Contenido del curso
Metodología Premortem: Anticipa y Mitiga Riesgos en Proyectos
Durante el módulo 4 hablamos sobre algunos trucos que yo implemento para manejar la frustración y así mostrar más confianza.
Existe un ejercicio para con el cual te puedes anticipar a los peores escenarios. Este ejercicio lo puedes hacer tú solo o en equipo y forma parte del entrenamiento de Google para Líderes en formación del que hablaremos más tarde.
Te voy a introducir a la metodología del premortem.
Esta metodología tiene la función de anticipar todo lo que podría salir mal en un proyecto o en algún asunto personal. Yo lo utilizo todo el tiempo para planear estrategias de mitigación a los peores escenarios.
Este ejercicio tiene 3 secciones. Asegúrate de llevarlas a cabo hasta el final e imagina que vas a comenzar una propuesta para un cliente o estás por incursionar en un nuevo proyecto.
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas:
Parte 3. Siguientes pasos
Ahora que tienes una lista priorizada podemos pasar a la estrategia de buscar soluciones a estos 5 problemas realistas.
Responde las siguientes preguntas para cada problema:
Este ejercicio te ayudará a planear, prevenir y trabajar sobre distintos escenarios.
Tener una mejor presencia te va ayudar en todas tus negociaciones, y recuerda que tenemos un curso de Técnicas de Negociación si quieres profundizar en el tema.
Luis Eduardo Salcedo Lucio
Estudiante
Miguel Angel Reyes Moreno
Estudiante
Irma del Carmen Amaya de Ramos
Estudiante
Katherine Giselle Escobar Carranza
EstudianteBryan Rene Rodriguez Inestroza
Estudiante
Juan Pablo Neira Álvarez
Estudiante
Michel Francisco Caraballo Gomez
Estudiante
Andres Mora Vanegas
EstudianteMaria Margarita Argueta Santos
Estudiante
Ricardo Ernesto Ramírez Urrutia
EstudianteKelly Martinez clavijo
EstudianteKelly Martinez clavijo
Estudiante
Vilma Aceituno
EstudianteAda Patricia Arias Melendez.
Estudiante
Edith Estrada
Estudiante
Gloria Guadalupe Cortez Portillo
Estudiante
Cristian Ruiz Muñoz
EstudianteJAIR DE JESUS CORONEL ALVARADO
Estudiante
Claudia Vallejo
EstudianteJENNIFER TABORDA MONSALVE
Estudiante
Proyecto: Crear una página de Internet que despierte en las personas el interés por leer libros y se vuelva parte de la cultura mexicana. Problemas: 1- La gente tiene pereza de leer. (Es una realidad). 2- Desconfianza de la página (Ofrecerá links para comprar los libros) Medianamente probable. 3- Problemas de backend (Probabilidad baja, está en manos de profesionales). 4- Que no se generen ventas (No sé qué tan probable sea esto). 5- No generar visitas (Altamente probable).
Soluciones: 1- Crear contenido de valor, pruebas de que leer libros ayudará a mejorar su vida. 2- Testimonios de personas que han comprado antes en la página. 3- Contratar servicios profesionales o crearlos yo mismo :p 4- Hay que saber de marketing para llamar la atención, conseguir clientes y retenerlos. 5- El mismo punto de arriba.
Parte 1. "Sesión de lluvia de ideas"(Lista de posibles desafíos o fallas catastróficas imaginarias antes de que el proyecto inicie)
El equipo clave o un desarrollador indispensable se enferma o renuncia a mitad del proyecto.
La API o el servicio de terceros que planeamos usar cambia sus políticas o se cae el día del lanzamiento.
El presupuesto se agota antes de terminar la fase de pruebas debido a retrasos en el diseño.
El producto final es demasiado lento o tiene una mala experiencia de usuario (UX) y la gente lo abandona.
El equipo de marketing y el de desarrollo no se comunican bien, lanzando funciones que el usuario no entiende.
Mal cálculo del tiempo de entrega, forzando un lanzamiento apresurado y lleno de errores (bugs).
La competencia lanza una solución idéntica y más barata dos semanas antes que nosotros
.Parte 2. Seleccionando problemas realistas(Los 5 desafíos con mayor impacto y probabilidad de ocurrencia, respondiendo a las preguntas de control)
Desafío Seleccionado¿Por qué es realista y crítico? (Impacto / Probabilidad)
1. Retrasos por mala estimación de tiemposTiene la mayor probabilidad de ocurrir. Afecta directamente la fecha de lanzamiento y estresa al equipo.
2. Fallas en la experiencia de usuario (UX)Debe preocupar mucho porque si el cliente no entiende la plataforma, el proyecto fracasa aunque el código sea perfecto.
3. Mala comunicación entre Marketing y DevsEs un problema común sobre el cual sí tienes control directo mejorando las reuniones semanales
4. Dependencia extrema de una API externaTiene un impacto negativo masivo. Si ese servicio falla o se cae el día del estreno, bloquea todo el producto.
5. Cuellos de botella por centralizar tareasOcurre cuando solo una persona sabe hacer algo indispensable. Si se ausenta, el proyecto se detiene por completo.¿De qué trata tu proyecto específico para adaptar estos riesgos a tu caso real, o prefieres avanzar al siguiente paso de mitigación?
El lugar de reunión tenga problemas
Las personas se encuentren indispuestas
Tenga problemas con el material a presentar
El cliente tenga mucha predisposición hacia el proyecto.
si el cliente tiene predisposición es la manera mas optima para abordar esta situación es escuchar atentamente sus opiniones y de manera amable y optimista dar respuesta a sus negativas
si tuviese problema con el material de apoyo, resolvería siendo mas activa en la presentación de la propuesta.
¿Qué pasa si no tengo el control?
Si te encuentras frente a un riesgo sobre el cual tienes cero influencia directa (como una nueva ley gubernamental, una crisis económica global o el clima), debes cambiar tu enfoque de prevención a reacción. En lugar de gastar energía intentando evitar que el evento suceda, tu plan debe centrarse en cómo vas a sobrevivir si ocurre. Esto se llama crear un plan de contingencia. Por ejemplo, no puedes controlar si un proveedor clave quiebra de la noche a la mañana, pero sí puedes tener una lista preaprobada de tres proveedores alternativos listos para entrar en acción. Clasifica estos problemas incontrolables en una categoría separada y diseña paracaídas en lugar de intentar detener la caída del avión.
Proyecto: Segundo ciclo de Campus Rep. . Desafíos:
. Problemas realistas
. Prevención de riesgos
Parte 1. - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto - El cliente no entrega la información completa - No se define bien el alcance - La comunicación con el cliente no es clara - No se definen los métodos de pago - El cliente empieza a exigir más cosas en el transcurso del proyecto - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto Parte 2. Los temas que me preocupan son: - No se define bien el alcance - El cliente no entrega la información completa - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto Los problemas con más probabilidades de ocurrir son: - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor - No se tiene el personal suficiente para abarcar el proyecto - La comunicación con el cliente no es clara Tengo control sobre estos desafíos - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto Mayor impacto negativo - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto Parte 3. Probabilidad Baja - No se define bien el alcance: El cliente exige más cosas y se pierde tiempo: Reunión con el cliente para definir el alcance y los hitos - El cliente no entrega la información completa: El proyecto se retrasa: Definir una cláusula donde se indique que el cronograma no dará inicio sin que la información sea entregada en su totalidad y sea pertinente - La comunicación con el cliente no es clara: Se pueden generar conflictos: Comunicarse con el cliente en los hitos del proyecto presentando avances - No se tienen los conocimientos para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Verificar si el proyecto es factible por temas de conocimiento, de lo contrario apartar un tiempo extra para entrenarse - No se tienen los programas para ejecutar el proyecto: El proyecto se retrasa: Validar en la reunión de definición de alcance los módulos a usar Probabilidad Alta - El tiempo estimado es muy corto / El cliente exige un tiempo menor: Las personas trabajan horas extras y se desmotivan: Definir en conjunto con el cliente y el equipo de trabajo el tiempo estimado - El cliente desea agregar más cosas una vez entregado el proyecto: Sobrecostos: Se deben definir el alcance y los objetivos espeficios al inicio del proyecto
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas” Crea una lista de los posibles desafíos que podrían surgir en el proyecto.
Parte 2. Seleccionando problemas realistas Selecciona los 5 desafíos que podrían tener más impacto y probabilidad. Si tienes problemas con esta parte, puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿Qué problemas tienen más probabilidades de ocurrir? Que la idea que aportes no se lleve a cabo de la forma en la que pensaste, la propuesta que vas a presentar sobre un tema no guste a tus demas compañeros.
Secion de lluvia de ideas
Escacez de recurso
La gente no esta dispuesta
irresponsabilida
problemas realista
Que no se responda en el tiempo estipulado
No toman con seriedad las funciones
problemas para trabajar en equipo
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
No contar con los recursos básicos
Problemas en el trabajo
Mucho trabajo para la misma fecha
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
1-El poco apoyo de los padres en la educación de sus hijos
-Falta de recursos
2-Ambos
3-ninguno al 100 pero Si un poco
4-La falta de apoyo de los padres
Parte 3.
Siempre suceden
-La reprobación de los hijos por descuido
El plan sería abordar estos temas en cada reunión escolar y dar recomendaciones con base en la realidad y posibles situaciones. Trabajar unidos
2-
parte 3: estrategias y soluciones
incumplimiento de normativas o permisos :
prbabilidad: alta(si no se investiga bien )
riesgo: multas,decomiso o cierre definitivo de negocio
plan de prevencion: consultar previamente las normas locales de venta de productos naturales/suyplementos .
tramitar todos los registros y certificaciones antes de empezar
revisar etiquetas: NUNCA escribir que curan enfermedades,solo describir beneficios nutricionales o de bienestar .
Mala calidad o caducidad temprana
propabilidad:Alta (productos naturales son delicados)
Riesgo: perdida de dinero por mercancia dañada,clientes insatisfechos y mala reputacion
Plan de prevencion:
Comprar solo a proveedores certificados y confiables,revisando fecha de vencimiento al recibir
Usar empanques adecuados que protejan de luz,calor y humedad .
Almacenar en lugares frescos y secos ;aplicar regla de "lo primero que entra,es lo primero que sale ".
Desconfianza o reclamos de clientes
Probabilidad :Alta (es el reto principal del riubro)
Riesgo: Quejas publicas ,devoluciones,mala fama y perdida de ventas .
plan de prevencion:
Dar informacion clara y honesta: explicar que son productos complementarios ,no medicinas .
incluir siempre modo de uso,dosis recomendada y contraindicaciones
compartir certificados de calidad para generar confianza desde el principio
Falta de stock o aumento de costos
probabilidad: Alta(depende de cosechas y proveedores )
Riesgo: perder ventas por no tener producto o perder ganancia si sube el precio de compra .
plan de prevencion:
Tener 2 0 3proveedores alternativos
para cada producto,no depender de uno solo .
comprar cantidades estrategicas segun la temporada para asegurar stock y mejores precios .
Ajustar precios de venta con un margen que cubra posible alzas de proveedores
Poca ganancia o no cubrir gastos
probabilidad: Alta (error comunal empezar)
Riesgo: el negocio no es rentable y se debe cerrar por perdidas
Plan de prevencion:
calcular todos los costos :producto,transporte ,empaque ,luz ,alquiler etc.
Definir el precio de venta sumando el margen de ganacia deseado sobre el costo real total
revisar precios y gastos cada mes para hacer ajustes a tiempo .
LLUVIA DE IDEAS
Productos y calidad
normativas,permisos y legalidad
clientes y confianza
proveedores,inventario y distribucion
ventas,marketing y competencia
dinero y rentabilidad
problemas realistas:
incumplimiento de normativas o permisos :riesgo de multas o cierre por falta de requisitos legales alto impacto y probabilidad ,totalmente controlable .
mala calidad o caducidad temprana :
productos dañados o sin propiedades ,daña reputacion y ventas .Muy frecuente y controlable con buena gestion.
DESCONFIANZA O RECLAMOS DE CLIENTES : duda en la eficacia o quejas por malos resultados .El problema mas comun,se soluciona con informacion clara
FALTA DE STOCK O AUMENTO DE COSTOS :
quedarse sin productos o que bajen las ganancias por precios altos.muy probable,control parcial
POCA GANANCIA:
margenes bajos que no cubren gastos.critico para sobrevivir ,depende de un buen calculo incial
muy abajo contesto el parte 3 por que se me va a pagar el computador y envio esto para que no se me pierda lo hecho
Defineme Premorten?
Vilma, piensa en el premortem como un viaje al futuro donde tu proyecto ya fracasó, y ahora estás haciendo la autopsia para entender qué lo mató. Es una forma de hackear tu optimismo natural para encontrar grietas antes de que se conviertan en abismos.
Si tuvieras que aplicar esto hoy mismo, ¿qué es lo primero que te da miedo que salga mal en tu proyecto actual?
LLUVIA DE IDEAS
Preguntas sobre el contenido a desarrollar
.Ideas cortas sobre el contenido
.preguntas sobre el contenido.
SELECCION DE PROBLEMAS.
.organizacion y planificacion
.comprencion de instrucciones de lo los alumnos
. Participacion y trabajo en equipo
.Mala organizacion de tiempo
.Poca participacion
.¿Cual es la posibilidad de que esto suceda: baja o alta?
por la falta de tiempo en la organiacion de una actividad.
¿Cual podria ser el riesgo?Perder el control con los aprendizajes.
¿Cual podria ser un plan para prrevenir ese riesgo?
planicar el contenido a desarrollar el tiempo adecuado para dicha actividad.
1-sSecion de lluvia de ideas.
Identificar posibles causas de fracaso del proyecto y proponer soluciones preventivas.
No organizamos bien el tiempo
No se entendieron bien las instrucciones
Falto hacer un cronograma
Parte 2 Seleccionando problemas realistas
1-¿Que temas deberian de preocuparte mas?
Organizacion y planificacion
Tiempo insuficiente
Comprension de instrucciones
Participacion y trabajo en equipo
2-¿Que problemas tienen mas probalidades de ocurrir?
Mala gestion del tiempo
Desmotivacion
Poca participacion
3-¿Sobre cual de estos desafios tienes control?
Organizacion y planificacion
Claridad de instrucciones
Gestion de tiempo
4-¿ Cual tendra el mayor impacto negativo?
Falta de comprension en las instrucciones
Mala organizacion y planificacion
Paso 3.Siguientes pasos
¿ Cual es la probabilidad de que esto suceda: baja o alta?
No entender instrucciones,falta de tiempo,distracciones ALTA Y BAJA casi nunca pasa
2- ¿Cual podria ser el riezgo?
No terminar el proyecto,como se desea
Elaborar un cronograma sencillo
Dividir el trabajo en partes pequeñas
Explicar con ejemplos claros.
¿Que seria un plan para prevenir ese riezgo?
Anticipar que podria salir mal
Definir que hacer antes de uniciar
Estrablecer acciones concretas
Parte 1 " lluvia de ideas"
1 Empezar a ganar clientes
2 Socializarme con los clientes
3 Ofrecer un producto que le guste al cliente
4 Contar con una sala de ventas
5 Fabricar aretes, collares, pulseras( para mujeres y hombres)
6 Usar la bisutería en trajes comunes y de fantasía
7 Poner precios a las prendas que estén al alcance de los clientes
8 Promover por medio de la publicidad ya sea personal en línea o por medio televisivos y radiofónicos
9 Diseñar modelos nuevos de prendas
10 Promover la bisutería con la diáfora
11 Poner nombre al negocio
12 Determinar proveedores para la compra de materiales.
Parte 2 Seleccionando problemas realistas
1 Fabricar aretes, collares, pulseras, ( para mujeres y hombres)
2 Empezar a ganar clientes
3 Ofrecer un producto que le guste al cliente
4 Promover la bisutería a la diáfora
5 Socializarme con los clientes.
Parte 3
(a) Cual es la probabilidad que esto suceda. R/ .Siguiendo el método progresivo considero que los problemas seleccionados pueden ser a un nivel alto de solución positiva.
(b) Cual podría ser el riesgo. R/ El riesgo seria no pensar positivamente en el proyecto ejecutarlo seria la manera mas idónea que el riesgo no sea protagonista.
(c) Cual podría ser un plan para prevenir ese riesgo. R/ En primer lugar seria de tomar conciencia y responsabilidad y luego replantear una propuesta de mitigación para que el proyecto no caiga.
Desarrollo de actividades
N°1 lluvia de ideas.
Esto lo contextualice entorno a mi labor como docente:
1. No a todos les puede gustar el proyecto.
2. Falta cooperación/motivación.
3. Tareas asignadas que no se cumplan.
4. Personas/estudiantes sin materiales.
5. Que los equipos de trabajo no funcionen.
6. Problemas dentro de los equipos de trabajo.
Parte N°2- seleccionado problemas.
a. Las tareas asignadas que no se cumplan en los plazos, esto es debido a la poca disposición que algunos estudiantes poseen.
b. Los equipos de trabajo que no funcionen.
c. Falta cooperación, no todos pueden enganchar con el proyecto, personas sin materiales.
d. Problemas dentro de los equipos de trabajo.
Parte 1. “Sesión de lluvia de ideas”
1. El cliente podría demorar con la entrega y depuración de los datos requeridos
2. Se presenta resistencia al cambio
3. Se podrían acabar los recursos económicos
4. El personal del cliente puede que sea de una alta rotación
5. Falta de inclusión de todas las personas requeridas
6. Cambios por parte del cliente en medio de llevar avances
7. Posibles fallas no previstas
8. Mala comunicación entre el cliente y yo
Parte 2. Seleccionando problemas realistas
Luego de aplicar las 4 preguntas, considero que los cinco desafíos son el retraso en la entrega de la información, porque esto me ocurre con frecuencia y afecta el cronograma, los cambios por parte del cliente, que también es común y pone en riesgo el proyecto, la rotación del personal porque hay que retroceder para capacitar de nuevo, una mala comunicación que hace difícil el avance y la resistencia al cambio que también afecta, todos estos pueden tener una alta probabilidad y un alto impacto.
