Automatizar la recepción de solicitudes de usuario es uno de los flujos más útiles que puedes construir con Power Automate y Copilot Studio. Aquí aprendes a capturar datos desde un agente conversacional, guardarlos en Excel y disparar un correo de notificación, todo en un mismo flujo conectado.
Este recurso te sirve si estás creando agentes empresariales y necesitas que las conversaciones terminen en una acción concreta: una fila nueva en una tabla y una alerta al responsable.
¿Qué datos necesitas capturar desde el agente?
La lógica empieza en Copilot Studio con dos preguntas simples al usuario. Cada respuesta se guarda en una variable de tipo string que después viajará al flujo.
- La variable nombre, que almacena quién hace la solicitud.
- La variable solicitud, que guarda el problema o requerimiento puntual.
Estas dos variables son la materia prima del flujo. Sin ellas, ni la tabla de Excel ni el correo tendrían contenido que mostrar.
¿Qué tipo de variable se usa para guardar el nombre del usuario? Una variable tipo string, porque almacena texto libre como nombres o descripciones de solicitudes.
¿Cómo se estructura el flujo en Power Automate?
El flujo se arma con cuatro nodos en secuencia, dos de ellos ya conocidos de clases anteriores y dos nuevos que hacen el trabajo pesado.
- Nodo de entrada que recibe los datos enviados desde el agente.
- Nodo Add a row into a table que inserta la fila en Excel.
- Nodo Send an email que notifica al responsable.
- Nodo de salida Respond to the agent que devuelve un mensaje al usuario.
¿Cómo configurar Add a row into a table?
Este nodo siempre te pide la misma información: ubicación del archivo, librería, nombre del archivo y tabla específica. La parte clave está en los parámetros avanzados, donde eliges qué columnas se van a llenar.
En el ejemplo solo se marcan dos campos: solicitante y solicitud. En el primero conectas la variable nombre del agente y en el segundo la variable solicitud. Así el dato que el usuario escribió en Copilot Studio se escribe directo en Excel.
¿Cómo enviar el correo con los datos del usuario?
En el nodo Send an email defines destinatario, subject y cuerpo. Para el asunto puedes usar algo como Una nueva solicitud de usuario ha sido registrada y agregar un emoji con la combinación Windows + punto.
El detalle importante: en el cuerpo del mensaje no uses las variables que vienen del agente, usa las casillas de Excel ya creadas. Para insertarlas, haces clic en el ícono del rayo y seleccionas el campo correspondiente. Esto asegura que el correo refleje exactamente lo que quedó guardado en la tabla.
¿Por qué usar las casillas de Excel y no las variables del agente en el correo? Porque garantiza consistencia entre lo que se almacena y lo que se notifica. Si Excel modifica algo, el correo lo refleja.
¿Cómo conectar el flujo de regreso a Copilot Studio?
Después de publicar el flujo, vuelves al agente y agregas un nodo de tipo herramienta que carga el flujo envío de solicitudes. Ahí mapeas las variables de entrada: nombre y solicitud.
Luego añades un nodo de envío de mensaje al usuario para cerrar la conversación con algo como su solicitud será revisada en las próximas veinticuatro horas, esté atento a su correo. Ese texto sale del flujo en una variable llamada mensaje, que se conecta al nodo final.
¿Qué ve el usuario al ejecutar la solicitud?
Al iniciar la conversación, el agente saluda y muestra cuatro opciones configuradas previamente.
- Registrar factura.
- Consultar inventario.
- Realizar una solicitud.
- Pasar el curso de Copilot Studio.
Cuando el usuario elige realizar una solicitud, el tema se activa, pide el nombre y el detalle del problema. Después aparecen los permisos para Excel y Office 365, porque el flujo necesita escribir en la tabla y enviar correo. Al aceptar, el agente confirma con el mensaje de seguimiento y la fila aparece en Excel con el solicitante y su solicitud.
¿Qué falta para que el agente sea más completo?
En la tabla de Excel todavía quedan campos vacíos: fecha, estado y prioridad. Ahí tienes una oportunidad clara de extender el flujo con conectores adicionales que rellenen esos datos automáticamente, por ejemplo usando expresiones de fecha actual o reglas de prioridad según palabras clave en la solicitud.
También puedes pensar cómo configurar el agente desde el inicio de la conversación para que dirija al usuario a este flujo y a los demás, usando imágenes, videos y redireccionamiento entre temas, igual que en el ejemplo donde el agente recibe con una foto creada por inteligencia artificial y un menú de cuatro opciones.
Cuéntanos en comentarios qué agentes estás construyendo, cómo los estás conectando y comparte pantallazos de tus flujos para que la comunidad aprenda de tus iteraciones.
