¿Cómo hacer un plan de onboarding efectivo?

El onboarding es un proceso que busca orientar a los nuevos talentos, ayudarlos a adaptarse a su rol y presentarles la cultura empresarial.

Pero, ¿por qué es importante realizar un plan de onboarding? Según datos de Sapling HR, una plataforma online de onboarding, un proceso adecuado puede aumentar la retención de talento en 82 % y la productividad en 70%.

Asimismo, de acuerdo con un artículo publicado por Human Resources MBA:

“Un buen programa de este tipo ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y bienvenidas y minimiza el tiempo que tardan las contrataciones en volverse productivas. El objetivo final de este tipo de actividades es lograr mejores tasas de retención, lo que limita los costos y la molestia de una alta rotación”.

Si estás interesado o interesada en diseñar y ejecutar un plan de onboarding que enamore a tus colaboradores, ¡este artículo es para ti!

¿Qué significa onboarding en español?

En español, este término significa ‘abordar’. Cuando hablamos de onboarding, hacemos referencia al proceso mediante el cual los nuevos colaboradores de tu equipo, ‘abordan’ su papel y empiezan a trabajar, de la mano de sus compañeros, para alcanzar los objetivos.

De acuerdo con Sapling:

El 54 % de las compañías con un proceso de onboarding establecido logran un nivel mayor de compromiso por parte de sus colaboradores.

Paso a paso para un plan de onboarding efectivo

Si quieres lograr una muy buena primera impresión, te recomiendo que antes de implementar el plan de onboarding de tu compañía, respondas las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo va a durar el plan de onboarding?
• ¿Qué impresión quiero que se lleven los nuevos miembros del equipo al finalizar su primer día?
• ¿Qué deberían saber los nuevos colaboradores sobre la cultura y el entorno de mi organización?
• ¿Qué objetivos deberían alcanzar los nuevos miembros del equipo durante su plan de onboarding?
• ¿Cómo mediré el éxito y los aspectos de mejora del plan de onboarding de mi organización?

El plan de onboarding consta de cuatro partes importantes:

1. Define el proceso

Asegúrate de que los nuevos integrantes de tu equipo tengan en regla los documentos necesarios. Además:

• Cerciórate de que los colaboradores hayan leído y/o firmado los documentos para su ingreso.
• Asegúrate de que los nuevos miembros del equipo cuenten con las herramientas necesarias para iniciar sus labores y participar del plan de onboarding.
• Prepara un mensaje de bienvenida o un regalo con objetos de tu empresa, como una taza, una camiseta o una libreta.
• Haz que se sientan bienvenidos y bienvenidas: comunícale al resto de tu equipo que nuevas personas llegaron a formar parte de la organización.

2. Programa el primer día

¡Llegó el momento! Los nuevos colaboradores viven su primer día como miembros de tu equipo. Para que cumplas con sus expectativas, es importante que:

• Te asegures de que las personas encargadas de acompañar a los nuevos integrantes, tengan separado el espacio en su calendario para dedicarse de lleno a esta actividad.
• Definas una reunión 1 a 1 entre el líder o los líderes de equipo que estarán a cargo de los nuevos ingresos. Procura que en este espacio los encargados le entreguen información sobre cómo está estructurada el área y lo que se espera de su contribución.
• Asignes mentores: estas personas serán las encargadas de resolver las dudas y acompañar, mucho más de cerca, a los nuevos ingresos.
• Informes a las nuevas personas del equipo sobre cómo será el proceso completo de onboarding: cuánto va a durar, qué metas deben alcanzar, qué documentos/cursos/capacitaciones deben completar, entre otra información que consideres relevante.

3. Haz que triunfen en la primera semana

Ten en cuenta que las primeras impresiones serán determinantes para construir una relación laboral basada en el respeto y la confianza. Por eso, la primera semana será el momento ideal para que conozcas mucho mejor a los nuevos integrantes de tu equipo:

• Para entender mejor las distintas personalidades de quienes llegan a reforzar tu organización, puedes pedirles que tomen algún test de personalidad. Esto te permitirá entender los puntos fuertes de cada uno y potenciarlos.
• Asígnales proyectos a las personas nuevas, esto les ayudará a sentirse más a gusto con su nuevo rol y empezar a conocer los procesos internos en profundidad.
• También es importante que te cerciores de que todos los documentos y firmas requeridas estén en orden.
• Procura que los nuevos integrantes del equipo se sientan parte de lo que acontece en el día a día. Si tienes reuniones programadas con los demás colaboradores, invita a las personas nuevas para que vayan entendiendo, de primera mano, cómo funcionan estos espacios.

4. Realiza seguimiento y mide los resultados

Ahora que las nuevas personas de tu equipo han ido adaptándose de a poco, debes tener presente que el proceso de onboarding no ha finalizado por completo. Para continuar con este plan:

• Organiza reuniones periódicas, de acuerdo con la necesidad de cada miembro del equipo, para darle feedback sobre su desempeño.
• Asegúrate de recomendarle y brindarle material de estudio o lecturas adicionales que le ayuden a adquirir nuevos skills.

Consejos adicionales

¡Ten en cuenta! Durante el primer mes es fundamental que las nuevas personas del equipo entiendan lo que se espera de ellas. De esta manera, estarán alineadas sus expectativas con las necesidades de la compañía.

Asimismo, y de acuerdo a los recursos que tenga la organización, al finalizar el proceso de onboarding pide a los nuevos empleados que llenen una encuesta. Esto te permitirá conocer los puntos fuertes de tu plan y mejorar el proceso de cara a futuras contrataciones.

¡Llegó el momento de darle la bienvenida a los nuevos integrantes de tu organización como se lo merecen! Tómate el tiempo que necesites para planificar, desarrollar y medir tu plan de onboarding. De esta manera, podrás contar con colaboradores más comprometidos, y sobre todo, felices.

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