Metodología Premortem: Anticipa y Mitiga Riesgos en Proyectos
Contenido del curso
Durante el módulo 4 hablamos sobre algunos trucos que yo implemento para manejar la frustración y así mostrar más confianza.
Existe un ejercicio para con el cual te puedes anticipar a los peores escenarios. Este ejercicio lo puedes hacer tú solo o en equipo y forma parte del entrenamiento de Google para Líderes en formación del que hablaremos más tarde.
Te voy a introducir a la metodología del premortem.
Esta metodología tiene la función de anticipar todo lo que podría salir mal en un proyecto o en algún asunto personal. Yo lo utilizo todo el tiempo para planear estrategias de mitigación a los peores escenarios.
Este ejercicio tiene 3 secciones. Asegúrate de llevarlas a cabo hasta el final e imagina que vas a comenzar una propuesta para un cliente o estás por incursionar en un nuevo proyecto.
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas:
Parte 3. Siguientes pasos
Ahora que tienes una lista priorizada podemos pasar a la estrategia de buscar soluciones a estos 5 problemas realistas.
Responde las siguientes preguntas para cada problema:
Este ejercicio te ayudará a planear, prevenir y trabajar sobre distintos escenarios.
Tener una mejor presencia te va ayudar en todas tus negociaciones, y recuerda que tenemos un curso de Técnicas de Negociación si quieres profundizar en el tema.
Luis Eduardo Salcedo Lucio
Miguel Angel Reyes Moreno
Alex Javier Zelaya Vásquez
Irma del Carmen Amaya de Ramos
Katherine Giselle Escobar Carranza
Bryan Rene Rodriguez Inestroza
Juan Pablo Neira Álvarez
Michel Francisco Caraballo Gomez
Andres Mora Vanegas
Heider Stevens Alzate Hernandez
PABLO RAFAEL LIZCANO GONZALEZ
Vilma Arely López García
Mario Roberto Ramírez Chávez
Daniel Dominguez
Yesid Alejandro Guevara Rodriguez
Yesid Alejandro Guevara Rodriguez
Alex Javier Zelaya Vásquez
Alex Javier Zelaya Vásquez
Maria Margarita Argueta Santos
Ricardo Ernesto Ramírez Urrutia
Proyecto: Crear una página de Internet que despierte en las personas el interés por leer libros y se vuelva parte de la cultura mexicana. Problemas: 1- La gente tiene pereza de leer. (Es una realidad). 2- Desconfianza de la página (Ofrecerá links para comprar los libros) Medianamente probable. 3- Problemas de backend (Probabilidad baja, está en manos de profesionales). 4- Que no se generen ventas (No sé qué tan probable sea esto). 5- No generar visitas (Altamente probable).
Soluciones: 1- Crear contenido de valor, pruebas de que leer libros ayudará a mejorar su vida. 2- Testimonios de personas que han comprado antes en la página. 3- Contratar servicios profesionales o crearlos yo mismo :p 4- Hay que saber de marketing para llamar la atención, conseguir clientes y retenerlos. 5- El mismo punto de arriba.
¿Cómo creen que la metodología Premortem puede ayudar a reducir los errores y mejorar la toma de decisiones en proyectos profesionales o personales?
El Premortem no predice el futuro; hackea tu sesgo de optimismo al obligarte a tratar el fracaso como un hecho consumado. Al visualizar el "porqué" de un desastre antes de que ocurra, tu cerebro deja de defender el plan y empieza a buscar sus grietas.
Si ya sabes que algo va a fallar, ¿qué es lo primero que cambiarías en tu estrategia actual para evitarlo?
Parte 1. "Sesión de lluvia de ideas"(Lista de posibles desafíos o fallas catastróficas imaginarias antes de que el proyecto inicie)
El equipo clave o un desarrollador indispensable se enferma o renuncia a mitad del proyecto.
La API o el servicio de terceros que planeamos usar cambia sus políticas o se cae el día del lanzamiento.
El presupuesto se agota antes de terminar la fase de pruebas debido a retrasos en el diseño.
El producto final es demasiado lento o tiene una mala experiencia de usuario (UX) y la gente lo abandona.
El equipo de marketing y el de desarrollo no se comunican bien, lanzando funciones que el usuario no entiende.
Mal cálculo del tiempo de entrega, forzando un lanzamiento apresurado y lleno de errores (bugs).
La competencia lanza una solución idéntica y más barata dos semanas antes que nosotros
.Parte 2. Seleccionando problemas realistas(Los 5 desafíos con mayor impacto y probabilidad de ocurrencia, respondiendo a las preguntas de control)
Desafío Seleccionado¿Por qué es realista y crítico? (Impacto / Probabilidad)
1. Retrasos por mala estimación de tiemposTiene la mayor probabilidad de ocurrir. Afecta directamente la fecha de lanzamiento y estresa al equipo.
2. Fallas en la experiencia de usuario (UX)Debe preocupar mucho porque si el cliente no entiende la plataforma, el proyecto fracasa aunque el código sea perfecto.
3. Mala comunicación entre Marketing y DevsEs un problema común sobre el cual sí tienes control directo mejorando las reuniones semanales
4. Dependencia extrema de una API externaTiene un impacto negativo masivo. Si ese servicio falla o se cae el día del estreno, bloquea todo el producto.
5. Cuellos de botella por centralizar tareasOcurre cuando solo una persona sabe hacer algo indispensable. Si se ausenta, el proyecto se detiene por completo.¿De qué trata tu proyecto específico para adaptar estos riesgos a tu caso real, o prefieres avanzar al siguiente paso de mitigación?
El lugar de reunión tenga problemas
Las personas se encuentren indispuestas
Tenga problemas con el material a presentar
El cliente tenga mucha predisposición hacia el proyecto.
si el cliente tiene predisposición es la manera mas optima para abordar esta situación es escuchar atentamente sus opiniones y de manera amable y optimista dar respuesta a sus negativas
si tuviese problema con el material de apoyo, resolvería siendo mas activa en la presentación de la propuesta.
¿Qué pasa si no tengo el control?
Si te encuentras frente a un riesgo sobre el cual tienes cero influencia directa (como una nueva ley gubernamental, una crisis económica global o el clima), debes cambiar tu enfoque de prevención a reacción. En lugar de gastar energía intentando evitar que el evento suceda, tu plan debe centrarse en cómo vas a sobrevivir si ocurre. Esto se llama crear un plan de contingencia. Por ejemplo, no puedes controlar si un proveedor clave quiebra de la noche a la mañana, pero sí puedes tener una lista preaprobada de tres proveedores alternativos listos para entrar en acción. Clasifica estos problemas incontrolables en una categoría separada y diseña paracaídas en lugar de intentar detener la caída del avión.
Proyecto: Segundo ciclo de Campus Rep. . Desafíos:
. Problemas realistas
. Prevención de riesgos
Parte 1. - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto - El cliente no entrega la información completa - No se define bien el alcance - La comunicación con el cliente no es clara - No se definen los métodos de pago - El cliente empieza a exigir más cosas en el transcurso del proyecto - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto Parte 2. Los temas que me preocupan son: - No se define bien el alcance - El cliente no entrega la información completa - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto Los problemas con más probabilidades de ocurrir son: - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto - La comunicación con el cliente no es clara Tengo control sobre estos desafíos - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto Mayor impacto negativo - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto Parte 3. Probabilidad Baja - No se define bien el alcance: El cliente exige más cosas y se pierde tiempo: Reunión con el cliente para definir el alcance y los hitos - El cliente no entrega la información completa: El proyecto se retrasa: Definir una cláusula donde se indique que el cronograma no dará inicio sin que la información sea entregada en su totalidad y sea pertinente - La comunicación con el cliente no es clara: Se pueden generar conflictos: Comunicarse con el cliente en los hitos del proyecto presentando avances - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Verificar si el proyecto es factible por temas de conocimiento, de lo contrario apartar un tiempo extra para entrenarse - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Validar en la reunión de definición de alcance los módulos a usar Probabilidad Alta - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor: Las personas trabajan horas extras y se desmotivan: Definir en conjunto con el cliente y el equipo de trabajo el tiempo estimado - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto: Sobrecostos: Se deben definir el alcance y los objetivos espeficios al inicio del proyecto
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas” Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿Qué problemas tienen más probabilidades de ocurrir? Que la idea que aportes no se lleve a cabo de la forma en la que pensaste, la propuesta que vas a presentar sobre un tema no guste a tus demas compañeros.
...
¿Cuándo debería aplicar un ejercicio premortem?
Lo ideal es ejecutar esta dinámica justo antes del lanzamiento o al inicio de la fase de planificación, cuando el costo de hacer cambios es mínimo. Imagina que estás construyendo una casa; es mucho más barato mover una pared en los planos que derribarla cuando ya está construida con ladrillos. Al hacer este ejercicio antes de invertir tiempo, dinero o esfuerzo significativo, preparas a tu mente y a tu equipo para reaccionar con agilidad. No esperes a que las cosas salgan mal para apagar incendios. Si lo aplicas en la etapa de diseño de una propuesta comercial o antes de firmar un contrato, transformarás la ansiedad y la incertidumbre en un plan de acción estructurado, dándote una ventaja competitiva enorme.
En lo personal, me encanta dirigirme a los grupos de trabajo y el uso de una historia corta o frase inspiradora me funciona perfectamente para arrancar la jornada. Puesto que engancha a los participantes y genera confianza.
Durante la revisión de una sesión diagramada, aplicaría mentalmente la metodología del premortem d ela siguiente manera: antes de revisar página por página me pregunto: si este material se imprimiera tal como está, qué podría salir mal.
Primero identifico posibles riesgos: observaciones no incorporadas, errores conceptuales, actividades que no responden al indicador, redacción extensa, dificultades metodológicas para el docente, problemas de diagramación o inconsistencias entre índice, títulos y numeración.
Luego priorizo los riesgos con mayor impacto en el aprendizaje y en la calidad del material. Me concentro en verificar la incorporación de observaciones, la coherencia entre indicador, actividad y producto, la claridad metodológica para el docente y la consistencia editorial.
Finalmente, reviso página por página. Cuando identifico un problema, propongo un ajuste concreto y, cuando corresponde, explico brevemente el motivo técnico-pedagógico. Así reduzco el riesgo de que el material llegue a impresión con errores que generen retrabajo o dificultades de aplicación.
SOLUCION
Problema: Falta de compromiso de los trabajadores.
Probabilidad: Alta.
Riesgo: Baja participación en capacitaciones y actividades de SST.
Plan de Prevención: Realizar campañas de sensibilización, motivar la participación y comunicar los beneficios del proyecto.
Problema: Retrasos en el cronograma de ejecución
Probabilidad: Alta
Riesgo: Incumplimiento de plazos y aumento de costos.
Plan de Prevención: Establecer un cronograma detallado, realizar seguimiento periódico y definir responsables.
Problema: Problemas de comunicación entre las partes
Probabilidad: Alta
Riesgo: Malentendidos, errores y retrasos en la toma de decisiones.
Plan de Prevención: Programar reuniones periódicas, utilizar canales de comunicación claros y documentar acuerdos.
Problema: Limitaciones presupuestales del cliente****
Probabilidad: Media-Alta
Riesgo: Reducción del alcance del proyecto o cancelación de actividades.
Plan de Prevención: Definir claramente costos desde el inicio y priorizar actividades críticas.
Problema: Resistencia al cambio por parte de la organización
Probabilidad: Alta
Riesgo: Dificultad para implementar mejoras y cumplimiento de objetivos.
Plan de Prevención: Involucrar a los líderes desde el inicio, explicar beneficios y gestionar adecuadamente el cambio.
LLUVIA DE IDEAS
Posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto:
SELECCIONANDO PROBLEMAS REALISTAS
Los 5 desafíos con mayor impacto y probabilidad serían:
El ejercicio consta de tres pasos:
Esta metodología permite prepararse mejor, tomar decisiones más informadas y afrontar los desafíos con mayor seguridad.
La metodología Premortem es una herramienta que ayuda a anticipar los posibles problemas o riesgos antes de iniciar un proyecto o afrontar un reto personal. Su objetivo es identificar los peores escenarios para diseñar estrategias de prevención y mitigación, reduciendo la frustración y aumentando la confianza al tomar decisiones.
Secion de lluvia de ideas
Escacez de recurso
La gente no esta dispuesta
irresponsabilida
problemas realista
Que no se responda en el tiempo estipulado
No toman con seriedad las funciones
problemas para trabajar en equipo
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
No contar con los recursos básicos
Problemas en el trabajo
Mucho trabajo para la misma fecha
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
1-El poco apoyo de los padres en la educación de sus hijos
-Falta de recursos
2-Ambos
3-ninguno al 100 pero Si un poco
4-La falta de apoyo de los padres
Parte 3.
Siempre suceden
-La reprobación de los hijos por descuido
El plan sería abordar estos temas en cada reunión escolar y dar recomendaciones con base en la realidad y posibles situaciones. Trabajar unidos
2-
