Cómo crear un diccionario financiero en Excel

Un diccionario financiero es la herramienta que te permite traducir cada línea de tu PnL, tu balance general o tu punto de venta a una nomenclatura clara, para que después puedas analizarla sin confusiones. Si trabajas con estados financieros y no sabes en qué categoría cae cada dato, aquí aprendes a clasificar cada cuenta en su cajón correcto usando códigos contables, signos y subrubros.

La idea central es sencilla: tú traes mucha información, pero no siempre sabes a qué se refiere. Los ingresos de la línea básica van al segmento de ingresos, pero ¿la inversión en marketing es un costo o un gasto? El diccionario financiero resuelve exactamente eso, dándole a cada línea la nomenclatura que necesitan tus estados financieros [00:14].

Por qué necesito un diccionario financiero para mis estados

Cuando tienes toda tu información dispersa en un PnL mensual o en un balance general, el reto no es tener los datos, sino clasificarlos. El diccionario financiero organiza cada renglón para que sepas dónde va y cómo se comporta dentro de tu análisis [00:35].

El primer paso es traer toda la información que vas a necesitar. En el ejercicio, se toma el balance general completo y el PnL mensual desde el sistema, seleccionando todo con control + shift + flecha abajo y copiando con control C [02:10]. La recomendación es concentrar todo en un mismo lugar antes de empezar a clasificar.

¿Para qué sirve un diccionario financiero? Sirve para traducir cada línea de tu información contable a una nomenclatura estándar. Así puedes identificar rápido si un dato es ingreso, costo o gasto, y ubicarlo en el estado financiero correcto.

Cómo elimino las líneas duplicadas de mi información

Antes de asignar nomenclaturas, tienes que limpiar los datos repetidos. En la pestaña de datos usas la función de quitar duplicados sobre la columna de cuentas y aceptas [03:20].

Esto elimina toda la información que se repite y deja solo las cuentas únicas que vas a clasificar. Si ya trabajas en una empresa, es probable que esta base ya venga lista. Si construyes desde cero, este es el camino: trae todo, quita duplicados y luego asigna la nomenclatura correspondiente.

Cómo funciona la convención de códigos contables

Aquí viene lo interesante. Existe una convención de códigos que te dice de un vistazo a qué estado financiero pertenece cada cuenta según su número inicial [04:30].

• Las cuentas que empiezan con 1, 2 o 3 pertenecen al balance general (activo, pasivo o capital).
• Las que empiezan con 4, 5, 6, 7, 8 pertenecen al PnL o profit and loss.
• Los subtotales suelen terminar en un número o carácter especial; en este caso terminan en 99.

Es muy importante quitar los subtotales, porque si los mantienes, las cantidades se duplican y arruinan tu análisis. Ese numerito 99 es tu señal para excluir esa línea [05:40].

¿Qué es el PnL? Es el profit and loss, conocido en español como estado de resultados. Reúne ingresos, costo de ventas, gastos operativos, gastos financieros e impuestos para mostrar la ganancia o pérdida del periodo.

Por qué los signos importan en mi diccionario financiero

Aunque tu información original venga toda en positivo, el signo es lo que revela la dinámica real de tu empresa. Por eso multiplicas cada cantidad por un signo asignado según su rubro [06:50].

• Los ingresos llevan signo positivo, porque suman.
• Los costos, gastos operativos, gastos financieros e impuestos llevan signo negativo, porque se reflejan como una resta sobre tus ingresos.
• En el balance, el 1 lleva signo positivo, excepto la depreciación acumulada.

Así, cuando multiplicas la cantidad por su signo, sabes si el dato se muestra negativo o positivo dentro de tus estados [07:30].

Cómo identifico el estado financiero con una fórmula

Para automatizar la clasificación, extraes el primer dígito de cada cuenta. Usas la función IZQUIERDA sobre la celda con el argumento ,1, que te devuelve el primer carácter a la izquierda, por ejemplo el 4 [09:00].

Con ese dígito puedes aplicar una función SI, un BUSCARV o un BUSCARX para decidir el destino. La lógica del SI es directa: si el dato inicial es 1, 2 o 3, va al balance; en caso contrario, va al PnL [09:40].

Dentro del PnL, el número inicial define el rubro:

• 4: ingresos.
• 5: costo de ventas.
• 6: gastos operativos.
• 99: subtotal, que no se incluye.

De la misma forma traes el signo y decides si la línea se incluye o no. Recuerda: los únicos que nunca se incluyen son los subtotales.

Cómo asigno subrubros y conceptos de análisis con BUSCARV

Lo más valioso del diccionario son los subrubros, el nombre de análisis y el concepto de presupuesto, porque son las líneas que usarás en cada estado. Para eso trabajas con una guía de referencia que muchas empresas ya te entregan [11:00].

En el ejemplo, todo lo que sea ingreso de ventas básicas tiene el subrubro ventas, el análisis sugerido ventas línea básica y el concepto de presupuesto ventas línea básica. Esto le da sentido a la información.

Piensa en la nómina: no basta decir que gastaste 50% en nómina. El análisis te muestra que el director se llevó 40% y el resto del equipo el 10%. Esa profundidad la logras con los subrubros y el nivel de análisis que defines [12:20].

Cómo uso BUSCARV para traer el subrubro correcto

Para traer un subrubro, aplicas BUSCARV: seleccionas el dato, indicas la guía de referencia como matriz, fijas el rango con F4, eliges la columna que quieres regresar y cierras con 0 para coincidencia exacta [13:30].

• La columna 2 te devuelve el subrubro, por ejemplo materia prima.
• La columna 3 te devuelve el análisis, por ejemplo costo materia prima básica.

Repites la fórmula para cada línea, ajustando la referencia de celda y el número de columna que necesitas. Si se te complica la formulación, puedes apoyarte en los cursos de Excel básico, intermedio y avanzado.

Qué hago si tengo cuentas distintas a las del ejemplo

La guía de referencia de este ejercicio se armó con la información de Casa Palma, así que algunas cuentas te aplicarán y otras no. Por eso existe un catálogo de subrubros como respaldo [15:00].

Supón que tienes un ingreso por arrendamiento. Ya sabes clasificarlo: es un ingreso, va en el PnL, empieza con 4 y lleva signo positivo. Ese catálogo incluye los rubros que usa Casa Palma y otros que no, para que tengas una referencia completa y un diccionario financiero relevante tanto para el caso del curso como para tu propia empresa.

¿Con qué tipo de cuentas trabajas tú y cómo las clasificarías en tu diccionario? Cuéntanos en los comentarios.