Copilot Notebooks en OneNote con tus archivos

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Copilot Notebooks en OneNote con tus archivos

Curso de Microsoft 365 Copilot

Clase 14 de 22

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Capturar información de reuniones, cursos o videos es solo el primer paso. Lo realmente útil llega cuando puedes transformar esas notas en contenido accionable con Copilot Notebooks en OneNote, una función que combina tus archivos personales con inteligencia artificial para generar respuestas, resúmenes e incluso pódcast a partir de tus propios documentos.

Qué es OneNote y cómo se integra con Copilot

OneNote funciona como tu libreta digital: textos, tablas, imágenes capturadas con el teléfono y notas escritas con lápiz electrónico, todo sincronizado en la nube. Sobre esa base, Copilot añade una capa de inteligencia artificial que opera de forma muy parecida a como lo hace en Word.

Si tienes contenido en una página, puedes pedirle a Copilot que lo reformule como lista, que arme un plan o que conteste preguntas específicas sobre lo que ya escribiste [00:38]. Pero el verdadero salto está en los Copilot Notebooks, accesibles desde la esquina superior izquierda.

¿Qué es un Copilot Notebook? Es un cuaderno dentro de OneNote donde agregas archivos como Excel, Word, Loop o documentos de tu OneDrive, y Copilot responde tus preguntas usando únicamente esos archivos como fuente.

Cómo cimentar respuestas de IA con tus propios archivos

La diferencia clave de los Copilot Notebooks es la cimentación o grounding: la IA no sale a internet ni a otros sistemas, solo responde con base en los documentos que tú agregas al cuaderno [02:15].

Dentro de un proyecto, por ejemplo el Proyecto Halcón, puedes ir sumando recursos uno por uno:

Hojas de cálculo de Excel con datos clave.
Documentos de Word con acuerdos o propuestas.
Páginas de Loop colaborativas para documentar reuniones.
Archivos sueltos arrastrados desde tu computadora.

Después de agregar el contenido, todas las preguntas que hagas en la parte superior tomarán esos archivos como única referencia. Esto reduce alucinaciones y te da control sobre las fuentes.

Cómo darle instrucciones globales al cuaderno

En la parte superior puedes escribir instrucciones que apliquen a todas las interacciones. Por ejemplo: "Solamente toma en cuenta los archivos que tienes abajo, contesta de forma profesional y enfócate en los proyectos y productos descritos" [03:42]. Al guardar, esa configuración persiste en cada consulta.

Cuando preguntas algo como "describe todos los productos que se encuentran en nuestra oferta", Copilot responde con elementos como dispositivos de IoT sostenibles, electrodomésticos o automatización, y además te muestra referencias clicables del documento de origen para que puedas verificar la información [04:30].

Cómo activar el modo research y ampliar fuentes

Dentro del cuaderno también puedes activar el modo research, uno de los agentes de Copilot que amplía las fuentes disponibles. Desde ahí controlas qué quieres incluir o excluir:

Reuniones y chats de Teams.
Correo electrónico y SharePoint.
Personas con las que colaboras habitualmente.
Búsqueda abierta en la web.

Cada fuente se activa o desactiva con un clic, así que puedes mantener el cuaderno cerrado a tus archivos o abrirlo a información externa según lo necesites.

¿Para qué sirve el modo research en Copilot Notebooks? Sirve para hacer preguntas más profundas combinando tus archivos con fuentes externas como correos, SharePoint o la web, sin perder la trazabilidad de las referencias.

Cómo generar un pódcast con audio overview

La función audio overview, en la esquina superior derecha, convierte el contenido del cuaderno en una narración tipo pódcast con dos personajes dialogando [06:20]. Antes de generarlo eliges parámetros como:

Tono casual o profesional.
Duración aproximada.
Audiencia objetivo, por ejemplo profesional.

Copilot toma todos los archivos del proyecto, arma un resumen y produce el audio. Una vez listo, controlas la velocidad de reproducción, avanzas o retrocedes, y puedes guardarlo directamente en tu OneDrive para escucharlo después.

El caso de uso más claro: vas en camino a una reunión con un cliente y, en lugar de releer documentos, escuchas a dos voces discutiendo las propuestas, los acuerdos y los productos del proyecto. Llegas más preparado sin haber abierto un solo archivo.

Por qué importa este flujo para tu productividad

La lógica detrás de Copilot Notebooks es simple pero potente: capturas información en OneNote, la conectas con archivos de OneDrive, le das instrucciones precisas y obtienes respuestas cimentadas en tu propio contexto. No es IA genérica, es IA aterrizada en tu trabajo real.

Una vez que tienes los datos capturados y organizados, el siguiente paso natural es analizarlos. ¿Has probado ya armar un cuaderno de Copilot con tus propios proyectos? Cuéntame en los comentarios qué archivos integraste y cómo te funcionó la cimentación.

Arístides Pérez Hernández

Hace 3 meses

Copilot Notebooks en OneNote con tus archivos es una función de Microsoft que convierte una colección de documentos en un "cuaderno inteligente" impulsado por IA. En lugar de hacer preguntas sobre un solo documento, Copilot analiza varios archivos relacionados y responde utilizando la información de todos ellos.

Imagina que tienes que preparar un informe. En vez de abrir diez documentos, leer cientos de páginas y tomar notas, Copilot hace gran parte de ese trabajo. La humanidad inventó el papeleo y luego tuvo que inventar una inteligencia artificial para sobrevivir al papeleo. Una secuencia bastante coherente, dentro de lo absurdo.

¿Cómo funciona?

Creas un Notebook (Cuaderno).
- Es un espacio de trabajo dedicado a un tema específico.
Agregas tus archivos.
- Puedes incluir:
  - Documentos de Word (.docx)
  - Presentaciones de PowerPoint (.pptx)
  - Archivos PDF
  - Hojas de Excel
  - Notas de OneNote
  - Otros archivos almacenados en OneDrive o SharePoint.
Copilot indexa toda la información.
- Analiza el contenido y entiende el contexto general de todos los documentos.
Empiezas a conversar con Copilot.
- Puedes hacer preguntas en lenguaje natural y recibir respuestas fundamentadas en tus archivos.

Ejemplos prácticos

Supongamos que tienes un Notebook sobre un proyecto policial con:

Informe de inteligencia.
Estadísticas delictivas.
Actas de reuniones.
Presentación ejecutiva.
PDF con normativa.

Podrías preguntarle:

¿Cuál es el principal problema identificado?
Resume todos los documentos en cinco puntos.
¿Qué recomendaciones aparecen repetidas?
¿Qué diferencias existen entre el informe de marzo y el de junio?
Haz una línea de tiempo de los hechos.
¿Qué municipios presentan mayor incidencia?
Prepara una presentación ejecutiva basada en estos documentos.

¿Qué ventajas tiene?

Ahorra horas de lectura.
Encuentra información específica rápidamente.
Resume documentos extensos.
Relaciona datos entre varios archivos.
Genera borradores de informes.
Contesta preguntas citando el contenido de tus documentos.
Mantiene todo organizado por temas.

Ejemplo sencillo

Imagina que cargas:

Informe_Operativo.pdf
Estadísticas.xlsx
Plan_Estratégico.docx
Reunión_Mayo.docx

Luego preguntas:

¿Qué objetivos aún están pendientes?

Copilot revisa los cuatro documentos y responde con un resumen que integra la información relevante de todos ellos.

¿Quién puede usarlo?

Está pensado principalmente para organizaciones que utilizan:

Microsoft 365
OneDrive
SharePoint
OneNote
Microsoft Copilot

Generalmente requiere una licencia de Microsoft 365 Copilot, por lo que no suele estar disponible en las versiones gratuitas de OneNote.

¿Para qué sería útil en análisis criminal?

En un entorno de análisis, podrías crear un Notebook para una investigación y agregar:

Informes de inteligencia.
Oficios.
Declaraciones.
Estadísticas delictivas.
Mapas.
Informes operativos.
Presentaciones.

Después podrías pedir cosas como:

"Identifica patrones delictivos comunes."
"Resume los hechos cronológicamente."
"¿Qué personas aparecen mencionadas en más de un documento?"
"Genera un informe ejecutivo para el mando."

Comentarios (27)27 comentarios

Carmen Elena Barquero de Rosales

Hace 9 meses

Mónica Reyes

Juan José Mejía

Kevin Fiorentino

Hace 8 meses

Andres David Martinez Torres

Daniel Alfredo García Serna

Hace 2 meses

MARIA TERESA PANIAGUA RIVERA

Naydin Yanira Amaya Chica

Jhon Alexander Mosquera Vanegas

Hace 3 días

Francisco Ines Albornoz Castillo

Company_admin

Hace 10 días

Sergio Jesús Sabido Díaz

Hace 14 días

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Hace 4 meses

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Hace 5 meses

Diego Mauricio Zuluaga Rodríguez

Hace 6 meses

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Juan R. Vergara M.

Hace 7 meses

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