En los modulos siguientes
Todos tenemos el mismo tiempo todos los días de la semana
Tu caso es único.
Revisa las areas de tu vida en las cuales divides tu tiempo ya sea trabajo, estudio, o tiempo personal, nos enfocaremos en ver esto como una estratagia conjunta para maximizar tu tiempo
Una vez hecho el programa anterior, podras comprender mejor y podras utilizar distintos tipos de herramientas ya sean analogas o digitales
Podrías llevar a cabo buenas practicas entre las cuales se destacan
El tiempo siempre ha sido el mismo todos tenemos 24 horas, pero a veces sentimos que no nos alcanza
Los flujos de trabajo, los procesos, actividades en todos los aspectos de tu vida
Nos debemos enfocar en gestionar esos flujos de trabajo, gestionar las tareas que tenemos por hacer.
Porque si no nos enfocamos en todo nos abruma
En el que muchas personas se sienten contentas por terminar muchas tareas en poco tiempo, pero………
¿Crees que esto realmente ayuda realmente en tu desarrollo personal?
Esto nos lleva a terminar desenfocados, no sabemos donde comenzar, tenemos mil y un tareas por hacer, y no sabemos a que darle prioridad
peroo….
Y así es como perdemos el enfoque
Mas que gestionar el tiempo debemos gestionar el flujo de trabajo, pero aparte de esto debemos gestionar las tareas adicionales, la perdida de enfoque en nuestro día o tu programación semanal
Viene de la cantidad de producción que podemos tener contra la cantidad de recursos que podemos tener
Estos terminos vienen de la industria, de la manufactura y en ellos tenemos esto:
En este caso lo que nosotros producimos, nuestro producto, son las tareas que debemos cumplir, las actividades con las que nos comprometemos, los proyectos que tenemos.
Nuestro tiempo
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💡 Debemos enfocarnos en resolver las tareas en menor tiempo</aside>
Pero no solo es terminar todos los cursos sin haber entendido ninguno, contestar correos a lo loco
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💡 Es enfocarnos en resolver las tareas que podamos en el menor tiempo posible, pero, con mucha calidad</aside>
Como llegamos a este punto de calidad sin trabajar de mas, o sin dedicarlo tan poco tiempo.
Si revisamos la tabla tendremos este tipo de tareas de acuerdo a nuestras actividades
MAPA DE ÁREAS DE MI VIDA
Requiere atención inmediata, desplaza nuestra atención y tiene fecha de entrega
Producen resultados tangibles, están alineadas a una meta o estrategia común y los efectos de no realizarlas son más graves
Puedes crear una matriz de criterios de priorización para ayudarte en esa tarea.
Recuerda la regla de Pareto: Verifica si 20% de las actividades que haces producen el 80% de los resultados.
Debemos enfocarnos en nuestras tareas en los compromisos que tenemos y reducir al máximo esos espacios de seguimiento que nos quitaran espacio en nuestra agenda, todo eso no nos ayuda en los procesos de gestión del tiempo.
Si una persona necesita de nosotros y no le respondemos, requerirá tiempo para seguir dándote seguimiento, y empieza a haber un desgaste para las dos partes.
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💡 Por eso es prudente que todo queda a la primera vez para poder optimizar la gestión de nuestro tiempo. En general ser efectivos</aside>
Adicional a estar atento a lo que debes entregar a otras personas y lo que tienes pendiente por recibir, es importante que estas actividades las hagas de una forma organizada e intencional. Que manejes algún sistema definido, que sea sencillo y que no tengas que dedicarle mucho tiempo extra, será clave para sacarle provecho a tu tiempo y el de otros.
Mi recomendación es, crear un calendario general a la hora de repartir responsabilidades y reflejar estas fechas clave en las agendas de todos. Tener claro la precedencia de las tareas, en que orden deben ser realizadas con prioridades y registrar en tu agenda tanto la fecha de entrega, como la fecha en que vas a realizar tu parte.
Algunos tips cuando alguien debe entregarte una tarea, son:
Cuando creemos que tenemos tiempo para hacer una tarea, y la aplazamos .
Cuando pensamos que tenemos tiempo de sobra para hacer alguna actividad y la vamos dejando y dejando al final eso es procrastinación.
Cualquier cosa resulta mejor que cumplir la responsabilidad que te pusiste
Lo que hacemos es ignorar el compromiso que nos pusimos
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💡 Puedo jugar un tiempo videojuegos dentro de lo que estoy haciendo, inclúyelo ponlo en una tarea pero que no te gane como distracción</aside>
No podemos agregarle más horas al día, pero si podemos crear estrategias para que ese tiempo sea mejor aprovechado. Gestiona efectivamente tu tempo, es más un cambio de mentalidad, que un cambio de ambiente.
Estos consejos tienen como objetivo ayudarte a enfocar en las tareas que merecen tu tiempo, agendarles u tiempo exclusivo y óptimo, además de recompensarte por terminar tus tareas
Recuerda que sí hay suficiente tiempo, las horas son finitas, las tienes y siempre las has tenido
Implementa las 3 C: calma, claridad y conexión.
Tómate pausas entre tareas.
Aparta espacio para planear, comienza tu dia con 15 min al comenzar el dia, para organizar el dia.
Procura cerrar pendientes, esto ya es una tarea hecha
Piensa en el beneficio de cada actividad, ¿esto realmente esta alineado con mi objetivo?
Toma decisiones (por ti mismo o misma). Lo voy a hacer o no lo voy a hacer
Define cuánto tiempo dedicarás a cada tarea.
Recuerda que planear no es lo mismo que llenar una agenda.
Escribe tus logros al terminar el día.
Hablemos de la diferencia
entre fechas de entrega
y fechas de realización
. De nada sirve poner la fecha de entrega, si no hemos aparato espacio en nuestra agenda para realizar esta tarea. Debemos enfocarnos en la diferencia entre cuando debe ser hecho y cuando entregado. Tenemos muchas pequeñas actividades que cumplen con esta tarea y es en ellas en las que nos debemos enfocar
Supongamos que tienes que hacer un producto de uso diario, por ejemplo un champú.
Back to Future, o línea regresiva, es una herramienta que te permite programar la fecha de realización de todas las tareas pequeñas que componen una meta a largo plazo, analizando en reversa a partir de la fecha de entrega de la meta final. Así, puedes proyectar la fecha en que debes comenzar con la primera tarea de todas y programar todas las fechas en que debes terminar las tareas de corto plazo.
1) Establece una fecha límite para una meta.
2) Descompón esa meta en tareas cortas y concretas.
3) Define la duración de cada una de esas tareas.
4) Establece las dependencias entre tareas para definir cuales se realizarán primero ó cuales son de mayor prioridad.
5) Organiza las tareas en un calendario haciendo uso de la información que obtuviste sobre su duración y orden.
6) ¡Listo! Ya sabes cuanto vas a tardar en realizar llevar a cabo tu meta, qué debes hacer y en qué tiempo debes hacerlo para lograrlo, y sobre todo puedes decidir cuando empezar.
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💡 No agendes una fecha de entrega, agenda las tareas que necesitan ser hechas para realizar esa entrega.</aside>
Comenzamos la semana, la mayoría de las veces, sin tener una idea clara de la cantidad de cosas que debemos alcanzar esa semana, o la disponibilidad de tiempo que realmente tenemos. No importa que herramientas utilices para organizar tu tiempo, lo importante es que tengas una metodología clara para organizar y priorizar tus actividades semanales. Para esto puedes apoyarte de una gran cantidad de herramientas digitales
y físicas
. No importa cuáles uses, mientras se ajusten a tus necesidades y te ayuden a planificar de manera consistente tus semanas.
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💡 El trabajo es fundamental, pero también las horas familiares y de descanso, recuerda que incluirlas es una manera de evitar caer en la procrastinación
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Consiste en dividir toda tu semana en bloques de tiempo destinados a actividades específicas inmutables. Aquí vamos a organizar todos y cada uno de los aspectos de nuestra vida y emplearemos toda nuestra fuera de voluntad para cumplir con estas tareas en sus tiempos. Una de sus desventajas es que deja poco espacio para la improvisación, los retrasos y las actividades inesperadamente largas.
Uno de los temas principales a la hora de organizar tu tiempo y ejecutar los compromisos propuestos, es tener una buena metodología que te permita enfocarte y medir los tiempos que dedicas a las tareas y actividades priorizadas. Para esto, quiero mostrarte dos de las metodologías más conocidas en términos de enfoque y concentración que te invito a probar y a comentar con cual te sientes mas cómodo(a).
Esta metodología te pide que te enfoques en 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. En estos espacios de trabajo debes comprometerte completamente con la tarea propuesta y en los 5 minutos de descanso debes elegir algo sencillo que te haga descansar la mente y te evite la fatiga.
La técnica Flowtime, está basada en la técnica Pomodoro, pero se enfoca en evitar perder esos momentos de alta concentración que en algunas oportunidades nos encuentran justo al acabar los 25 minutos propuestos, y nos permite alargar por 15 o 25 minutos más, antes de tomar un descanso. Esto permite que al acabar una sección de tiempo te preguntas si puedes seguir por un espacio adicional de tiempo y así no perder ese pico de concentración y productividad.
Para estas técnicas hay diferentes instrumentos de seguimiento en internet o aplicaciones que te pueden ayudar, pero no es necesario para comenzar. ¡Solo basta con que tengas un cronómetro y mucho compromiso con tus metas y objetivos!
Aunque todos tengamos a nuestra disposición algún dispositivo móvil, no podemos negar que las ideas en papel, escritas con nuestro puño y letra, son mucho más fuertes y perdurables. Existen muchas maneras de manejar nuestra información de manera analógica.
El cuaderno es la herramienta de toda la vida para organizarte. Te permite manejar listas de tareas, recordatorio y todo tipo de explicaciones amplias. Su temporalidad es muy amplia y es muy fácil de transportar a otros lugares.
Te abre una visión por día y también de un año completo. Sirve como un registro cronológico perfecto. Te deja hacer anotaciones amplias y revisar sobre lo ejecutado. Tiene un buen alcance hacia el futuro: te deja programar tareas para fechas específicas. Sus tamaños de bolsillo y diferentes presentaciones son muy prácticas.
Te da una visión general de tu semana completa en una sola vista. Te deja hacer anotaciones muy cortas y te permite enfocarte en un periodo específico (1 semana a la vez). Pueden ser de tamaño de una hoja o puede ser un pizarrón en una pared. Nos sirven muy bien para ver sucesiones de eventos y para eventos recurrentes.
Te permiten hacer anotaciones o recordatorios rápidos. Como quedan en un únicamente sitio, deben ser notas muy específicas. No son planificadores, son para datos, anotaciones y recordatorio no tan importantes. Son más bien un complemento de otros tipos de planificadores, agendas y tableros.
Te permiten anotar tareas específicas de rápida acción. Te proporcionan información a la que necesitas acceso rápido, como correos o números de teléfono. Están pensados más en equipos y eventos puntuales que en ser una manera de organizar. Es información de referencia y de interés para todo el equipo de trabajo.
Es posible y hasta recomendado complementar un tipo de organización con otros y hasta mezclarlo con herramientas tecnológicas y aplicaciones que sirvan para este fin. Descubre de que manera te organizas mejor, no tengas miedo de cambiar una y otra vez de metodología, hasta que logres encontrar lo que se te acomoda.
Todas las herramientas análogas de organización tienes sus similares digitales. Encontrar tu manera de organizarte puede significar el mezclar unas y otras maneras de anotar y priorizar tus tareas. La gran ventaja de estas herramientas no solo radica en su portabilidad, también en las opciones de que son más agradables visualmente, y que se pueden sincronizar entre dispositivos y usuarios.
Son perfectas para programar tus tareas, citas, invitaciones y notificaciones en general en manera de bloques diarios y semanales.
Existen todo tipo de aplicaciones que nos avisan, mediante notificaciones o sonidos, a ciertas y especificas horas que es lo que debemos hacer. Son muy útiles para eventos semanales, rutinas diarias, como tomar medicamentos a ciertas horas, específicas. Esta tecnología no tiene símil en las herramientas análogas
Las apps de notas son apps que te permiten sincronizar listas de tareas, datos simples y listas de tareas entre dispositivos y entre usuarios.Permite realizar búsquedas rápidas, aunque tengamos una gran cantidad de información.
Organizarte con tarjetas que nos clasifiquen nuestras tareas de acuerdo a su estado de realización, es muy fácil con herramientas como Notion o Trello o Asana. Su interactividad nos da un sentimiento de satisfacción cada que podemos actualizar nuestro progreso. Además, muchas de ellas son gratis
Parte importante de aprender a ser productivos, es aprender a no tener distracciones. Tenemos varias opciones para que nuestros dispositivos no nos estén notificando de nada de lo que pasa en nuestras redes por ciertos periodos de tiempo que podemos ajustar, por ejemplo si trabajáramos con una técnica pomodoro.
Pero, si además de evitar notificaciones, nos dan una pequeña recompensa por no estar perdiendo el foco de concentración, entonces estamos hablando de otro tipo de app que nos permite alejarnos de las distracciones.
Regularmente tenemos pensamientos recurrentes y siempre debemos hacer que esos pensamientos sean positivos, voy a alcanzar mi objetivo, voy a finalizar mi tarea.
Puede ser que durante un espacio especifico de tiempo determinemos que terminaremos ciertas clases, y dentro de esos espacios puede que tengamos angustias, no voy a lograrlo, no lo terminare a tiempo, me siento incomodo, pero siempre es mejor que avances que empieces, que es una actividad que va a llevarnos a una meta nuestra.
Cuando estes enfocado en una tarea, saca lo mejor de ti para terminar esa tarea, no pienses en mas cosa, concluye esa tarea, y sacale el mejor provecho a esa situación
Cuando eres constante y disciplinado, tienes una satisfacción que puede ser un detonante emocional muy fuerte. Ya sea por la satisfacción que nos genera o por la angustia que surge de no cumplir con horarios y metas. Parte de lo trascendente de planear, es calmar los pensamientos intrusivos que nos afectan productivamente.
No es realista querer ser productivos el 100% del tiempo. Los hobbys, las fiestas, los viajes y hasta ratos de ocio son necesarios para poder evitar caer en burnout y todo tipo de sobrecargas emocionales.
Es común que tengamos pensamientos recurrentes, aquellos que vienen a nuestra mente una y otra vez. Es fundamental que ajustemos estos pensamientos de tal forma que sean positivos y nos ayuden en el cumplimiento de nuestras metas.
Existen pensamientos que logran lo contrario, por ejemplo: “para qué empiezo ahora, si ya no alcanzo a terminar”. La clave está en combatir estos pensamientos con acciones. Iniciar lo que nos proponemos puede costar un poco, pero una vez lo hacemos, es mucho más sencillo darle continuidad a nuestras actividades.
Ponte citas contigo mismo para hacer eso que te gusta. Agenda ratos de diversión, procura tener tus horas de sueño completas. Esto forma parte de los rituales de autocuidado que tenemos muy delegados, porque no parecen estar alineados a nuestras metas. No te sientas culpable por divertirte, al contrario, reconoce su importancia para enriquecer tu pensamiento y ampliar tu visión del mundo. Aprende a planear inteligentemente
tu tiempo libre y verás el cambio que esto genera en tu vida.
Por más que hemos aprendido a realizar home office, muchas de nuestras tareas tiene que hacerse en ciertos lugares específicos, por ejemplo ir por los niños a la escuela. En tu agenda debes agregar el tiempo de espera y traslado
, desde la puerta de donde sales, hasta el punto exacto a donde vas a llegar. Todos estos tiempos muertos deben considerarse como parte de la tarea y se deben considerar posibles retrasos. Hacerlo de otra manera sería hasta negligente
de nuestra parte.
Cuando programamos nuestras actividades buscando aprovechar los mejores tiempos, para las tareas más necesarias, estamos trazando una ruta critica.
Para trazar una buena ruta crítica debemos seguir los siguientes pasos.
No todos tiene que ser una reunión, hay veces que el tema tan simple que puede ser una llamada o un correo. Si vas a planear una reunión, intenta que sea realmente necesaria.
No todas las reuniones tiene que ser presenciales. Busca otras opciones como Zoom. De la misma manera, considera que para algunas tareas es más fácil delegar una tarea y hasta usar algún servicio de mensajería que te ahorre ese tiempo
Aun cuando vamos a hacer la compra, si llevamos una lista con lo que necesitamos comprar y lo organizamos por el mejor trayecto, no solo estamos ahorrando tiempo, también dinero.
Decir que sí, a todo, es una gran defecto que muchos tenemos. Acepta cuando no estás en posibilidades de cumplir una nueva tarea. Rechaza reuniones que no son necesarias. El tiempo es algo muy importante, aprecia el tuyo y muestra respeto por él los otros.
Quiero que te hagas una pregunta muy importante.
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💡 ¿Cuándo organizas tu tiempo o te enfrenta a una tarea, te enfocas en tener rápido el resultado, o disfrutas el proceso?</aside>
Hay que buscar donde está la motivación principal al momento de realizar una tarea. Debemos entender que cada actividad es un proceso que hay que disfrutar nuestro paso por cada una de las etapas. El diploma no es la meta, es solo la finalización de un proceso de aprendizaje. El papel no sirve de nada si no nos quedamos con los aprendizajes esperados de todo el curso.
No siempre podemos disfrutar de todas nuestras tareas. A veces no queremos llenar informes o hacer reportes tediosos que sabes que nadie va a leer, pero que deben hacerse. Si no podemos delegar esta tarea y sufrimos cada que debemos ejecutarla, podemos recurrir a alguno de estos consejos.
Si empezamos siendo personas organizadas en nuestra vida diaria, será más fácil poder lograr tener un ambiente de trabajo organizado y llevar a cabo tareas de alta responsabilidad.
cuando trabajas en temas de logística aprendes la importancia de ser una persona organizada que pueda llevar un buen registro del tiempo, de lo que se necesita para llevar un proco ceso, cuando llegaron las cosas a inventario y cuando fueron despachados.
Las actividades que requieren de gran logística nos enseñan muchas lecciones sobre el manejo del tiempo. Tendremos muchos plazos por cumplir, así como recordatorios. Debemos ver estos como una ayuda a nuestro trabajo y no como una angustia generadora de estrés.La planeación detallada es fundamental. Especialmente en situaciones en donde una parte del proceso sale mal, ya que si todos los demás pasos están bien estructurados, podremos enfocar nuestra atención en la tarea que más lo requiere.
Todo en el mundo de los negocios tiene que ver con horas, fechas y metas por cumplir. El sistema de organización debe ser un medio de calma, no de angustia.
La mejor manera de encontrar nuestro máximo potencial, es conociéndonos a nosotros mismos. Cuando entendemos como es que respondemos ante las tareas que no nos gustan
, o si para nosotros las herramientas análogas
son mejores que las digitales
, entonces es cuando realmente podemos conseguir un cambio.
Recomendaciones para el manejo efectivo del tiempo:
