Durante el módulo 4 hablamos sobre algunos trucos que yo implemento para manejar la frustración y así mostrar más confianza.
Existe un ejercicio para con el cual te puedes anticipar a los peores escenarios. Este ejercicio lo puedes hacer tú solo o en equipo y forma parte del entrenamiento de Google para Líderes en formación del que hablaremos más tarde.
Te voy a introducir a la metodología del premortem.
Esta metodología tiene la función de anticipar todo lo que podría salir mal en un proyecto o en algún asunto personal. Yo lo utilizo todo el tiempo para planear estrategias de mitigación a los peores escenarios.
Este ejercicio tiene 3 secciones. Asegúrate de llevarlas a cabo hasta el final e imagina que vas a comenzar una propuesta para un cliente o estás por incursionar en un nuevo proyecto.
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas:
Parte 3. Siguientes pasos
Ahora que tienes una lista priorizada podemos pasar a la estrategia de buscar soluciones a estos 5 problemas realistas.
Responde las siguientes preguntas para cada problema:
Este ejercicio te ayudará a planear, prevenir y trabajar sobre distintos escenarios.
Tener una mejor presencia te va ayudar en todas tus negociaciones, y recuerda que tenemos un curso de Técnicas de Negociación si quieres profundizar en el tema.
Luis Eduardo Salcedo Lucio
Miguel Angel Reyes Moreno
Juan Pablo Neira Álvarez
Michel Francisco Caraballo Gomez
Andres Mora Vanegas
Katherine Giselle Escobar Carranza
Gloria Guadalupe Cortez Portillo
Cristian Ruiz Muñoz
JAIR DE JESUS CORONEL ALVARADO
Claudia Vallejo
JENNIFER TABORDA MONSALVE
Carlos Andres Prieto Garavito
MARIO AYALA
DIANA VALENTINA GUERRA OCHOA
MANUEL ALEXANDER GOMEZ POLO
Luisa Maria Álvarez
Luis Fernando Atrisco Campos
Monica Maria Gonzalez Villada
Liceth Carolina Usma Molina
Juan Carlos Tarazona
Proyecto: Crear una página de Internet que despierte en las personas el interés por leer libros y se vuelva parte de la cultura mexicana. Problemas: 1- La gente tiene pereza de leer. (Es una realidad). 2- Desconfianza de la página (Ofrecerá links para comprar los libros) Medianamente probable. 3- Problemas de backend (Probabilidad baja, está en manos de profesionales). 4- Que no se generen ventas (No sé qué tan probable sea esto). 5- No generar visitas (Altamente probable).
Soluciones: 1- Crear contenido de valor, pruebas de que leer libros ayudará a mejorar su vida. 2- Testimonios de personas que han comprado antes en la página. 3- Contratar servicios profesionales o crearlos yo mismo :p 4- Hay que saber de marketing para llamar la atención, conseguir clientes y retenerlos. 5- El mismo punto de arriba.
Proyecto: Segundo ciclo de Campus Rep. . Desafíos:
. Problemas realistas
. Prevención de riesgos
Parte 1. - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto - El cliente no entrega la información completa - No se define bien el alcance - La comunicación con el cliente no es clara - No se definen los métodos de pago - El cliente empieza a exigir más cosas en el transcurso del proyecto - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto Parte 2. Los temas que me preocupan son: - No se define bien el alcance - El cliente no entrega la información completa - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto Los problemas con más probabilidades de ocurrir son: - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto - La comunicación con el cliente no es clara Tengo control sobre estos desafíos - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto Mayor impacto negativo - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto Parte 3. Probabilidad Baja - No se define bien el alcance: El cliente exige más cosas y se pierde tiempo: Reunión con el cliente para definir el alcance y los hitos - El cliente no entrega la información completa: El proyecto se retrasa: Definir una cláusula donde se indique que el cronograma no dará inicio sin que la información sea entregada en su totalidad y sea pertinente - La comunicación con el cliente no es clara: Se pueden generar conflictos: Comunicarse con el cliente en los hitos del proyecto presentando avances - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Verificar si el proyecto es factible por temas de conocimiento, de lo contrario apartar un tiempo extra para entrenarse - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Validar en la reunión de definición de alcance los módulos a usar Probabilidad Alta - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor: Las personas trabajan horas extras y se desmotivan: Definir en conjunto con el cliente y el equipo de trabajo el tiempo estimado - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto: Sobrecostos: Se deben definir el alcance y los objetivos espeficios al inicio del proyecto
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas” Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿Qué problemas tienen más probabilidades de ocurrir? Que la idea que aportes no se lleve a cabo de la forma en la que pensaste, la propuesta que vas a presentar sobre un tema no guste a tus demas compañeros.
El lugar de reunión tenga problemas
Las personas se encuentren indispuestas
Tenga problemas con el material a presentar
El cliente tenga mucha predisposición hacia el proyecto.
si el cliente tiene predisposición es la manera mas optima para abordar esta situación es escuchar atentamente sus opiniones y de manera amable y optimista dar respuesta a sus negativas
si tuviese problema con el material de apoyo, resolvería siendo mas activa en la presentación de la propuesta.
Parte 1 " lluvia de ideas"
1 Empezar a ganar clientes
2 Socializarme con los clientes
3 Ofrecer un producto que le guste al cliente
4 Contar con una sala de ventas
5 Fabricar aretes, collares, pulseras( para mujeres y hombres)
6 Usar la bisutería en trajes comunes y de fantasía
7 Poner precios a las prendas que estén al alcance de los clientes
8 Promover por medio de la publicidad ya sea personal en línea o por medio televisivos y radiofónicos
9 Diseñar modelos nuevos de prendas
10 Promover la bisutería con la diáfora
11 Poner nombre al negocio
12 Determinar proveedores para la compra de materiales.
Parte 2 Seleccionando problemas realistas
1 Fabricar aretes, collares, pulseras, ( para mujeres y hombres)
2 Empezar a ganar clientes
3 Ofrecer un producto que le guste al cliente
4 Promover la bisutería a la diáfora
5 Socializarme con los clientes.
Parte 3
(a) Cual es la probabilidad que esto suceda. R/ .Siguiendo el método progresivo considero que los problemas seleccionados pueden ser a un nivel alto de solución positiva.
(b) Cual podría ser el riesgo. R/ El riesgo seria no pensar positivamente en el proyecto ejecutarlo seria la manera mas idónea que el riesgo no sea protagonista.
(c) Cual podría ser un plan para prevenir ese riesgo. R/ En primer lugar seria de tomar conciencia y responsabilidad y luego replantear una propuesta de mitigación para que el proyecto no caiga.
Desarrollo de actividades
N°1 lluvia de ideas.
Esto lo contextualice entorno a mi labor como docente:
1. No a todos les puede gustar el proyecto.
2. Falta cooperación/motivación.
3. Tareas asignadas que no se cumplan.
4. Personas/estudiantes sin materiales.
5. Que los equipos de trabajo no funcionen.
6. Problemas dentro de los equipos de trabajo.
Parte N°2- seleccionado problemas.
a. Las tareas asignadas que no se cumplan en los plazos, esto es debido a la poca disposición que algunos estudiantes poseen.
b. Los equipos de trabajo que no funcionen.
c. Falta cooperación, no todos pueden enganchar con el proyecto, personas sin materiales.
d. Problemas dentro de los equipos de trabajo.
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
1. El cliente podría demorar con la entrega y depuración de los datos requeridos
2. Se presenta resistencia al cambio
3. Se podrían acabar los recursos económicos
4. El personal del cliente puede que sea de una alta rotación
5. Falta de inclusión de todas las personas requeridas
6. Cambios por parte del cliente en medio de llevar avances
7. Posibles fallas no previstas
8. Mala comunicación entre el cliente y yo
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
Luego de aplicar las 4 preguntas, considero que los cinco desafíos son el retraso en la entrega de la información, porque esto me ocurre con frecuencia y afecta el cronograma, los cambios por parte del cliente, que también es común y pone en riesgo el proyecto, la rotación del personal porque hay que retroceder para capacitar de nuevo, una mala comunicación que hace difícil el avance y la resistencia al cambio que también afecta, todos estos pueden tener una alta probabilidad y un alto impacto.
el link ya no sirve ( Google para Líderes en formación )
Yo soy consultora de un software, y los clientes a veces quieren realizar procesos que el sistema tiene configuraciones ya parametrizadas, pero ellos quieren que el programa hagan funciones especiales a su gusto.
Alta
Que pidan que se les Habilite la función en el sistema con los parámetros según sus necesidades.
Mostrarle las funciones que tiene el programa desde el correo que se le envía como Bienvenida.
lluvia de ideas
Desafíos
Que el proyecto cierre exitosamente, dentro de los tiempo metodológicos, aprender temas desconocidos.
Problemas realistas:
Estrategias y soluciones
Probabilidades alta de que ocurran estas situaciones, riesgo que el cliente no quede satisfecho , no se cumplan los indicadores, plan de mejora tomar por iniciativa propia y estudiar los temas desconocidos , estas atento a los cambios y aplicar las tácticas aprendidas en el curso para manejo de clientes difíciles.
No cumplimiento de los tiempos establecidos en la contratación.
Que no alcancen los viáticos para todo el proyecto.
Que no se obtengan todas las cartas de contrapartidas necesarias al finalizar el proyecto, establecer una buena relación con los aliados y recordarles en los comités la importancia de las mismas.
Que una actividad o indicador no se cumpla al finalizar del ejercicio. -
Que no se tenga un plan físico y financiero diligenciado
De gran ayuda este ejercicio, para mi que me dedico a transmitir eventos, en vivo lo pondré en practica.
Parte 1. - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto - El cliente no entrega la información completa - No se define bien el alcance - La comunicación con el cliente no es clara - No se definen los métodos de pago - El cliente empieza a exigir más cosas en el transcurso del proyecto - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto Parte 2. Los temas que me preocupan son: - No se define bien el alcance - El cliente no entrega la información completa - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto Los problemas con más probabilidades de ocurrir son: - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto - La comunicación con el cliente no es clara Tengo control sobre estos desafíos - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto Mayor impacto negativo - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto Parte 3. Probabilidad Baja - No se define bien el alcance: El cliente exige más cosas y se pierde tiempo: Reunión con el cliente para definir el alcance y los hitos - El cliente no entrega la información completa: El proyecto se retrasa: Definir una cláusula donde se indique que el cronograma no dará inicio sin que la información sea entregada en su totalidad y sea pertinente - La comunicación con el cliente no es clara: Se pueden generar conflictos: Comunicarse con el cliente en los hitos del proyecto presentando avances - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Verificar si el proyecto es factible por temas de conocimiento, de lo contrario apartar un tiempo extra para entrenarse - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Validar en la reunión de definición de alcance los módulos a usar Probabilidad Alta - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor: Las personas trabajan horas extras y se desmotivan: Definir en conjunto con el cliente y el equipo de trabajo el tiempo estimado - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto: Sobrecostos: Se deben definir el alcance y los objetivos espeficios al inicio del proyecto
Parte 1. Sesión de lluvia de ideas
Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
1. Se detuvo la migración masiva por una dependencia de permisos
2. Descuento automático de facturas pendientes
3. No cumplir a tiempo con los entregables
4. Incremento en el presupuesto
5. Que el alcance se vuelva más extenso de lo planeado
6. Dependencia de salidas a producción por falta de capacidad
7. No visualizar disminución del costo Financiero del pago de arrendamiento.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas:
· ¿Qué temas deberían preocuparte más? No visualizar disminución del costo financiero con los avances que se han obtenido
· ¿Qué problemas tienen más probabilidades de ocurrir? Se detuvo la migración masiva por una dependencia de permisos.
· ¿Sobre cuál de estos desafíos tienes control? Que el alcance se vuelva más extenso de lo planeado
· ¿Cuál tendrá el mayor impacto negativo? Dependencia de salidas a producción por falta de capacidad. Ya que esto afectaría los entregables del proyecto
Parte 3. Siguientes pasos
Ahora que tienes una lista priorizada podemos pasar a la estrategia de buscar soluciones a estos 5 problemas realistas.
Responde las siguientes preguntas para cada problema:
· ¿Cuál es la probabilidad de que esto suceda: baja o alta? Alta
· ¿Cuál podría ser el riesgo? Que los tiempos de los entregables no se cumplan
¿Cual podría ser un plan para prevenir ese riesgo? Entregar los avances que se tienen y argumentar los impedimentos.
Ejercicio:
<u>ASAMBLEA DE PRPOIETARIOS DE UN CENTRO EMPRESARIAL</u>
Parte 1:
Pasar una excelente convocatoria a los asambleístas (orden del día, balance, estados financieros notas, proyectos para el nuevo periodo con sus cotizaciones etc.)
Que la invitación llegue a todos los copropietarios
Que mínimo lleguen el 80% de los copropietarios
Que el auditorio sea muy cómodo (sillas, Iluminación, espacio)
Que el refrigerio llegue a tempo.
Que la señal de internet sea la mejor.
Que los equipos como micrófono, pantallas, video beam estén en perfectas condiciones.
Que metodología utilizar para tener la atención de los presentes.
Que preguntas harán los asambleístas.
Que de pronto no pueda tener la respuesta a una pregunta.
Crear unas normas para que la reunión sea efectiva y se eviten distracciones.
Como presentar los informes del consejo de administración, contador, revisor fiscal.
Que no se apruebe la cuota de administración para el siguiente periodo.
Parte No 2
Que no llegue mínimo el 50% mas 1 de los copropietarios y no haya quórum y no se puede hace la asamblea.
Que haya quorum y no asista el revisor fiscal o el contador y no presente el informe.
Que un contratista de los que debe presentar una cotización, para un proyecto no llegue.
Que los asambleístas se falten al respeto y se forme una confrontación.
Que no se llegue aprobar un proyecto o la cuota de administración para el siguiente periodo.
Parte 3:
La probabilidad que sucedan los riesgos enumerados anteriormente es alta.
Para prevenir los riesgos, seria:
Unos días antes llamar a los copropietarios y confirmar si recibieron la convocaría y explicar que si no asisten hay una norma en la citación ,aprobada por la asamblea de un sanción económica, y que si no pueden asistir enviar un poder.
Tener impreso una copia de los informes del contador y revisor fiscal, en caso de que no pudieran asistir, leerlos a los asambleístas.
Antes de iniciar la reunión dejar muy claro que unas de las normas, es hablar y dirigirse con respeto a todas las personas, de lo contrario podría ser expulsado de la reunión y si se pasa a mayores se llamaría a las autoridades componentes.
Con respecto a las cotizaciones, tener como mínimo tres propuestas y tres contratistas, por si no llega uno, se puedan presentar dos.
Sino se llega aprobar un proyecto explicar a los asambleístas, que esto va en detrimento del conjunto residencial.
