Adicional a estar atento a lo que debes entregar a otras personas y lo que tienes pendiente por recibir, es importante que estas actividades las hagas de una forma organizada e intencional. Que manejes algún sistema definido, que sea sencillo y que no tengas que dedicarle mucho tiempo extra, será clave para sacarle provecho a tu tiempo y el de otros.
Mi recomendación es, crear un calendario general a la hora de repartir responsabilidades y reflejar estas fechas clave en las agendas de todos. Tener claro la precedencia de las tareas, en que orden deben ser realizadas con prioridades y registrar en tu agenda tanto la fecha de entrega, como la fecha en que vas a realizar tu parte.
Algunos tips cuando alguien debe entregarte una tarea, son:
Crear recordatorios para preguntar a otros sobre las entregas pendientes.
Usar boards de trabajo conjunto con notificaciones.
Seguir una herramienta colaborativa de trabajo que simplifique el seguimiento y la ejecución.
Esta historia es muy interesante y viene a tema. La leí en el libro "Decídete", de Chip Heath y Dan Heath.
En los 90´s, las banda de rock eran muy populares y la mejor manera de ganar dinero de estas era mediante los conciertos que daban. Una banda promedio hacia 1 concierto por semana, aveces 2, pero Van Halen queria aprovechar aquellos tiempos de éxito, por lo llegaban a tener incluso 3 conciertos por semana, ademas de hacerlos con mucha infraestructura, show de fuegos artificiales, grandes pantallas y un sonido impresionante.
Por lo tanto tenían que confiar en el personal de staff del sitio donde sería el concierto, su propio staff de la banda no era capaz de encargarse de toda la logisitica e infraestructura por si mismos.
¿cómo asegurar entonces que la gente externa del staff haría las cosas bien? No querian que aconteciera otro accidente mas como aquel en el Michael Jackson se quemó por filmar un comercial de Pepsi. Aqui habia fanaticos de pormedio. Una pirotecnia podía salir dirigida a un lugar incorrecto.
¿cómo hicieron? Fácil. Crearon un contrato con lujo de detalle sobre como querían la instalacion, y hacian que los ejecutivos del lugar al que fueran, firmaran. En ese contrato se detallaba incluso como deberian de ir las conexiones electricas: "Cable conectado a los parlantes secundarios derechos debe de usar cable de calibre X, con 4 tomas independientes y 10 Amper en cada uno, separado por no mas de 5 m de la siguiente conexion."
El incumplir con aquel acuerdo podría provocar que el concierto se cancelara, sujeto a criterio de la banda, en este caso Seth, integrante de la banda.
Seth, quien formaba parte del grupo de Van Halen y el grupo completo, de hecho, no eran muy famosos por mostrar respeto o por saber comportarse en lugares públicos u hoteles, y es que ¿Quién lo hacia en la época de los 90's siendo un rock star? Siendo Rock Star podías hacer lo que quisieras, estar con quien quisieras. De hecho, entre mas irreverente fueras, más popularidad tenías. Seth comenta que incluso tenían apuestas con su banda en donde pedían al hotel donde se hospedaban que les consiguiera extensiones eléctricas, en las que conectaban la tv del hotel, la encendían y la lanzaban por las escaleras para acertar el piso en el que esta se apagaría.
¿por qué lo hacían? Por que podían. Si los contratabas, tenías que lidiar con ello.
Otro de las ideas de Seth era pedir siempre en su camerino un recipiente grande con M&M's. Siempre. Era su capricho y no podía faltar. Pero no era solo eso, estos M&M's no tenían que incluir ninguno de color café.
Gente del staff relata como Seth entraba inmediatamente llegaba al camerino para validar este asunto con las golosinas, y se dedicaba a buscar dentro un solo chocolate de color café. Y si lo encontraba lanzaba la mesa por los aires sin importar lo que estuviera sobre ella.
A ojos de cualquier persona qué Set se "obsesionara" con este asunto era demasiado y sin sentido.
Prepárate a cambiar tu percepción.
Seth no hacía esto porque fuera una diva o todo poderoso. Era su forma, mediante una obra maestra, de recordarse que tenía que tomar una decision y hacer algo. Sí él encontraba un chocolate café, inmediatamente salía y pedía que revisaran de nuevo la instalacion: "Estos no ponen atencion a los detalles".
El no poder atencion a esto de los chocolates era un reflejo que tampoco ponian atencion a los detalles mas importantes, y él no iba a arriesgarse asi.
Esta era su manera de recordarse, fuera del ajetreo del dia a dia y el desgaste de los shows, que tenía que hacer algo, que tenía que revisar, que tenía que pensar. Esto tan simple pero efectivo era su recordatorio de entrar en accion.
Trata de ponerte un recordatorio que te haga salir de tu dia a dia. Ver un post it todo el tiempo en tu monitor solo hace que te acostumbres a él. Necesitas una señal mas intensa y que venga de fuera de tu ambiente.
Excelente anécdota!
Excelente aportación camarada
Aplicaciones para crear recordatorios:
REMINDER.
Con Reminder podemos crear recordatorios puntuales o que se repitan periódicamente. Cuenta además con temas, modo tablet y dispone de diversos widgets para llevar un control desde el escritorio.
TO DO REMINDER
To Do Reminder es una aplicación de recordatorios con sincronización con Google Calendar y Facebook donde además poder exportar todos los datos a la memoria de nuestro dispositivo
TICK TICK
Con TickTick tenemos una aplicación de lista de tareas donde podemos establecer un tiempo límite o crear recordatorios recurrentes. Dispone además de integración con el calendario. Se trata de un gestor gratuito aunque dispone de una versión Premium por 27,99$ al año que añade sincronización completa, más tareas, más listas y hasta cinco recordatorios diferentes por tarea.
LISTA DE TAREAS
Uno de los mejores gestores de tareas gratuitos. Un diseño ultra sencillo pero muchísimas opciones. Widgets, notificaciones inteligentes y habladas, sincronización con Google, barra de tareas o editar recordatorios por lotes
DNOTES
Otro gestor de notas que nos permite crear recordatorios muy sencillos es D Notes. Con colores muy coloridos, integración con Google Now, soporte TTS, widgets y sin anuncios. Además con opciones de seguridad como desbloquear las notas con el lector de huellas
Muchas gracias por tu aportación, Guillermo.
excelente los probare
Trello + Google Calendar, hacen una buen dupla para organizar tareas!!
Estoy de acuerdo, usar la tecnología a tu favor es un gran apalancamiento, somos como unos superhumanos con nuestras computadores de bolsillo
Igualmente si tienes descargada la app de Trello puedes configurarla para que te lleguen las notificaciones directamente desde esa app.
Trello es muy bueno, últimamente estoy usando Evernote y también va genial
Existen versiones de prueba para que de alguna manera uno haga la prueba y vea que tan factible resultan, Saludos.
Trello es una gran opción para tener un orden de todas las tareas que hay que hacer. Yo también uso Asana para evitar que se me olviden cosas que son relevantes para otras tareas. Un punto importante es que la herramienta que utilices sea multiplataforma, para tenerlo a la mano en cualquier momento.
Me ha gustado Notion, es un área de trabajo todo en uno para que gestiones notas, tareas, calendarios y otros.
Noviembre 2025 confirmando que Notion es una gran opción
Recomendaciones:
Calendario -> Google calendar
Board de trabajo -> Trello
Herramienta de comunicación -> Slack
Excelente recomendación.
Personalmente recomiendo el método Bullet Journal, escribo mis tareas de acuerdo a su secuencia y prioridad, puedo diseñar y crear de acuerdo a mi gusto y siempre la cargo en mi maleta. Digitalmente recomiendo Trello en especial si tienes tareas grupales. Saludos :)
También me gusta usar el método bullet journal, pero también me gusta tenerlo en digital
En lo personal, quise utilizar trello y fue un desastre en mi equipo, aprendí de mis errores y les comparto lo que ahora si funcionó con mis otros equipos:
Cultura de conocer y apuntar los OBJETIVOS (no actividades) en una libreta = 1 a 2 meses
Un tablero físico con la metodología Kanban, el equipo físicamente ponía las tarjetas en los tableros. = 1 mes
Implementación de Trello como SUSTITUTO del tablero físico = 1 semana
Capacitación específica de las tarjetas (miembros, checklist y adjuntos) = 2 semanas
Migración total a Trello = 2 semanas
Total = 3 a 4 meses
Me parece coherente porque a veces imponer una nueva herramienta y metodología (de la forma más rapida posible) puede llegar a ser estresante y frustante para cada parte. Es mejor empezar poco a poco, como un hábito, e irlo mejorando.
Gracias por compartir compañero!!!
ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO
muchas gracias
Algunas que recomiendo y qué he probado:
Trello
Asana
Notion
Airtables
Jira (este es más enterprise)
Google Calendar
Se que existe una llamada Monday pero la verdad no la he probado. Yo personalmente prefiero asana y notion <3.
Para todo's es buenísimo Wunderlist
Estaba probando Trello y es muy buena app para crear boards conjuntos con notificaciones. Se los recomiendo, también me acordé que hay un curso de esta herramienta en Platzi. 😄
No conocía esta aplicación. Gracias por recomendarla.
Herramientas muy buenas para trabajo colaborativo en boards pueden ser Trello o Planner (microsoft). Yo las utilizo con mis compañeros de trabajo y pueden llegar a ser muy efectivas.
Lo bueno de planner es que te da un gráfico para hacer un rápido análisis de tareas asignadas y tareas pendientes
Trello la tenía pero no tenía Planner, muy bueno!
5 Preguntas basicas que debes pode contestar despues de cualquier reunion, conversacion o de revisar emails:
Claridad en mis tareas:
Que debo entregar
A quien debo entregar
Cuando
Negociar fecha de entrega si no es posible
Cuál es la alternativa si no puedo entregar a tiempo
Claridad en las tareas de las que yo dependo:
Que me deben entregar
Quien me lo debe entregar
Cuando
Cuál es la fecha límite para recibir el entregable
Cuál es la alternativa si no me entregan a tiempo
Buenísimo. Tomo nota de ello =)
Yo llevo mi cuadrante en trello, una columna para cada categoría: Importante No urgente, Importante y Urgente… Adicionalmente, llevo una columna final la cual llamo “Done” o terminada, para evaluar mi progreso semanalmente. Para gestionar nuestros eventos o tareas inmovibles en fecha y hora, Google Calendar es una gran opción, es automatizado, preciso y personalizable. Lo bueno de estas dos aplicaciones es que también puedes usarlas para monitorear y gestionar de manera colaborativa tu trabajos en equipo y su ejecución.
Para un seguimiento personal, por ejemplo en mi caso, trato de todos los días revisar mi tablero personal de trello a modo de siempre estar pendiente de esas actividades urgentes e importantes, importantes y no urgentes, y así no retrasarme. Desglosar las tareas en tareas mucho más sencilla hace que el monitoreo sea más eficiente y el progreso más tangible.
Espero ayudarlos!
Extraje estas palabras clave:
calendario general
agendas de todos
precedencia
prioridades
fecha de entrega
recordatorios
boards
herramienta colaborativa
Excelente aporte para la clase.
Lo que hago:
Tengo una lista general de las actividades de cada semana y le hago seguimiento diario.
Cada noche tomo nota del camino que debo seguir al día siguiente con esas actividades, considerando lo que es importante y urgente.
En el equipo hacemos seguimiento 2 veces a la semana a procesos generales, pero particularmente a mis procesos les hago seguimiento con los involucrados a diario.
Todo es cuestión de ORDEN, esa es la palabra clave.
Todo esto me recuerda a esta herramienta llamada trello para organizarte en trabajos grupales así tienes un seguimiento de lo que hace cada miembro. estas son el tipo de cosas que ayuda mucho.
¿Cómo puedo hacer que mi trabajo colaborativo sea eficiente?, ¿cómo poner en sintonía a todos los miembros?
Jhoni con respuesta a tu pregunta en la parte de arriba aparece un + en la plataforma trello, luego creas un equipo e invitas a las personas que quieres que estén dentro de este.
Creo que aplicando los tips que menciona la profesora junto con una app (Google Keep, Microsoft ToDo, entre otras) y una agenda personal tiene un cierto de nivel más de recordatorio y compromiso.
La agenda o diario lo menciono debido a que hay una fuerte conexión con la memoria cuando escribimos algo en un papel.
Recomendacion de un libro buenisimo es Robar como un artista
Todo me costumbre y para mi ya es muy difícil salir del ambiente de trabajo de Google (Calendar, Task y keep) aprendí a organizarme con el y soy efectivo y eficiente, se que hay mejores o mas profesionales. Pero no importa si la herramienta es una maravilla si no obtienes resultados de nada sirve... Lo simples suele ser lo mejor.
Totalmente de acuerdo, de hecho en el caso de Google ellos lo han hecho muy bien con la integración completa que existe entre todas sus herramientas de productividad
