actividad que va a llevarnos a una meta nuestra.

Cuando estes enfocado en una tarea, saca lo mejor de ti para terminar esa tarea, no pienses en mas cosa, concluye esa tarea, y sacale el mejor provecho a esa situación

Productividad emocional

Cuando eres constante y disciplinado, tienes una satisfacción que puede ser un detonante emocional muy fuerte. Ya sea por la satisfacción que nos genera o por la angustia que surge de no cumplir con horarios y metas. Parte de lo trascendente de planear, es calmar los pensamientos intrusivos que nos afectan productivamente.

No es realista querer ser productivos el 100% del tiempo. Los hobbys, las fiestas, los viajes y hasta ratos de ocio son necesarios para poder evitar caer en burnout y todo tipo de sobrecargas emocionales.

¿Cómo afectan tus emociones al manejo que le damos al tiempo?

Es común que tengamos pensamientos recurrentes, aquellos que vienen a nuestra mente una y otra vez. Es fundamental que ajustemos estos pensamientos de tal forma que sean positivos y nos ayuden en el cumplimiento de nuestras metas.

Existen pensamientos que logran lo contrario, por ejemplo: “para qué empiezo ahora, si ya no alcanzo a terminar”. La clave está en combatir estos pensamientos con acciones. Iniciar lo que nos proponemos puede costar un poco, pero una vez lo hacemos, es mucho más sencillo darle continuidad a nuestras actividades.

El tiempo libre también se planea

  • Es igual de necesario
  • Complementa nuestra capacidad de ser productos
  • Te enriquecen de sacan de la cotidianeidad
  • No debe ser el tiempo que sobre, se debe planear también.
  • Se relaciona directamente con ser creativos
  • Ponte una cita contigo mismo para hacer lo que te gusta durante la semana

Ponte citas contigo mismo para hacer eso que te gusta. Agenda ratos de diversión, procura tener tus horas de sueño completas. Esto forma parte de los rituales de autocuidado que tenemos muy delegados, porque no parecen estar alineados a nuestras metas. No te sientas culpable por divertirte, al contrario, reconoce su importancia para enriquecer tu pensamiento y ampliar tu visión del mundo. Aprende a planear inteligentemente
 tu tiempo libre y verás el cambio que esto genera en tu vida.

Creatividad

  • Espacios sin tensión
  • Interaccion con otros
  • Para ser creativos, debes bajarle a la tensión, es darle espacio a tu mente para recargar, y poder estar mas fresco a los problemas que tengas
  • Motivaciones diferentes
  • Aprovecha esos espacios libres para tus proyectos personales

18 Transporte y cumplimiento de compromisos

Por más que hemos aprendido a realizar home office, muchas de nuestras tareas tiene que hacerse en ciertos lugares específicos, por ejemplo ir por los niños a la escuela. En tu agenda debes agregar el tiempo de espera y traslado
, desde la puerta de donde sales, hasta el punto exacto a donde vas a llegar. Todos estos tiempos muertos deben considerarse como parte de la tarea y se deben considerar posibles retrasos. Hacerlo de otra manera sería hasta negligente
 de nuestra parte.

Tiempos de transito

  • Compromiso en lugares diferentes
  • Transporte público
  • Espacios de traslado a pie
  • Búsqueda de parqueaderos

¿Qué es una ruta crítica?

Cuando programamos nuestras actividades buscando aprovechar los mejores tiempos, para las tareas más necesarias, estamos trazando una ruta critica.

Para trazar una buena ruta crítica debemos seguir los siguientes pasos.

  • ¿Es necesario ir?
  • Opción cercana
  • Orden de trayectos

Valora la importancia de las reuniones.

No todos tiene que ser una reunión, hay veces que el tema tan simple que puede ser una llamada o un correo. Si vas a planear una reunión, intenta que sea realmente necesaria.

Buscar opciones

No todas las reuniones tiene que ser presenciales. Busca otras opciones como Zoom. De la misma manera, considera que para algunas tareas es más fácil delegar una tarea y hasta usar algún servicio de mensajería que te ahorre ese tiempo

Orden de trayectos

Aun cuando vamos a hacer la compra, si llevamos una lista con lo que necesitamos comprar y lo organizamos por el mejor trayecto, no solo estamos ahorrando tiempo, también dinero.

La importancia de los compromisos

  • Responsabilidad con otros: Cada cita que hagamos, debe ser cumplida.
  • Respetar el tiempo de otros: Valoremos el tiempo que los otros apartan para nosotros
  • Horas de llegada: Respeta los tiempos asignados, por ti y por los otros.
  • Honor a la palabra: Nuestra palabra es algo tan valioso, que no tiene precio.
  • Atención sostenida: Si ya prometiste tu tiempo, dalo entero. Sin distracciones revisando el celular o cosas relativas a esta

Aprende a decir NO

Decir que sí, a todo, es una gran defecto que muchos tenemos. Acepta cuando no estás en posibilidades de cumplir una nueva tarea. Rechaza reuniones que no son necesarias. El tiempo es algo muy importante, aprecia el tuyo y muestra respeto por él los otros.

19 Optimizar el proceso para alcanzar resultados

Quiero que te hagas una pregunta muy importante.

<aside>
💡 ¿Cuándo organizas tu tiempo o te enfrenta a una tarea, te enfocas en tener rápido el resultado, o disfrutas el proceso?</aside>

Hay que buscar donde está la motivación principal al momento de realizar una tarea. Debemos entender que cada actividad es un proceso que hay que disfrutar nuestro paso por cada una de las etapas. El diploma no es la meta, es solo la finalización de un proceso de aprendizaje. El papel no sirve de nada si no nos quedamos con los aprendizajes esperados de todo el curso.

¿Cómo obligarte a hacer algo que no quieres?

No siempre podemos disfrutar de todas nuestras tareas. A veces no queremos llenar informes o hacer reportes tediosos que sabes que nadie va a leer, pero que deben hacerse. Si no podemos delegar esta tarea y sufrimos cada que debemos ejecutarla, podemos recurrir a alguno de estos consejos.

  • Divide y vencerás: Toda tarea puede ser dividida en pequeñas sub tareas. Aunque no las anotes tan cuál en tu agenda, si es posible que si te programas para hacer primero las subtareas que menos te desagraden.
  • Identifica el ejemplo a seguir: Acercate y pregunta como otras personas, hacen rendir sus tiempos
  • Simplifica el trabajo: Analiza como has estado haciendo las cosas y busca maneras de innovar, que sean más efectivas y más rápidas.
  • Cambia tu forma de trabajar: Es posible que, después un tiempo haciendo una misma tarea, puedas encontrar mejores maneras de llevar a a cabo esos procesos.
  • Pregunta: Es muy posible que no seas la única persona que tiene que hacer esta tarea. Platica con personas con un puesto o tareas similares y pídeles que te cuenten como logran organizarse. Tu mismo puedes darles algunos de tus trucos e ideas.
  • Pide ayuda: Nunca tengas miedo de decir “esto me está sobrepasando”. Es muy válido acercarte a otras personas y pedirles que te orienten para tener mejores prácticas y enfoques.

20 Caso de éxito personal

Si empezamos siendo personas organizadas en nuestra vida diaria, será más fácil poder lograr tener un ambiente de trabajo organizado y llevar a cabo tareas de alta responsabilidad.

Organización personal y gestión del tiempo

cuando trabajas en temas de logística aprendes la importancia de ser una persona organizada que pueda llevar un buen registro del tiempo, de lo que se necesita para llevar un proco ceso, cuando llegaron las cosas a inventario y cuando fueron despachados.

Las actividades que requieren de gran logística nos enseñan muchas lecciones sobre el manejo del tiempo. Tendremos muchos plazos por cumplir, así como recordatorios. Debemos ver estos como una ayuda a nuestro trabajo y no como una angustia generadora de estrés.La planeación detallada es fundamental. Especialmente en situaciones en donde una parte del proceso sale mal, ya que si todos los demás pasos están bien estructurados, podremos enfocar nuestra atención en la tarea que más lo requiere.

Todo en el mundo de los negocios tiene que ver con horasfechas y metas por cumplir. El sistema de organización debe ser un medio de calma, no de angustia.

21 Recomendaciones para seguir aprendiendo a gestionar el tiempo

La mejor manera de encontrar nuestro máximo potencial, es conociéndonos a nosotros mismos. Cuando entendemos como es que respondemos ante las tareas que no nos gustan
, o si para nosotros las herramientas análogas
 son mejores que las digitales
, entonces es cuando realmente podemos conseguir un cambio.

Autoconocimiento y organización.

Recomendaciones para el manejo efectivo del tiempo:

  • Conócete a ti mismo. ¿Qué te motiva?¿qué te distrae?: Cuando identificamos nuestros puntos fuertes y los puntos débiles, somos más conscientes de ellos y es más fácil sacarles provecho.
  • Sé persistente y resistente. La mejora continua de nuestros procesos y sistemas de organización es una lucha de todos los días.
  • Sé flexible. Acepta los cambios de planes, de tareas y manera de hacer las cosas
  • Evalúa tus días o semanas para saber qué tanto has avanzado hacia tus metas. Los pequeños progresos, sin un aliciente para seguir haciendo las cosas.
  • Facilita un ambiente propicio para el trabajo o el estudio. Aprende a eliminar distracciones, como las Redes Sociales, y busca tus mejores horas para enfocarte en los trabajos pesados.
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