Diseñar un agente de inteligencia artificial efectivo no termina con definir su propósito. Para que tu agente realmente funcione dentro de tu empresa, necesitas pensar en cómo conversa con el usuario y de dónde obtiene su información. Aquí te muestro las preguntas que debes responder antes de construirlo, especialmente si trabajas con Copilot Studio.

¿Qué preguntas mejoran la experiencia de usuario en un agente IA?

La experiencia de usuario define si tu agente se siente útil o frustrante. Estas preguntas te ayudan a anticipar fricciones antes de programarlo.

¿El usuario necesita pausar para entregar más información?

A veces el agente no puede responder con lo que tiene a la mano. Si alguien busca acceso a un archivo, el agente debería pausar la conversación, preguntar cuál archivo, verificarlo y luego entregar la información. Esa pausa evita respuestas genéricas o erradas.

¿El agente debe proporcionar evidencia de sus respuestas?

Muchos agentes responden sin contexto. Tú puedes configurar que el agente redirija al usuario a la fuente original: un archivo en OneDrive, un documento en SharePoint o una página web. Eso da confianza y trazabilidad.

¿Qué es una fuente de evidencia en un agente IA? Es el archivo o enlace original que respalda la respuesta del agente, como un documento de SharePoint o una URL pública. Sirve para que el usuario verifique la información.

¿El agente requiere respuestas concisas o extensas?

No todas las consultas piden lo mismo. Puedes delimitar la cantidad de caracteres o la longitud de la respuesta según el caso. A veces necesitas que entregue documentos extensos; otras veces, una respuesta corta y directa.

¿Cómo se integran aprobaciones, despliegue y flujo conversacional?

Un agente vive dentro de un ecosistema. Estas tres preguntas conectan la conversación con procesos reales de la empresa.

¿El agente necesita aprobaciones o envío de correos?

Con Power Automate puedes crear flujos que envíen correos automáticos cuando alguien le pide algo al agente. Por ejemplo: un usuario solicita acceso a un documento, el agente envía un correo al dueño, el dueño aprueba y el usuario recibe el acceso. Todo sin intervención manual extra.

¿Dónde va a estar desplegado el agente?

Las conversaciones cambian según el canal. No es lo mismo conversar en Teams, en SharePoint, en un sitio web de prueba o en canales como WhatsApp y Telegram. Define el canal antes de diseñar los mensajes, porque cada plataforma tiene reglas distintas de formato y longitud.

¿Cómo debería ser una conversación completa con el agente?

Antes de pensar en flujos, aprobaciones o correos, diseña el paso a paso natural de la conversación. Imagina cómo arranca, qué responde el usuario, qué desvíos puede tomar y cómo cierra la interacción. Ese mapa conversacional es la base de todo lo demás.

¿Qué es un flujo conversacional? Es el recorrido paso a paso que sigue el usuario al hablar con el agente, desde el saludo inicial hasta la respuesta o acción final.

¿Qué son las fuentes de conocimiento y cómo elegirlas?

Las fuentes de conocimiento son los repositorios desde donde el agente extrae información. Sin ellas, tu agente no tiene de qué hablar.

¿Tengo toda la información disponible y en qué tamaño?

Primero verifica que tienes todos los documentos. Si te falta algo, consíguelo antes de construir el agente. Luego revisa el peso de los archivos, porque Copilot no puede manejar archivos demasiado grandes.

• Archivos superiores a 100 megabytes deben partirse en pedazos más pequeños.
• PDFs pesados, entre 500 MB y 1 GB, conviene comprimirlos y fragmentarlos.
• Archivos de 1 o 2 GB no son procesables sin dividirlos antes.

Fragmentar la información permite que la inteligencia artificial procese todo lo que necesita sin saturarse.

¿En qué formato y dónde guarda los datos el agente?

Si tu agente guarda información, define el formato y el repositorio desde el inicio. Puedes guardar en Word, PowerPoint, Excel, como imagen o como variable. Cada formato tiene un destino ideal:

• Archivos Word, PDF y PowerPoint: SharePoint o OneDrive.
• Archivos Excel: mejor en Dataverse, porque maneja datos estructurados.
• Variables y datos dinámicos: Dataverse o el almacenamiento interno del agente.

¿Qué es Dataverse? Es la base de datos de la plataforma Power Platform de Microsoft, ideal para guardar datos estructurados como tablas de Excel que el agente necesita consultar.

¿Cómo aplicar estas preguntas a tu propio caso de uso?

Ya tienes las estrategias para diseñar un agente de manera efectiva. Ahora identifica un caso de uso o un problema real dentro de tu empresa que quieras resolver con un agente.

Responde primero las cuatro preguntas fundamentales que vimos en la clase anterior, y luego suma estas nuevas sobre experiencia de usuario y fuentes de conocimiento. Puedes escribirlo todo en un documento propio o usar las plantillas de los recursos: una viene completa con un agente de ejemplo, y la otra es un borrador en blanco para que aceleres tu diseño.

¿Qué caso de uso vas a resolver primero con tu agente? Cuéntalo en los comentarios.