Cómo Priorizar Actividades con la Matriz de Urgente-Importante
Resumen
Hay un dicho que dice "Cuando todo urge, nada urge". Debemos saber identificar cuáles de nuestras actividades son importantes y cuáles son urgentes.
Utiliza criterios de priorización para determinar qué actividades realizar primero.
Urgentes: requieren tu atención inmediata, requieren nuestra atención y tienen fecha de entrega.
Importantes: tienen un objetivo y producen resultados tangibles
Matriz de criterios de priorización
Puedes crear una matriz de criterios de priorización para ayudarte en esa tarea.
Urgentes e importantes: son temas importantes, pero que tuvieron poca planeación y no alcanzaste ejecutar en el momento adecuado.
Urgentes y no importantes: actividades que debes efectuar inmediatamente. Son actividades que no están alineadas con un objetivo o meta, pero se convirtieron en urgentes.
No urgentes e importantes: son actividades con objetivos y metas con los tiempos adecuados para desarrollar sus procesos. Ahí deberían estar todas tus tareas en etapa de planificación.
No urgentes y no importantes: son tareas que pueden ser divertidas, pero hacen que pierdas tiempo. ¡Elimínalas!
Recuerda la regla de Pareto: Verifica si 20% de las actividades que haces producen el 80% de los resultados.
Quiero compartir mi resumen y resultado de mi analisis hasta el momento. Espero sirva de ayuda!
++Priorización de tareas++
Urgente: requieren atención inmediata, para poder acabarla lo mas pronto posible.
Importante: Ligadas con un objetivos y ligadas a resultados tangibles.
Existe una regla de 80/20 llamada ley de Pareto. Esta regla consiste en identificar que el 20% de las actividades que hago producen el 80% de resultados.
Un consejo para todos, sería apartar un tiempo de relajación en un punto del día, o en el día cuya tareas sean más intensas; ¿Por que?,
La respuesta es simple, Esta bien organizarse, apartar tiempo para las actividades laborales y demás, sin embargo si te copas de ello, te volverás una persona metódica y seras victima del estrés; en tu organización de tiempo, nunca debe faltar el momento de relajación, ese momento en el que te olvidas de cierta forma del mundo y simplemente te relajas, y te recompensas a ti mismo. un ejemplo: Escuchar música, visitar un parque, convivir con la naturaleza, o simplemente ver el cielo estrellado durante unos minutos en la noche.
Buenísimo, muchísimas gracias
Hola Jose, yo lo que hago es que de lunes a viernes, soy full productivo, y ya los sábados y domingos, me tomó la mitad del día para mí o simplemente el día entero. Aunque los sábados los tomo más para dedicarle tiempo a Dios. Gracias por compartir.
URGENTE / NO IMPORTANTE:
Aunque no son urgentes deberían ser las primeras a realizar para salir rápido de ellas.
URGENTE / IMPORTANTE:
Es prudente analizar el por qué un tema que es importante, llegó a convertirse en urgente. Quizá tuvieron poca planeación y no re ejecutaron en su momento con mayor tiempo.
NO URGENTE / NO IMPORTANTE:
No se deberían realizar estas tareas. Son actividades que nos disipan del objetivo. Quizá sean divertidas, amenas. Pero hacen que se pierda el norte.
NO URGENTE / IMPORTANTE:
Etapa de planificación para cumplir objetivos y metas con los tiempos adecuados para desarrollar las actividades.
Buen resumen, gracias!
Muy buen resumen! gracias
Les comparto mis Metas y Actividades con las Prioridades. :D Hay mucho trabajo que hacer :)
me gusto como lo organizaste con la columna al final de prioridad , lo voy hacer con esa columna :)
Excelente trabajo, todo muy organizado.
Regla del Pareto Buscar que el 20% de Mis Actividades Logren el 80% de los Resultados
¡Hola! permíteme corregirte un poco desde mi perspectiva.
La regla de pareto es una regla que dice que el 80% de todo lo que produces, tus resultados, son dados gracias a solo el 20% de tus actividades. ¿Esto qué significa? que hay un 80% de actividades (la mayoría) que generan solo una mínima parte de los resultados.
¿Qué quiero decir?, tú no debes buscar que el 20% de tus actos generen el 80% de tus resultados porque esto ya es un hecho, esto ya ocurre.
¿Entonces? lo que debes hacer es identificar cuales son ese 20% de tareas que producen la mayoría de tus resultados y enfocarte en ellas, darle una prioridad máxima para generar máximos resultados y que el otro 80% de actividades pasen a segundo plano. Si haces que ese 20% de actividades sean tu prioridad y solo te enfocas en ellas tus resultados van a crecer de manera exponencial, pues si antes dedicabas solo 2 horas diarias a ese 20% y ahora dedicas 8 horas, generarás 4 veces más resultados.
Oye! me gustó, gracias.
Interesante Matriz. Estuve leyendo en un sitio web que Stephen Covey (por si no lo conocen, es el que publicó el libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva") fue quien propuso esta matriz, la dividió en sus cuatro cuadrantes y lo grafico de esta manera para que pueda ser entendido:
Esta matriz de administración del tiempo puede ser de gran ayuda para los que nos sentimos abrumados por la gran cantidad de tareas pendientes. Es una excelente técnica para ser mas productivos.
Muchas gracias por el aporte la verdad me sirvió mucho para complementar con la clase
Excelente!!!
Graciaaaas, sacaste las ideas que necesitaba,
Buenas! les dejo este método que saqué del libro "Metas" de Brian Tracy. A mi me funcionó muy bien y espero que sirva a mas de uno aquí.
Establece las prioridades correctamente. El mejor método, para definir las prioridades de tu lista, una vez que has definido tus objetivos principales, es el método A-B-C-D-E.
**“A” **significa que las áreas son “muy importantes”; algo que tu debes hacer. Puede tener consecuencias negativas si no lo haces.
“B” se utiliza para las áreas “importantes”; algo que deberías hacer. No son tan importantes como las “As”. Solo hay unas pocas consecuencias negativas si no las terminas.
“C” se utiliza para las actividades que son “necesarias de hacer”, pero que no son tan importantes como las “A” y las “B”. No hay consecuencias negativas por no terminarlas.
“D” significa “Delegar”. Puedes asignar esta tarea a alguien que haga el trabajo en vez de ti.
“E” de “Eliminar”, cuándo sea posible. Deberías ser capaz de eliminar todas las áreas que sean posibles, para poder liberarte tiempo.
Hola, me permito compartirles un excel donde pueden anotar sus tareas y asignarles prioridades, les aparecerá automáticamente un gráfico de cuantas tareas son importantes o urgente o ambas, espero les ayude y les rinda. :)
Disculpa, me quede leyendo tus metas y tareas, te felicito, y de paso copio tu excelente plantilla.
Gracias, lo descargué para ver si me sirve.
¿Sera posible que planees tanto tu vida, que te olvides de vivirla?
Hola,
No, pero sí que no la disfrutes.
En ese caso debemos tener presente que todos nuestros planes son eso, planes. Que pueden fallar y que hay cientos de variables que pueden hacer que cambien. Debemos tener claro que debemos hacer todo lo necesario, pero que hay cosas fuera de nuestras manos.
Para eso deberías planearla aproximadamente 24 horas al día durante 60 años (es una aproximación), simplemente no se puede ante morirías por dejar de dormir.
Les comparto mis notas de la clase ;)
¡Espero les ayude!
👍
Muchas gracias , me ayudo.
Cordial saludo a tod@s:
El método de priorización de tareas descrito se conoce como Eisenhower ().
buen trabajo
Una de las mejores profesores de Platzi, impecable explicacion.
Qué genial que te esté gustando el curso! Cuéntame, cuál ha sido tu parte favorita hasta ahora?
Empezando a completar mis cuadrantes
Regla de Pareto: El 80% de los resultados depende del 20% del esfuerzo.
Por esto es importante enfocarse en pocas tareas pero realmente importantes y no malgastar recursos (energéticos y mentales) e incluso tiempo de ocio en aquellas no tan relevantes.
Lo que hice para enfocarme en estudiar en Platzi Machine Learning y Diseño UX, trabajar y apoyar a mi hija en el cuidado de mis nietos fue identificar la dinámica de los niños en el transcurso del día. Una vez tuve claridad de ello, ajusté mis horarios para satisfacer mis curiosidades e investigar de la mano con Platzi. Estoy empezando este desafío en mi vida, gracias.
