El teletrabajo es un reto que pone a prueba nuestra capacidad de adaptarnos, pero no todos lo están disfrutando, especialmente los managers.
Existe el temor de perder el control sobre tu equipo de trabajo, que haya incertidumbre sobre la productividad, falta de comunicación y compromiso de los colaboradores. Algunos líderes creen que deberían micro-controlar más el tiempo de su equipo, prohibir conductas o restringir comportamientos. La ansiedad de los managers ha aumentado desde la opción del trabajo remoto haciendo que su propia productividad y satisfacción se vea afectada.
No entres en pánico, en este post te ayudaremos a adoptar una mentalidad diferente que te permitirá entender mejor los procesos y herramientas probados por managers y trabajadores con más experiencia en el campo.
El principal error del trabajo remoto es manejar toda la comunicación usando videollamadas. A pesar que es un recurso importante (resalta nuestra comunicación no verbal y nos contacta físicamente), limitar la comunicación del equipo a esta vía hará que se cree una saturación.
Para adaptarnos al trabajo remoto hay que fortalecer nuestras habilidades escritas, así que intenta mezclar los canales de comunicación incluyendo documentaciones, sistemas de mensajería corporativa, emails, etc.
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Las videollamadas son indispensables para fortalecer la cultura del equipo y obtener feedback visual inmediato**, discutir un tema para tomar una decisión muy rápido (como en una reunión presencial) o charlar 5 minutos con un compañero para que te explique cómo funciona una nueva herramienta.
Utiliza estas 17 reglas para optimizar el trabajo en equipo.
Pero también debemos saber cuándo NO hacer una videollamada. Todo lo que se pueda resolver sin una videollamada debemos resolverlo por otro canal de comunicación: Slack, correo electrónico, un documento en Notion o Google Docs…
> Cómo elegir los canales de comunicación más efectivos
La razón por la cual por defecto puedes preferir una videollamada es porque estamos acostumbrados a la comunicación síncrona, donde las respuestas son inmediatas y antes de empezar una tarea debemos terminar la anterior. Esto cambia cuando trabajamos remoto. Ahora la comunicación es asíncrona, la respuesta a nuestras preguntas pueden tardar un tiempo en llegar y vamos a trabajar múltiples tareas en paralelo.
Una forma de mejorar el flujo de trabajo y la comunicación es dividir las funciones del equipo en partes más pequeñas que permitan hacer cambios e integraciones rápidamente. Por ejemplo, si estás trabajando en la página web con tu equipo, no trabajes de la forma tradicional: primero diseño, luego frontend y finalmente el backend. Asigna tareas más específicas, realizables y que involucren a todo el equipo.
De esto tratan las metodologías ágiles como SCRUM. Te recomendamos revisar esta guía para implementar metodologías ágiles y nuevos roles de trabajo: Qué es SCRUM y los roles en SCRUM.
> Importante: que una persona haga multitasking es muy diferente a que cada integrante de tu equipo trabaje en paralelo para completar diferentes pequeñas partes de un proyecto.
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Sabiendo cuándo vale la pena (o no) hacer una videollamada, encárgate de cumplir estas reglas siempre que entres a una reunión:
Llegar tarde, no estar preparado para la videollamada o tener mal internet no solo te afecta a ti, también influye negativamente en el desempeño de tus compañeros y en la imagen que reflejan. Tómate muy en serio tus compromisos virtuales como si fueran presenciales.
Una buena práctica que refuerza tu profesionalismo consiste en asistir a la reunión 10 minutos antes para probar el audio y video. Infórmate o repasa los temas que van a discutir en la reunión. Ten a la mano los documentos que vas a necesitar. No aceptes llamadas mientras cocinas, lavas los platos o paseas por social media. Concéntrate como si estuvieras en una reunión presencial.
Trabajar en un entorno bien iluminado, ventilado y con las herramientas necesarias es tan importante como tener el software correcto instalado. Invierte en una silla cómoda optimizada para trabajar en un escritorio e informa a las personas con quien vives sobre los límites de tiempo y espacio que tiene tu nuevo trabajo.
Además de invertir tiempo y dinero en estas herramientas, también debes sentar a tu familia y explicarles que no pueden contar contigo como en fin de semana. Define tu horario y déjaselo saber a tus compañeros y familiares, así podrás ser productivo en las horas de trabajo sin dejar de lado tu tiempo para descansar o pasar tiempo con tu familia.
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Los micrófonos son elementos muy sensibles al ruido, aunque creas que no está sonando nada, es posible que tus compañeros escuchen ruidos molestos. Recuerda desactivar tu micrófono al ingresar a la reunión.
Si estás moderando la junta, deja claro que es importante darle la oportunidad de hablar a todas las personas del equipo y que los turnos para hablar se pidan levantando la mano (o la webcam). La persona que esté hablando debería ser la única que tenga el micrófono activo.
> Recuerda que los accidentes pueden pasar: https://www.instagram.com/p/B-PrSfUD2NP.
Es posible que algunas personas del equipo trabajen remoto mientras que otras aún van a la oficina. Sin importar el caso, asegúrate de que todos entran a la videollamada individualmente. Al armar grupos se pierde el enfoque y se generan conversaciones que la mayoría del equipo no podrá escuchar.
El objetivo de esta práctica es no crear ciudadanos de segunda clase. No discriminar a las personas que no están en la oficina teniendo conversaciones en las que no pueden participar o no contando con ellos para resolver un problema solo porque puedes encargarte con las personas que tienes físicamente más cerca.
La comunicación con tu equipo puede fortalecerse en tiempos del trabajo remoto. Si eres manager o líder de un equipo de trabajo, te invitamos a aprender las habilidades que la virtualización necesita. La adaptabilidad y el avance profesional de tus colaboradores son dos grandes aportes que puedes ofrecer a pesar de la crisis, por eso nunca pares de aprender.
Te recomendamos estos cursos para aprender y profesionalizar tus habilidades de liderazgo:
#NuncaParesDeAprender 🤓💚
Muchas gracias Juan por tus recomendaciones, las voy a colocar en practica.
Este blogpost también te puede ayudar: https://platzi.com/blog/aprovecha-cada-videollamada-como-y-cuando-reunirte-en-remoto/. 😉
Estos consejos los comparte Anahi en el curo #trabajaComoFreelance
Gracias!!
Una de las grandes enseñanzas que deja el COVID19 al mundo es que el teletrabajo si funciona.
El reto es implementarlo bien através de formación, de cultura y de alinear Procesos + Personas + Tecnología.
Como siempre Juan nos compartes excelentes tips, muchas gracias y de hecho ya comencé a tomar algunos de los cursos que recomendaste.
Gracias.