Gestión Eficaz de Tareas Compartidas y Seguimiento de Proyectos
Resumen
Existen tareas que nosotros realizamos con total autonomía, otras donde dependemos de los demás y un tercer tipo donde nuestra tarea tiene una responsabilidad compartida con un tercero que depende de nosotros. Son estos últimos dos casos los que son más susceptibles de ser fuentes de conflictos, retrasos y problemas.
El seguimiento de actividades puede ser fuente de conflicto, y por desgracia, también son distractores que nos quitan tiempo a ambas partes.
Cómo organizar tareas compartidas
Delega los correos, llamadas de actualización y seguimiento.
Otorga una prioridad adecuada a las actividades compartidas.
Analiza si vale la pena delegar la actividad.
Busca un cambio de colaboradores, si estos no están cumpliendo con los tiempos y formas.
Cumple con los tiempos de tus entregas, para evitar gastar tiempo tuyo y de los demás.
Recuerda la matriz de criterios de prioridad, y ayúdate con ella para encontrar las mejores decisiones.
Como beneficio de ser una persona mas organizada, es que te libera de estrés que tu mismo o las demás personas te puedan producir, así uno o las otras personas utilizarían el tiempo de manera mas productiva.
++Mi resumen de la clase:++
Administration de tareas compartidas
Esto difiere dependiendo si se trata de organizar tareas del equipo. Hay un curso llamado PMP o Gestión de proyectos en Platzi.
Esta sesión esta dedicada a enfocarse a un nivel más personal.
Tipos de tareas
Individuales
Otros dependen de mi
Yo dependo de otros
A raíz de este tipo de tareas surgen seguimientos por parte nuestra o de otras personas, cuando se trata de resolver problemas se debe identificar de que manera podemos resolverla pronto, buscando disminuir el seguimiento que se produce por la constante búsqueda de respuesta por parte de la persona, esto al final se resume en mas tiempo ahorrado y por otro lado gente que queda satisfecha pronto.
Gracias! :D
Buen resumen gracias!
¡Aprendí mucho sobre trabajo como organizar el feedback de mis equipos!
¡gracias!
Comparto mis notas :)
Que bien usado el metodo Cornel!! Felicitaciones
Gran aporte. Gracias
Súper cool!!
Te vi comentando al igual que yo el resumen de tus apuntes pero ahora que lo hago con detenimiento veo que sí funciona, lo que escribí en una hoja lo explicas mejor con pocas palabras. ¿Cuánto duras haciendo un esquema así?, ¿Siempre lo realizas?.
Para la atención efectiva al cliente hace un tiempo me enseñaron el método SIRVA
S aber escuchar
I mpartir disculpas
R esuma el problema
V aya al acuerdo
A segure la solución
Son gestiones mas efectivas.
Jajjaja me hizo reír un poco el nombre, se ve muy bueno ese método
genial
Como consejo para cuando nos preguntan por tiempo en tareas es ser precavido y dar algo de margen por cualquier problema u otra tarea urgente que se pueda interponer y hacer que nos demore mas.
Correcto!! así lo aplico ya que siempre sale algo urgente o que lo tienes que atender a la brevedad posible.
Muy buen aporte, personalmente acostumbraba a dar fechas de entrega muy ajustadas, lo que ocacionaba que me estresará mucho. Actualmente un poco, pero estoy trabajando en tener en cuenta el margen por si aparece un imprevisto.
No les pasa que entre más tratan de organizarse más se pierden entre tanta cosa? Tantas apps, métodos, recursos, metas que se confunder consigo mismos :(
Apenas iniciare con el curso, peor administrar mi tiempo o seguirlo rigurosamente es bastante complicado, como empezar el día o como terminarlo, dejar una rutina de ocio fuera para dar un completo volumen de aprendizaje y disciplina profesional es realmente complejo
Mi recomendación es que pruebes métodos/estrategias/nuevos hábitos en general de uno en uno.
Una vez hayas integrado en tu rutina ese nuevo hábito puedes pasar al siguiente, ya que si intentas cambiar muchas cosas de golpe lo más probable es que te pierdas como dices.
Si ves que a ti no te ayuda pues lo descartas y a probar el siguiente.
Aqui que perfecta la ley de pareto del 80-20. Para priorizar el 20% de los canales que resuelven el 80% de los problemas. 👍❤
Exacto!
Pienso que los canales de comunicación para hacer seguimiento más efectivos son chats tipo Microsoft Teams o Slack porque se puede tener respuesta más instantanea que, por ejemplo utilizar el correo.
Mi resumen de clase:
Tipos de tareas:
Individuales
Otros dependen de mí
Yo dependo de otros
Seguimiento:
Enfocarnos en la efectividad al momento de resolver problemas de otros, o que otros nos resuelvan los problemas ya que esto ocasiona que la persona que aun tiene duda, comience a darle seguimiento a la otra persona, esto provoca estrés, pérdida de tiempo, etc.
Excelente resumen de la clase.
A alguien le genera mucha frustración el gestionar el tiempo, o soy el único?
Hola @Alan_Silva.
No eres el único al comienzo me frustraba, pero al pasar el tiempo fui mejorando en como gestionar mi tiempo, es solo ir probando poco a poco y te apuesto que pronto dominaras en como gestionar tu tiempo.
Saludos.
¡Hola, Alan! Creo que es normal que te frustres, ya que no tienes el hábito y al intentar hacerlo puede ocasionar frustración, tranquilo, para eso es el curso, para que poco a poco vayas trabajándolo, a todos nos pasa o nos ha pasado, así que ve despacio e intenta ser constante y cumplir el horario que te pongas. Saludos! :D
Seria bueno un curso de MsProject, es un software para planeación de proyectos de forma estructurada
El problema de Microsoft es la dependencia directa a las licencias, más cuando existen muchas plataformas web que ya ofrece estos servicios.
excelente apunte gracias!
En esta parte del curso se puede encontrar que es de vital importancia el poder armar un buen grupo de trabajo, y que una persona no se convierta en el lastre de otra.
En cuanto al seguimiento, es bueno realizarlo en su justa medida, y no estar dedicado al 100% en ello, ya que se estarían dejando de ejecutar otras tareas que tengamos asignadas
A veces buscamos hacer un seguimiento muy rígido y resulta ser contraproducente. Es bueno mantenernos flexibles.
¿Ya viste el curso de productividad?
¡Saludos!
https://platzi.com/clases/productividad/
Concuerdo contigo. Creo que el seguimiento puede ser un talón de Aquiles cuando no se tiene un canal efectivo, un mensaje claro pero sobre todo esa respuesta que después puede consumir mucho tiempo.
Es cierto que el seguimiento quita tiempo a cada una de las personas involucradas. Por eso es recomendable:
Establecer fechas de entrega
Establecer actividades claras para cada uno
Compromiso de ambas partes en el cumplimiento.
Muy buena estrategia.
¿Serviría de algo usar GOOGLE CALENDAR?
Totalmente, es una de las herramientas de mayor importancia. En mi caso lo tengo conectado al móvil lo cual me ayuda a enviar recordatorios para no perder de vista mis tareas o compromisos.
Claro, de saberlo usar correctamente, tendrás una organización magistral de tus actividades.
Te ayudará a ser y sentirte más productivo.
Buen consejo el de dejar las cosas claras desde un principio, dejarlas pendientes a la larga sólo es peor.
Planificar, organizar y priorizar el trabajo diario, entre lo que es importante y lo que es urgente.
Definición concreta de cada actividad necesaria y cada puesto de trabajo, para evitar que alguna tarea se quede sin hacer o se haga dos veces.
Agrupar los trabajos en áreas o departamentos, de modo que sean realizados por las personas más adecuadas y con más experiencia y competencias para ello.
Combatir los “ladrones” del tiempo: desorden, reuniones, visitas, papeleo…
Muy buen aporte, estructurado y organizado.
En resumen, cada vez que alguien nos pide seguimiento tenemos que ser eficientes y tratar de resolver todas sus dudas, así evitamos que a futuro nos vuelva a pedir la misma información y evitamos que nos quite tiempo.
En mi caso, la mayoría de mis tareas son individuales, el único seguimiento que me piden es el avance del proyecto, cosa que resuelvo rápido y de manera eficiente, así que por esta clase creo que voy bien:D
Pregunta de examen. Las tareas compartidas son importantes en la gestión del tiempo porque:
No aprobé el examen por dos preguntas y una de esas fue esta u.u jaja
JAJAJA Muchas gracias por esa ayuda
A veces el seguimiento es como una cadena, ya que tu necesitas una información y la pides, y al que se lo pediste vuelve a pedir a su proveedor, el proveedor vuelve y se lo pide a su otro proveedor y así dependiendo uno de otro. Es muy frustrante cuando no te entregan la información, ya que no puedes acabar el trabajo.
llega un punto en que tienes que hacer el trabajo de otro para conseguir dichos documentos sabiendo que no es tu labor. Pero que se hace cuando es una tarea planificada.
Gestionen su tiempo desde el primer día de cada proyecto.
¿Qué tiempo invierto en hacer seguimiento?
¿En cuánto tiempo respondo cuando me hacen seguimiento?
No sabia como resumir El capitulo Gracias. Buen resumen!
Resumen o pregunta? hahahaha
Si es pregunta la respuesta es depende, de la urgencia, de tu tiempo y de tus prioridades
