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Liquidez y capital de trabajo con Excel
Aunque tu estado de resultados muestre números positivos, tu negocio puede quedarse sin dinero. Aquí aprenderás a calcular liquidez y capital de trabajo en Excel usando la hoja de balance, ratios financieros y el ciclo de conversión de efectivo, para saber si realmente puedes pagar lo que debes. Es una guía ideal para quien construye dashboards financieros y quiere leer la salud real de una empresa.
Por qué necesito el balance y no solo el PnL
Antes de tocar fórmulas, hay que traer la hoja de balance a Power Query desde el archivo original del ERP contable. El proceso es el mismo de siempre: entras a Datos, Obtener datos, De un archivo, desde un libro de Excel, y ahí eliges la pestaña de balance general [00:15]. Después quitas las primeras filas, aplicas encabezados y algunos formatos.
La diferencia entre PnL y balance es clave. El PnL, o estado de resultados, es como tu sueldo mensual: entran 30,000 pesos, gastas 25,000 en renta y comida, y te sobran 5,000 [02:11]. Pero esos 5,000 no significan que tengas una utilidad positiva real.
El balance sí muestra tu situación completa: las deudas que ya traías, préstamos por pagar en el futuro y todo tu estado financiero real. El PnL es el flujo, el balance es la foto general de dónde estás parado.
¿Cuál es la diferencia entre PnL y balance? El PnL mide el flujo de un periodo, es decir, cuánto entra y sale. El balance resume tu situación financiera completa, incluyendo deudas pasadas y compromisos futuros.
Por qué se rompe mi fórmula al traer el balance
En cuanto subes el balance, la fórmula de utilidad neta en tu dashboard de KPIs se rompe [03:20]. La razón es que ahora el ERP trae PnL y balance juntos, así que la fórmula jala ambos y mezcla información. La solución es ajustar la fórmula con una condición extra para que el estado sea solo PnL. Con ese cambio el monto se corrige de inmediato.
Cómo saco los ratios de liquidez con SUMAR.SI.CONJUNTO
Un negocio con buen margen puede quedarse sin efectivo de tres formas: que los clientes paguen tarde, que el inventario tarde en moverse o que le pagues demasiado rápido a los proveedores [04:35]. Para medir esto necesitas tres datos por sucursal: activo circulante, inventarios y pasivo circulante.
Cada uno se trae con SUMAR.SI.CONJUNTO desde la tabla maestra, usando el monto ajustado y filtrando por rubro. Aquí un detalle no negociable: la convención de signos. Los inventarios se registran en positivo, pero al traerlos les pones signo negativo, porque eso marca la diferencia entre un resultado correcto y uno erróneo [06:10].
Con esos tres datos calculas los tres ratios principales:
En el ejemplo, el current ratio de una sucursal dio 2.85 y el quick ratio 4.53, ambos en rango sano [08:00]. Para el consolidado sumas las sucursales de norte, centro y sur, pero los ratios siempre se recalculan, nunca se suman.
¿Qué mide el current ratio? Es la capacidad de pagar tus deudas de corto plazo. Se calcula dividiendo el activo circulante entre el pasivo circulante, y un valor entre 1.5 y 2 se considera saludable.
Qué me dice el ciclo de conversión de efectivo
Este indicador revela cuánto tiempo está atrapado tu dinero dentro de la operación. Para calcularlo necesitas cuentas por cobrar, inventarios, ventas del mes, costo de ventas y cuentas por pagar, todos traídos con SUMAR.SI.CONJUNTO desde la tabla maestra, filtrando por diciembre 2024 [10:30].
Un detalle práctico: las ventas del mes las traes como ingresos, y las cuentas por pagar pueden llamarse proveedores según tu diccionario financiero. El ciclo se arma con tres indicadores multiplicados por 30:
El ciclo de conversión final es DSO más DIO menos DPO [13:40]. La transición al consolidado cambia un poco: ahí sí sumas las sucursales, pero recuerda recalcular los ratios.
Cómo interpreto los días de cobro, inventario y pago
Estos indicadores varían muchísimo entre industrias. No es lo mismo retail que manufactura o tecnología [15:00]. Para retail, un DSO típico va de 1 a 15 días y un DIO típico entre 30 y 60 días.
En el análisis, todas las sucursales cobran muy rápido, muy por debajo de los 30 días, y la que más tarda en cobrar es Sur. Y aquí viene lo interesante: aunque Sur tiene buen margen, es la que tiene el inventario parado, así que ahí hay que mejorar la rotación.
En los días de pago, Norte y Centro están en 16 y 11 días. Podrían pedir más plazo para pagar sus compromisos sin afectar la caja y mejorar el flujo del negocio. Sur está cerca de los 30, así que esa se deja como está.
¿Qué es el ciclo de conversión de efectivo? Es el tiempo que tu dinero permanece atrapado en la operación. Se calcula sumando los días de cobro y los días de inventario, y restando los días de pago a proveedores.
El reto ahora es que construyas la evolución mensual de este ciclo de conversión. El primer paso es un SUMAR.SI.CONJUNTO donde el DSO usa cuentas por cobrar entre ingresos, definiendo un periodo específico como enero 2024 [17:20]. Analiza esa fórmula y replícala para cada mes. ¿Cómo te fue con la convención de signos? Cuéntanos en los comentarios.
al calcular el quick ratio, como ya está negativo el inventario, no tocaría es sumar? porque si resta y como está negativo lo estaria sumando. Está bien???
Exacto, también me percaté de ese detalle, supongo que fue un error...
Concuerdo con la consulta que hacen los compañeros, que se refiere a los explicado en los minutos 06:29 y 08:14. Probablemente un error involuntario en la grabación
¿Qué pasa si mis covenants son negativos?
Si tus indicadores no cumplen con los covenants (las reglas del juego que establece el banco), la institución financiera considerará que tu negocio es de alto riesgo. En la práctica, esto significa que te negarán el crédito, te ofrecerán una línea de financiamiento mucho menor, o te castigarán con tasas de interés altísimas para compensar el peligro de impago. Los covenants actúan como un sistema de semáforos; si tu Current Ratio o tu Cobertura de Intereses están en rojo, es una alerta de que tu estructura de costos está asfixiando tu rentabilidad. Antes de acercarte a pedir capital, debes optimizar tu operación interna, reducir gastos innecesarios o inyectar capital propio para mejorar estos umbrales y volver a ser un candidato atractivo.
